Beban Kerja dan Analisis Beban Kerja: Pengertian, Indikator, Jenis & Faktor

Pengertian Beban Kerja

Beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu (Hutabarat, 2017, hlm. 104). Dengan demikian beban kerja merupakan suatu tugas atau pekerjaan yang harus dilakukan individu maupun kelompok dalam satuan waktu tertentu.

Sementara itu menurut Koesomowidjojo (2017, hlm. 21) menjelaskan bahwa beban kerja merupakan suatu proses dalam menetapkan jumlah jam kerja sumber daya manusia yang bekerja, digunakan, dan dibutuhkan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan untuk kurun waktu tertentu. Artinya beban kerja bukan hanya persoalan tugas atau pekerjaan saja, akan tetapi melingkupi pengerahan sumber daya dan penetapan jangka waktu pula.

Sedangkan menurut pendapat menurut Vanchapo (2020, hlm. 1) beban kerja merupakan sebuah proses atau kegiatan yang harus segera diselesaikan oleh seorang pekerja dalam jangka waktu tertentu. Apabila seorang pekerja mampu menyelesaikan dan menyesuaikan diri terhadap sejumlah tugas yang diberikan, maka hal tersebut tidak menjadi suatu beban kerja, namun jika pekerja tidak berhasil maka tugas dan kegiatan tersebut menjadi suatu beban kerja.

Pernyataan tersebut senada dengan pendapat Gibson (2018, hlm. 31) yang menyatakan bahwa workload is having to do too many tasks or providing insufficient time to complete tasks. Artinya, beban kerja juga dapat diartikan sebagai terlalu banyak tugas atau terlalu sedikitnya waktu yang disediakan untuk menyelesaikan pekerjaan.

Oleh karena itu, menurut Affandi (2018, hlm. 183) beban kerja merupakan salah satu aspek yang harus diperhatikan oleh setiap perusahaan, karena beban kerja berpengaruh terhadap karyawan dalam meningkatkan produktivitas dan merasakan kenyamanan dalam bekerja. Hal tersebut karena beban kerja yang seimbang dapat memaksimalkan atau justru memperburuk produktivitas terutang dalam persoalan mutu atau kualitas produk/hasil konkret dari sumber daya yang dikerahkan. Untuk menghindari permasalahan beban kerja ini, biasanya dilakukan analisis kerja untuk menentukan apakah suatu beban kerja berdampak buruk atau baik pada tingkat produktivitas atau kinerja sumber daya.

Dapat disimpulkan bahwa beban kerja adalah sekumpulan tugas yang harus dilakukan dalam jangka waktu tertentu di mana apabila sekumpulan tugas tersebut dapat diselesaikan dalam jangka waktu tersebut dapat dilakukan maka ekuilibrium pekerjaan akan terjaga dan berdampak pada produktivitas yang efisien sehingga harus dilakukan analisis dan proses penetapan sumber daya dan waktu yang seimbang untuk menentukannya.

Jenis Beban Kerja

Menurut Koesomowidjojo (2017, hlm. 22) beban kerja dapat dibagi menjadi dua jenis, yakni sebagai berikut.

1. Beban Kerja Kuantitatif
   Beban kerja kuantitatif yaitu menunjukkan adanya jumlah pekerjaan besar yang harus dilaksanakan seperti jam kerja yang cukup tinggi, tekanan kerja yang cukup besar, atau berupa besarnya tanggung jawab atas pekerjaan diampunya.
2. Beban Kerja Kualitas
   Beban kerja kualitas atau kualitatif berhubungan dengan mempu tidaknya pekerja melaksanakan pekerjaan yang diampunya.

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Beban Kerja

Sebagai suatu proses atau kegiatan tentunya terdapat bermacam faktor yang mempengaruhi beban kerja. Faktor-faktor yang mempengaruhi beban kerja tersebut menurut Hutabarat (2017, hlm. 97-99) adalah sebagai berikut.

1. Faktor eksternal

Faktor eksternal beban kerja adalah beban kerja yang berasal dari luar tubuh pekerja. Beberapa hal yang termasuk beban kerja eksternal di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Tugas
   Tugas-tugas yang dilakukan baik yang bersifat fisik seperti sikap kerja, beban yang diangkut-angkut, peralatan, sarana informasi, dan lain-lain. Sedangkan tugas-tugas yang bersifat mental seperti tingkat kesulitan pekerjaan, tanggung jawab terhadap pekerjaan, dan lain-lain.
2. Organisasi
   Organisasi kerja yang dapat mempengaruhi beban kerja, seperti lamanya waktu kerja, waktu istirahat, kerja bergilir, kerja malam, model struktur organisasi, sistem pelimpahan tugas dan wewenang.
3. Lingkungan Kerja
   Lingkungan kerja yang dapat memberikan beban tambahan kepada pekerja adalah lingkungan fisik, seperti intensitas penerangan, kebisingan, temperatur ruangan, getaran, dan lain-lain. Lingkungan kerja kimiawi seperti debu, gas, pencemaran udara, uap logam, dan lain-lain. Lingkungan kerja psikologis seperti bakteri, virus, jamur, parasit. Lingkungan kerja psikologis seperti pemilihan dan penempatan tenaga kerja, hubungan antara pekerja dengan pekerja, atasan, dan bawahan.

2. Faktor internal

Faktor internal yang mempengaruhi beban kerja adalah faktor yang berasal dari dalam tubuh itu sendiri sebagai akibat adanya reaksi dari beban kerja eksternal. Faktor internal yang mempengaruhi beban kerja di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Faktor somatis
   Faktor-faktor somatis ini meliputi jenis kelamin, umur, ukuran tubuh, kondisi kesehatan, status gizi.
2. Faktor psikis
   Faktor psikis meliputi motivasi, persepsi, kepercayaan, keinginan, kepuasan, dan lain-lain.

Indikator Beban Kerja

Menurut Koesomowidjojo (2017, hlm. 33) indikator beban kerja diantaranya adalah sebagai berikut.

1. Kondisi Pekerjaan
   Kondisi pekerjaan yang dimaksud adalah bagaimana seorang karyawan memahami pekerjaan tersebut dengan baik. Oleh karena itu, perusahaan hendaknya telah memiliki dan memberikan sosialisasi SOP (standard operating procedur) kepada semua unsur di dalam perusahaan.
2. Penggunaan Waktu Kerja
   Waktu kerja yang sesuai dengan SOP dapat meminimalisir beban kerja karyawan.
3. Target yang Harus Dicapai
   Dibutuhkan penetapan waktu dalam menyelesaikan volume pekerjaan tertentu pada masing-masing karyawan yang jumlahnya tentu berbeda satu sama lain.

Sementara itu menurut Munandar (2016, hlm. 381) indikator beban kerja dapat diaplikasikan melalui dua dimensi terkait yang penjabarannya adalah sebagai berikut.

1. Tuntutan Fisik,
   Dimensi tuntutan fisik adalah kondisi kerja tertentu dapat menghasilkan prestasi kerja yang optimal di samping dampaknya terhadap kinerja karyawan, kondisi fisik berdampak pula terhadap kesehatan mental seorang tenaga kerja. Indikator tuntutan fisik adalah: a) Kondisi kesehatan fisik; b) Kondisi mental karyawan; c) Kondisi psikologi karyawan.
2. Tuntutan Tugas,
   Tuntutan tugas seperti bagaimana jadwal kerja atau shift malam sering kali menyebabkan kelelahan bagi para karyawan akibat dari beban kerja yang berlebihan. Beban kerja berlebihan dan beban kerja terlalu sedikit dapat berpengaruh terhadap kinerja karyawan. Indikator dari dimensi tuntutan kerja adalah: a) Beban kerja yang terlalu banyak untuk diselesaikan dalam waktu tertentu; b) Beban kerja berlebihan untuk diselesaikan oleh karyawan yang tidak mampu untuk melaksanakan suatu tugas.

Analisis Beban Kerja

Telah diungkapkan sebelumnya bahwa untuk menentukan keseimbangan beban kerja, dibutuhkan analisis beban kerja untuk memaksimalkan produktivitas organisasi atau perusahaan. Menurut Azan (2021, hlm. 94-95) langkah-langkah pelaksanaan analisis beban kerja dapat dilakukan melalui tahapan berikut ini.

1. Mengumpulkan data,
   yang dilaksanakan dengan pengisian instrumen formulir isian, formulir inventarisasi jumlah pemangku jabatan, panduan wawancara, dan pengamatan langsung serta referensi.
2. Pengolahan data,
   yang dilaksanakan dengan merekapitulasi jumlah beban kerja jabatan, penghitungan kebutuhan pejabat/pegawai, tingkat efisiensi unit, dan prestasi kerja unit.
3. Menelaah hasil olahan data,
   yakni menganalisis serta mengaplikasikan hitungan kuantitatif tertentu untuk menentukan pengaruh atau efisiensi dari beban kerja dan tingkat produktivitas maupun variabel lain yang ingin diketahui.
4. Menetapkan hasil analisis beban kerja,
   yaitu proses menetapkan evaluasi serta penilaian berdasarkan data yang telah diolah dan ditelaah sebelumnya.

Tujuan Analisis Beban Kerja

Tujuan adanya analisis beban kerja di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Penataan atau penyempurnaan struktur organisasi.
2. Penilaian prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit.
3. Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja.
4. Sarana peningkatan kinerja kelembagaan.
5. Penyusunan daftar karyawan.
6. Penyusunan rencana kebutuhan karyawan dari unit yang berlebihan ke unit yang kekurangan.

Dengan demikian analisis beban kerja dilaksanakan untuk memperoleh dan mengetahui besarnya beban kerja relatif dari seseorang karyawan, jabatan, unit kerja, bahkan suatu organisasi secara keseluruhan. Hasil dari analisis beban kerja nantinya diharapkan dapat meningkatkan kualitas para karyawan, mengelola sumber daya manusia dalam organisasi serta melakukan penyempurnaan maupun penyusunan dalam prosedur kerja.

Manfaat Analisis Beban Kerja

Menurut Koesomowidjojo (2017, hlm. 91) manfaat dari analisis beban kerja adalah sebagai berikut.

1. Penentuan jumlah kebutuhan karyawan.
2. Melakukan proses yang terorganisir dalam melakukan penambahan atau pengurangan karyawan.
3. Melakukan penyempurnaan tugas dalam jabatan-jabatan yang ada pada setiap organisasi.
4. Melakukan perhitungan beban kerja karyawan dalam satu periode tertentu.
5. Penyempurnaan SOP (standard operating procedure).
6. Penyempurnaan struktur organisasi.
7. Pengukuran waktu kerja dan melakukan penentuan standar waktu dalam menyelesaikan tugas.

Referensi

1. Affandi, Azhar dkk. (2018). Manajemen SDM Strategik: Strategi Mengelola Karyawan di Era 4.0. Banten: Bintang Visitama Publisher.
2. Azan, Khairul. (2021). Manajemen sumber daya manusia kajian teoritis dan praktis dalam pendidikan. Riau: DOTPLUS Publisher.
3. Gibson, I. (2018). Organisasi, perilaku, struktur, proses. Jakarta: Bina Rupa Aksara.
4. Hutabarat, Julianus. (2017). Dasar-dasar pengetahuan ergonomi. Malang: Media Nusa Creative.
5. Koesomowidjojo, Suci (2017). Panduan praktis menyusun analisis beban kerja. Jakarta: Raih Asa Sukses.
6. Munandar, Ashar Sunyoto. (2012). Psikologi industri dan organisasi. Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia.
7. Vanchapo, A. R. (2020). Beban kerja dan stres kerja. Pasuruan: CV. Penerbit Qiara media.