Kanban dalam Agile Development Model

Kanban adalah kerangka kerja pengerjaan proyek yang berfokus pada memvisualisasikan seluruh aktivitas dan proses proyek di Kanban Board yang memuat kartu-kartu (sticky notes) dari apa yang akan, sedang, dan telah dilakukan. Hal tersebut dilakukan untuk meningkatkan transparansi proyek dan kolaborasi antara anggota tim. Kanban Board juga meningkatkan visibilitas status proyek sehingga kita dapat benar-benar memahami kondisi yang tengah dihadapi untuk kemudian melakukan solusi-solusi yang sedang benar-benar dibutuhkan pula.

Kanban merupakan salah satu metodologi yang dapat digunakan untuk mengaplikasikan Agile Development Model. Kanban dalam Agile Framework berfokus pada memvisualisasikan seluruh proyek di papan. Kerangka kerja Kanban dikembangkan oleh Taiichi Ohno, seorang industrial engineer di Toyota, dan menggunakan isyarat visual (visualisasi proyek) untuk mendorong tindakan yang diperlukan agar proses proyek tetap mengalir. Pada saat dikembangkan, salah satu tujuan utama Kanban adalah untuk membatasi penumpukan kelebihan persediaan pada setiap titik di lini produksi.

Lalu sebetulnya seperti apa visualisasi dari Kanban Board yang dimaksud? Berikut adalah ilustrasi dan penjelasan dari Kanban Board.

Dapat dilihat bahwa pada Kanban Board kita dapat membuat berbagai proses yang akan dilakukan dalam suatu proyek. Misalnya, Todos (yang akan dilakukan), Plan (rencana), Develop (kembangkan/eksekusi), test (uji), deploy (luncurkan), dan done (selesai). Setiap kolom dapat diisi oleh berbagai kartu sesuatu yang sedang dilakukan. Setiap kartu tersebut juga dapat kita kategorikan, misalnya menjadi story, bug, tugas, dsb. Saat suatu hal masih dalam perencanaan, maka simpan kartu tersebut pada kolom perencanaan. Selanjutnya jika rencana tersebut akan dieksekusi, maka pindahkan kartu tersebut ke kolom pengembangan.

Seperti yang tampak pada ilustrasi juga, kita dapat menggunakan papan tulis dan sticky notes untuk membuat Kanban Board. Kita juga dapat menggunakan aplikasi seperti Trello untuk membuat Kanban Board versi virtual. Kanban Board ini memang hal sederhana yang sangat membantu kita terhadap pemahaman akan progres aliran proyek atau produksi yang sedang berjalan. Hal ini yang membuat bahkan berbagai metodologi atau kerangka kerja pengerjaan proyek lain seperti Scrum juga mengadopsi Kanban Board pada kerangka kerjanya sendiri.

Definisi Kanban

Sebetulnya esensi dari Kanban telah dijelaskan di atas. Namun agar kita mampu memuat seluruh nilai dan prinsip yang ingin dibawakan pada kerangka kerja ini dengan baik, tidak ada salahnya untuk menelusurinya lebih jauh, dimulai dari definisinya itu sendiri.

Kanban adalah metode untuk mendefinisikan, mengelola, dan meningkatkan layanan yang memberikan pekerjaan pengetahuan, seperti layanan profesional, upaya kreatif, dan desain produk fisik serta perangkat lunak (Kniberg & Skarin, 2010 dalam Prabowo, 2020). Dari sisi prinsip, krangka kerja Kanban merupakan metode untuk secara bertahap meningkatkan apa pun yang sedang dikerjakan, baik itu pengembangna perangkat lunak, operasional teknisi IT, pemasaran, penjualan, pengadaan, dsb.

Sementara itu, sisi teknis Kanban sendiri berfokus pada visualisasi berbagai tugas atau hal yang harus dilakukan pada Kanban Board. Kanban Board berisikan kartu visualisasi dari apa yang sedang dikerjakan. Misalnya, tugas dan cerita (kebutuhan klien) direpresentasikan pada papan Kanban. Kartu-kartu tersebut diletakkan pada kolom proses atau status yang tengah dijalani oleh tugas tersebut. Selanjutnya, jika suatu kartu telah melewati tahapan tertentu, maka kartu tersebut akan dipindahkan ke kolom status terbarunya. Kolom status tersebut setidaknya berisi tiga kolom, yaitu kolom “yang akan dikerjakan”, “yang sedang dikerjakan”, dan “yang telah dikerjakan” (Graham, 2018).

Prinsip Dasar Kanban

Menurut Hammarberg & Sunden (2014) Kanban memiliki tiga prinsip dasar sebagai berikut.

1. Visualize Work (visualisasikan pekerjaan).
   Kanban board merupakan model visual untuk menggambarkan alur kerja suatu proyek yang membantu untuk mengamati dan memeruksa alur pekerjaan dari awal hingga akhir. Kanban board dibuat sesuai dengan tahap-tahap untuk melakukan pengembangan perangkat lunak.
2. Limit Work in Progress (batasi pekerjaan yang sedang berlangsung).
   Pada tahap awal pekerjaan, tim harus menentukan batas pekerjaan di setiap alur yang ada pada kanban board yang disebut “Work in Progress (WIP)”. Tujuan dari WIP ini untuk mengurangi pemborosan dan membantu tim untuk fokus menyelesaikan pekerjaan yang sedang ada pada progress, baru kemudian memulai pekerjaan baru setelahnya.
3. Focus on Flow of Work (fokus pada alur kerja).
   Agar mendapatkan hasil yang efektif pada Kanban, tim harus fokus pada aliran pengerjaan proyek dari awal hingga proyek selesai. Fokus pada aliran pengerjaan proyek ini akan mengarahkan tim untuk menggambarkan kemacetan yang akan terjadi dan menindaklanjutinya, sehingga aliran pengerjaan proyek ini dapat berjalan dengan tepat.

Fungsi Kanban

Seperti yang telah diungkapkan sebelumnya, Kanban sebetulnya merupakan kerangka kerja yang sangat general dan dapat diaplikasikan pada jenis pekerjaan apa pun, termasuk pengembangan perangkat lunak. Namun pada mulanya Kanban ini dirancang untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas manufaktur seperti yang dibutuhkan oleh penciptanya sendiri di Toyota.

Oleh karena itu, Kanban memiliki dua fungsi utama, yaitu sebagai pengendalian produksi dan sebagai sarana peningkatan produksi. Fungsi Kanban sebagai pengendali produksi diperoleh dengan menyatukan proses bersama dan mengembangkan suatu sistem yang tepat waktu, sehingga bahan baku, komponen atau produk yang dibutuhkan akan datang pada saat yang dibutuhkan pula dalam jumlah yang sesuai dengan kebutuhan di seluruh workcenter yang ada di lantai produksi, bahkan meluas sampai ke pemasok yang terkait dengan perusahaan.

Sementara itu, fungsi Kanban sebagai sarana peningkatan produksi dapat diperoleh jika penerapannya menggunakan pendekatan pengurangan tingkat persediaan. Tingkat persediaan dapat dikurangi secara terkendali melalui pengurangan jumlah Kanban yang beredar selama proses produksi.

Seluruh kebutuhan akan proses produksi di atas tentunya dapat dipindahkan pula pada kebutuhan proses jasa seperti pada industri pengembangan perangkat lunak. Tinggal ubah saja berbagai kebutuhan bahan atau komponen untuk produksi tersebut menjadi Works Force atau Man Hours untuk mengembangkan perangkat lunak.

Menurut Monden (1995 dalam Prabowo, 2020, hlm. 88) secara terperinci, sistem kanban digunakan untuk melakukan fungsi sebagai berikut.

1. Perintah Kanban berlaku sebagai alat perintah antara produksi dan pengiriman. Kanban yang dituliskan merupakan suatu alamat yang menginformasikan proses sebelum tempat penyimpanan komponen yang telah diolah, dan menginformasikan proses yang sedang dibutuhkan.
2. Pengendalian untuk mencegah over production. Hal ini karena sistem kanban merupakan mekanisme pengendalian produksi yang mampu melakukan berbagai penyesuaian terhadap proses yang tengah berjalan.
3. Pengendalian visual sistem Kanban tidak memberikan informasi numerik, namun dapat dgiunakan sebagai alat untuk pengendalian visual berupa informasi konkret dalam bentuk kartu kanban yang mendetail.
4. Kanban dapat memperbaiki proses operasional yang akan berpengaruh terhadap peningkatan produktivitas, sehingga akan memperbaiki perusahaan secara keseluruhan.
5. Peningkatan produktivitas pada Kanban akan mengurangi biaya pengelolaan pula, sehingga Kanban juga berfungsi mengurangi biaya manajemen dengan membantu mengurangi budget perencanaan menjadi nol.

Referensi

1. Graham, K. (2018). Techmatters: getting on the “kanban” – wagon: using kanbanflow for time and project management. Loex Quarterly, 43, 4-7.
2. Hammarberg, M., & Sunden, J. (2014). Kanban in action. Manning Publications
3. Kniberg, H., Skarin, M. (2010). Kanban and scrum – Mmking the most of both enterprise software development series info queue. C4media Inc.
4. Monden, Y. (1995). Sistem produksi toyota: suatu ancangan terpadu untuk penerapan just-in-time (2nd ed.). Pustaka Binaman Pressindo.