Staffing dan Actuating dalam Manajemen

Staffing dan actuating merupakan dua lini fungsional manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan kerja, wewenang, dan delegasi dalam suatu organisasi. Baik staffing dan actuating merupakan fungsi manajemen lanjutan yang penting untuk disadari dan dikelola dengan baik untuk menciptakan manajemen organisasi yang efektif dan efisien.

Staffing yang meliputi wewenang dan delegasi berarti anggota organisasi terbagi atas berbagai macam staf dengan spesialisasi dan keahlian. Delegasi berkaitan dengan fungsi anggota organisasi/staf untuk membantu pimpinan dalam menjalankan kepemimpinannya. Dengan kata lain, wewenang dan delegasi membicarakan staf yang merupakan para pembantu pimpinan yang terdiri dari pejabat-pejabat dengan berbagai spesialisasi.

Sementara itu, actuating atau fungsi pergerakan adalah pelaksanaan kerja, merupakan bagian penting dari proses kelompok atau organisasi yang tidak dapat dipisahkan. Pelaksanaan merupakan suatu bagian yang tidak terpisahkan dengan fungsi-fungsi manajemen. Pergerakan di sini merupakan realisasi dari perencanaan dan juga pengorganisasian. Dalam pelaksanaan ini semua anggota organisasi bekerja sinkron dengan apa yang telah direncanakan guna mewujudkan hasil yang dituju.

Dengan kata lain, actuating merupakan hal konkret yang akan dilakukan oleh para staf yang memiliki wewenang dan tugas delegasinya masing-masing. Berikut adalah konsepsi singkat mengenai actuating dalam hubungan utamanya dengan staffing, dan pembahasan lanjut mengenai fungsi staffing dalam manajemen.

Actuating (Pergerakan)

Actuating adalah suatu tindakan untuk mengupayakan setiap anggota kelompok agar bersedia bekerja sama dan secara ikhlas serta sinergi dalam menggapai tujuan sesuai dengan perencanaan dan pengorganisasian (Dewi & Mashar, 2019, hlm. 110). Definisi actuating ini juga secara implisit menjelaskan bahwa semua anggota dalam organisasi atau kelompok dapat bekerja sama sesuai dengan keputusan dalam perencanaan. Keseluruhan proses maksudnya terdapat pemberian motivasi kerja, perintah, petunjuk dan nasihat kepada bawahan dengan keterampilan komunikasi sehingga staf dapat bekerja sungguh-sungguh untuk tercapainya tujuan dalam organisasi.

Pergerakan merupakan inti dari manajemen yang digunakan dalam manajemen dan terdapat fungsi leading juga di dalam actuating, di mana harus ada prinsip efisiensi dan komunikasi yang baik dalam menjalankan organisasi (Dewi & Mashar, 2019, hlm. 110). Dengan kata lain, fungsi actuating memberikan penekanan yang lebih pada aktivitas yang berkaitan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.

Prinsip-Prinsip Actuating

Di dalam suatu fungsi pergerakan, pelaksanaan, atau actuating terdapat prinsip-prinsip yang dapat diterapkan agar fungsi ini dapat berjalan dengan baik dan mengarah pada tujuan yang telah diterapkan. Sumber daya manusia memilik iberbagai perilaku, pandang, serta pola hidup yang berbeda-beda. Oleh karena itu pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip-prinsip actuating, yakni sebagai berikut.

1. Mengarah pada tujuan pokok dari pengarahan.
   Beragamnya perilaku, pola piker, dan pola hidup anggota organisasi akan memudahkan terjadinya distraksi atau melencengnya tujuan organisasi pada masing-masing anggotanya. Oleh karena itu, diperlukan pengarahan pada tujuan pokok dari tujuan organisasi.
2. Prinsip keharmonisan.
   Tujuan orang-orang yang bekerja sejatinya adalah agar ddapat memenuhi kebutuhannya yang mungkin tidak mungkin sama dengan tujuan organsasi. Tentunya pemenuhan kebutuhan seseorang adalah hak setiap individu, namun demikian diperlukan berbagai arahan dan skema untuk menyeimbangkannya dengan tujuan organisasi sehingga tercipta hubungan transaksi yang harmonis antara keduanya.
3. Prinsip kesatuan komando.
   Tanpa adanya kesatuan komando yang jelas, mudah sekali bagi staf atau individu dalam suatu organisasi untuk kehilangan arah dalam fungsi pelaksanaan atau actuating pada suatu organisasi. Dengan demikian, fungsi actuating ini harus memiliki kesatuan komando yang jelas, agar semua anggotanya tahu jelas pula harus pada patuh pada perintah siapa agar mereka dapat mencapai tujuan organisasi dengan baik (Suhardi, 2018, hlm. 153).

Fungsi Actuating

Fungsi penggerakan (actuating) merupakan bagian dari proses pengarahan dari pimpinan kepada karyawan agar dapat mempunyai prestasi kerja menggunakan potensi yang ada pada dirinya. Adapun fungsi pokok penggerakan (actuating) di dalam manajemen adalah:

1. Mempengaruhi seseorang (orang-orang) supaya bersedia menjadi pengikut;
2. Menaklukan gaya tolak seseorang;
3. Membuat seseorang atau orang-orang suka mengerjakan tugas dengan lebih baik;
4. Mendapatkan, memelihara dan memupuk kesetiaan pada pimpinan, tugas daan organisasi tempat mereka bekerja;
5. Menanamkan, memelihara dan memupuk rasa tanggung jawab seseorang teerhadap Tuhan nya, Negara dan masyarakat (Suhardi, 2018, hlm. 153)).

Tujuan Actuating

Tujuan penggerakan (actuating) dalam organisasi merupakan usaha dari pemimpin dalam rangka menimbulkan kemauan dan membuat bawahan tahu pekerjaannya, sehingga secara sadar menjalankan tugasnya sesuai dengan rencana yang telah di tetapkan sebelumnya. Adapun tujuan-tujuan dari fungsi actuating dalam manajemen adalah sebagai berikut.

1. Memberikan semangat, motivasi, inspirasi, atau dorongan sehingga timbul kesadaran dan kemauan para petugas untuk bekerja dengan baik.
2. Pemberian bimbingan lewat contoh-contoh tindakan atau teladan, yang meliputi beberapa tindakan seperti: pengambilan keputusan, mengadakan komunikasi agar ada bahasa yang sama antara pemimpin dan bawahan, memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompok, dan memperbaiki sikap, pengetahuan, dan keterampilan bawahan dalam pelaksanaan tugas harus diberikan dengan jelas dan tegas agar terlaksana dengan baik dan terarah pada tujuan yang telah ditetapkan.
3. Pengarahan yang dilakukan dengan memberikan petunjuk-petunjuk yang benar, jelas, dan tegas. Segala saran-saran dan perintah atau instruksi kepada bawahan dalam pelaksanaan (Feriyanto & Triana, 2015, hlm. 49).

Staffing

Staffing adalah suatu proses yang berhubungan dengan rekrutmen, seleksi, dan orientasi atau sosialisasi serta penempatan pegawai baru melalui mana organisasi tersebut memenuhi atau mengisi sumber daya manusia dari tingkat manajer hingga karyawan (Firmansyah & Mahardhika, 2018, hlm. 98). Dengan kata lain, staffing merupakan proses seleksi dan rekrutmen serta pelatihan dan pengelolaan untuk mengisi tugas atau jabatan tertentu dalam suatu organisasi.

Sementara itu, menurut Sadikin dkk (2020, hlm. 63) staffing adalah proses yang dilakukan para manajer untuk merekrut, memilih, menempatkan, promosi, menilai, memberi imbalan, mempromosikan, melatih dan mengembangkan tenaga kerja. Definisi ini juga tidak memiliki perbedaan jauh dari pendapat ahli sebelumnya.

Dapat disimpulkan bahwa staffing adalah kegiatan pokok organisasi maupun lembaga yang hendak mengadakan penerimaan dan penunjukan wewenang dan tugas anggota organisasi yang meliputi proses rekrutmen, seleksi, menempatkan, promosi, penilaian, imbalan, hingga pelatihan dan pengelolaan sumber daya manusia umum lainnya.

Banyak penulis tentang teori manajemen membahas staffing sebagai sebuah tahap dari organizing. Akan tetapi, karena beberapa alasan kita mengidentifikasi staffing sebagai fungsi manajemen tersendiri.

1. Alasan pertama adalah karena staffing dari peranan-peranan organisasi itu meliputi pengetahuan dan pendekatan yang biasanya tidak dikenal oleh manajer-manajer praktek, yang sering menganggap organizing hanya sebagai penetapan suatu struktur peranan dan tidak begitu memperhatikan pengisian peranan-peranan ini.
2. Kedua, dengan membuat staffing, sebagai fungsi tersendiri, kita bahkan dapat memberikan penekanan yang lebih besar pada unsur manusia dalam seleksi, penilaian, dan pengembangan manajer.
3. Ketiga, dalam bidang staffing ini telah berkembang suatu kelompok penting pengetahuan dan pengalaman.
4. Keempat, manajer-manajer sering kali mengabaikan fakta bahwa staffing adalah tanggung jawab mereka bukan tanggung jawab departemen personalia. Departemen personalia ini memang memberikan bantuan yang berharga, tetapi adalah tugas manajer untuk mengisi posisi-posisi dalam organisasinya dan menjaganya tetap terisi dengan tenaga yang memenuhi syarat (qualified).

Prinsip Staffing

Dalam staffing berlaku prinsip utama yaitu “The Right Man in The Right Place and Time” yang berarti bahwa setiap personel ditempatkan pada unit kerja yang sesuai dengan keahlian dan kecakapannya, dengan demikian suatu perkerjaan/tugas dalam unit kerja dilakukan oleh orang yang tepat dan mendapat hasil pekerjaan yang optimal (Sadikin dkk, 2020, hlm. 66). Jika prinsip tersebut tidak diterapkan, dan menempatkan personel pada tugas dan jenis pekerjaan yang bukan keahliannya, maka akan menghambat upaya pencapaian tujuan manajemen itu sendiri, sebab hasil dari pekerjaan tersebut cenderung kurang berdaya guna bagi organisasi.

Hal tersebut sering terjadi pada unit kerja yang kekurangan karyawan, sehingga memaksa seorang karyawan membawahi dan mengerjakan beberapa jenis pekerjaan yang bukan pada bidang keahliannya, atau bisa terjadi karena menempatkan seseorang atas pendekatan nepotisme tanpa memperhatikan keahlian orang tersebut, tindakan nepotisme ini tentu akan membuka peluang kolusi dan korupsi yang berakibat buruk terhadap kemajuan organisasi itu sendiri (Firmansyah & Mahardhika, 2018, hlm. 100).

Tujuan Staffing

Menurut Sadikin dkk (2020, hlm. 65) tujuan dari fungsi staffing dalam manajemen adalah sebagai berikut.

1. Terwujudnya sinergitas pekerja sesuai dengan seluruh tugas dan kewajibannya.
2. Terwujudnya mekanisme kerja yang kooperatif, efektif dan terpadu.
3. Memudahkan pekerja dengan keahlian pada bidang masing-masing menyelesaikan tugasnya dengan baik.
4. Mendorong pekerja untuk memberikan daya guna dan hasil guna yang maksimal bagi organisasi.

Manfaat Staffing

Jika penyusunan staf atau staffing dapat dilaksanakan dengan baik, akan diperoleh banyak manfaat. Beberapa manfaat staffing tersebut di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Dapat dicapainya tujuan dengan memuaskan Adanya manfaat yang seperti ini mudah dipahami, karena dengan penyusunan staf dapat dilakukan penempatan karyawan yang tepat pada tempat yang tepat pula (the right man on the right place). Kesemuanya ini apabila berhasil dilakukan akan menyebabkan pencapaian tujuan lebih memuaskan.
2. Dapat Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja. Karena karyawan telah ditempatkan pada tempat yang sesuai dengan keahlian dan bakatnya, maka akan berpengaruh besar pada peningkatan efektivitas dan efisiensi kerja.
3. Dapat menambah gairah kerja. Karena pada penyusunan staf dilakukan penambahan karyawan baru, mutasi, promosi dan atau peningkatan kemampuan, maka gairah kerja akan meningkat.
4. Dapat diciptakan suasana kerja yang menguntungkan. Penambahan karyawan baru, mutasi, promosi dan atau peningkatan kemampuan juga berperan dalam menciptakan suasana kerja yang menguntungkan (Sadikin dkk, 2020, hlm. 66).

Referensi

1. Dewi, I.K., Mashar, A. (2019). Nilai-nilai profetik dalam kepemimpinan modern pada manajemen kinerja. Lampung: GRE PUBLISHING.
2. Feriyanto, A., Triana, E.S. (2015). Pengantar Manajemen. jakarta: PT. Raja Grafindo Persada.
3. Firmansyah, A., Mahardhika, B.W. (2018). Pengantar manajemen. Yogyakarta: Penerbit Deepublish.
4. Sadikin, A., Misra, I., Hudin, M.S. (2020). Pengantar manajemen dan bisnis. Yogyakarta: K-Media.