Controlling, Pengendalian, atau Pengawasan & Evaluasi

Controlling, pengendalian, atau pengawasan dan evaluasi dalam manajemen sering disebut sebagai fungsi dasar terakhir dari manajemen. Hal tersebut karena seluruh fungsi dasar manajemen yang dilakukan pada akhirnya akan diawasi serta dikendalikan dan dievaluasi agar sesuai dengan tujuannya.

Controlling berkedudukan penting dalam manajemen karena berperan menjamin tercapainya tujuan yang sudah ditetapkan dalam perencanaan. Beberapa kasus yang perlu dikendalikan dalam suatu organisasi meliputi tugas yang tidak terselesaikan, waktu penyelesaian yang tidak ditepati, anggaran yang berlebih, dan adanya berbagai kegiatan yang menyimpang dari perencanaan yang disusun.

Dengan demikian fungsi controlling, pengendalian, atau pengawasan dan evaluasi ini merupakan aspek  penting untuk memastikan proses manajemen berjalan dengan baik dari hulu ke hilir. Berikut adalah berbagai literatur mengenai fungsi controlling dalam manajemen.

Pengertian Controlling

Pengendalian atau controlling adalah suatu proses untuk menjadikan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan tujuan (Krisnandi dkk, 2019, hlm. 209).  Proses tersebut meliputi pengamatan, pemantauan, penyelidikan, dan evaluasi serangkaian kegiatan manajemen demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan. Senada dengan pernyataan tersebut, Daft (dalam Krinansi dkk, 2019, hlm. 209) mengungkapkan bahwa pengendalian organisasional (organizational controlling) adalah suatu proses pengaturan sistematis terhadap berbagai kegiatan organisasional agar konsisten dengan berbagai harapan dari suatu rencana.

Sementara itu menurut Sadikin dkk (2020, hlm. 70) Controlling atau pengawasan dan pengendalian adalah proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi. Artinya controlling akan melakukan tindakan untuk koreksi pula agar berbagai proses manajemen suatu organisasi berjalan sesuai dengan rencana yang telah diterapkan.

Lebih lanjut Firmansyah & Mahardhika (2018, hlm. 14) menjelaskan bahwa controlling atau pengawasan adalah suatu usaha sistematis oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja standar, rencana, atau tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan standar tersebut dan untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk melihat bahwa sumber daya manusia dan sumber daya lainnya digunakan dengan seefektif dan seefisien mungkin dalam mencapai tujuan.

Dapat disimpulkan bahwa controlling atau pengawasan dan pengendalian adalah proses dan usaha sistematis berupa pengamatan, pemantauan, penyelidikan, dan pengoreksian terhadap berbagai kegiatan organisasional agar berjalan sebagaimana rencana dan tujuan yang telah ditetapkan.

Faktor Kebutuhan Controlling

Ada beberapa faktor yang membuat pengendalian perlu dilakukan dalam suatu organisasi. Beberapa faktor yang menyebabkan perlunya dilakukan controlling atau pengawasan dan pengendalian menurut Krisnandi dkk (2019, hlm. 211) adalah sebagai berikut.

1. Perubahan lingkungan organisasi
   Berbagai perubahan dalam lingkungan organisasi terjadi terus menerus dan tidak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru , diketemukannya bahan baku baru, adanya peraturan pemerintah yang baru, dan sebagainya. Melalui fungsi pengendalian, manajer mendeteksi perubahan-perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi, sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan oleh perubahan-perubahan tersebut.
2. Peningkatan kompleksitas organisasi
   Semakin besar organisasi, semakin memerlukan pengendalian yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin bahwa kualitas dan profitabilitas tetap terjaga, penjualan eceran pada penyalur perlu dicatat dan dianalisis secara tepat, serta beragam pasar organisasi perlu dipantau perkembangannya.
3. Kesalahan-kesalahan
   Apabila bawahan tidak pernah melakukan kesalahan, maka manajer dapat melakukan pengendalian secara sederhana. Akan tetapi, bawahan seringkali melakukan kesalahan, sehingga manajer perlu membuat suatu sistem monitoring yang memungkinkannya untuk mendeteksi berbagai kesalahan sebelum permasalahan menjadi bertambah parah.
4. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang
   Meskipun wewenang seorang manajer didelegasikan kepada bawahannya, tanggung jawabnya tetaplah tidak berkurang. Dalam hal ini, manajer perlu mengimplementasikan sistem pengawasan untuk mengevaluasi apakah bawahan sudah melaksanakan tugas yang didelegasikan kepadanya dengan baik. Tanpa adanya sistem tersebut, manajer tidak bisa memeriksa pelaksanaan tugas oleh bawahannya.

Prinsip Controlling/Pengawasan

Pengawasan yang efektif memiliki dua prinsip pokok, yaitu: adanya rencana tertentu dan adanya pemberian instruksi-instruksi, serta wewenang kepada bawahan (Firmansyah & Mahardhika, 2018, hlm. 144). Rencana tertentu menjadi penunjuk apakah pelaksanaan pekerjaan berhasil atau tidak. Sementara itu pemberian instruksi serta wewenang harus diberikan kepada bawahan karena berdasarkan itulah dapat diketahui apakah bawahan sudah menjalankan tugas-tugasnya dengan baik atau tidak. Selain kedua prinsip pokok tersebut, suatu sistem controlling atau pengawasan juga harus memperhatikan beberapa prinsip di bawah ini.

1. Dapat mereflektir sifat-sifat dan kebutuhan-kebutuhan dari kegiatan-kegiatan yang harus diawasi.
2. Dapat dengan segera melaporkan penyimpangan-penyimpangan.
3. Fleksibel.
4. Dapat mereflektir pola organisasi.
5. Ekonomis.
6. Dapat dimengerti.
7. Dapat menjamin diadakannya tindakan korektif (Firmansyah & Mahardhika, 2018, hlm. 145).

Fungsi Controlling/Pengawasan

Sebagai suatu pengendalian manajemen yang bebas dalam menyelesaikan tanggung jawabnya secara efektif, maka fungsi pengawasan atau controlling adalah :

1. Untuk menilai apakah pengendalian manajemen telah cukup memadai dan dilaksanakan secara efektif;
2. enilai apakah laporan yang dihasilkan telah menggambarkan kegiatan yang sebenarnya secara cermat dan tepat;
3. menilai apakah setiap unit telah melakukan kebijaksanaan dan prosedur yang menjadi tanggung jawabnya;
4. Untuk meneliti apakah kegiatan telah dilaksanakan secara efisien; dan
5. Untuk meneliti apakah kegiatan telah dilaksanakan secara efektif yaitu mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Sadikin dkk, 2020, hlm. 73).

Tujuan Controlling/Pengawasan

Menurut Fajar & Mahardhika (2018, hlm. 142) tujuan controlling atau pengawasan adalah sebagai berikut.

1. Menjamin ketepatan pelaksanaan sesuai rencana, kebijaksanaan dan perintah (aturan yang berlaku).
2. Menertibkan koordinasi kegiatan.
3. Mencegah pemborosan dan penyimpangan.
4. Menjamin terwujudnya kepuasan masyarakat atas barang dan jasa yang dihasilkan.
5. Membina kepercayaan masyarakat pada kepemimpinan organisasi.
6. Mengetahui jalannya pekerjaan apakah lancar atau tidak.
7. Memperbaiki kesalahan yang dibuat oleh pegawai dan mengusahakan pencegahan agar tidak terulang kembali kesalahan yang sama atau timbulnya kesalahan baru.
8. Mengetahui penggunaan budget yang telah ditetapkan dalam rencana awal (planning) terarah kepada sasarannya dan sesuai dengan yang direncanakan.
9. Mengetahui pelaksanaan kerja sesuai dengan program (fase/tingkat pelaksanaan).
10. Mengetahui hasil pekerjaan dibandingkan dengan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.

Menurut Silalahi (2003 dalam Sadikin dkk, 2020, hlm. 72) tujuan dari pengawasan atau controlling antara lain adalah sebagai berikut.

1. Mencegah terjadinya penyimpangan pencapaian tujuan yang telah direncanakan.
2. Agar proses kerja sesuai dengan prosedur yang telah digariskan atau ditetapkan.
3. Mencegah dan menghilangkan hambatan dan kesulitan yang akan, sedang atau mungkin akan terjadi dalam pelaksanaan kegiatan.
4. Mencegah penyimpangan penggunaan sumber daya e. Mencegah penyalahgunaan otoritas dan kedudukan.

Jenis-Jenis Controlling

Krisnandi dkk (2020, hlm. 212-214) membedakan controlling atau pengendalian menjadi beberapa jenis berdasarkan konteks tertentu yang akan dijelaskan pada pemaparan-pemaparan di bawah ini.

Ditinjau dari fokusnya, pengendalian dapat dibagi menjadi pengendalian pendahuluan, bersamaan dan umpan balik.

1. Pengendalian Pendahuluan ( Preliminary Control )
   Pengendalian ini dilakukan demi memastikan bahwa sebelum dimulainya kegiatan, seluruh sumber daya yang dibutuhkan untuk kegiatan tersebut sudah dianggarkan, sehingga jika kegiatan tersebut sungguh dilakukan, maka sumber dayanya sudah tersedia. Anggaran biasanya dipergunakan untuk kepentingan ketenagakerjaan ataupun kepentingan lain terkait penunjang sarana produksi tertentu.
2. Pengendalian Bersamaan (Concurrent Control)
   Pengendalian bersama berperan memonitor jalannya kegiatan operasional untuk memastikan bahwa tujuan sedang direalisasi. Pengendalian bersama diterapkan melalui kegiatan kepenyeliaan dari manajer, yakni dengan memastikan bahwa pekerjaan dijalankan dengan cara yang sudah ditetapkan oleh kebijakan dan prosedur perusahaan.
3. Pengendalian Umpan Balik (Feedback Control)
   Sistem pengendalian umpan balik cenderung berfokus pada hasil akhir sebagai dasar perbaikan untuk tindakan mendatang. Misalnya, laporan keuangan suatu perusahaan dipergunakan untuk menilai kelayakan hasil historis dan menetapkan keinginan untuk mengubah perolehan sumber daya ataupun kegiatan operasional di masa mendatang.

Sementara itu berdasarkan objeknya, pengendalian dibedakan menjadi dua jenis berikut.

1. Pengendalian administratif, yakni pengendalian yang dilakukan pada bidang pekerjaan administrasi dalam organisasi, misalnya bagian keuangan dan personalia.
2. Pengendalian operatif, yakni pengendalian yang dilakukan pada bidang pekerjaan operatif dalam organisasi.

Berdasarkan subjek pengendaliannya, pengendalian dibedakan menjadi dua jenis berikut.

1. Pengendalian intern,
   yakni pengendalian yang ditujukan secara khusus bagi para pelaku dari berbagai fungsi di dalam organisasi.
2. Pengendalian ekstern,
   yakni pengendalian yang khusus ditujukan bagi subjek ataupun berbagai faktor dan fungsi yang berada di luar organisasi.

Langkah Controlling

Mokler (dalam Krisnandi dkk, 2019, hlm. 210) memberi penekanan pada elemen esensial dari langkah-langkah pada suatu proses controlling dalam mendefinisikan controlling itu sendiri. Pertama, controlling didefinisikan sebagai suatu upaya sistematis untuk menstandardisasi prestasi dengan sasaran perencanaan, mendesain sistem feedback informasi, mengkomparasikan prestasi aktual dengan standar yang sudah ditetapkan, mengidentifikasi ada atau tidaknya penyimpangan untuk kemudian diukur signifikansinya. Jika terbukti terdapat penyimpangan, maka dilakukan tindakan korektif yang diperlukan untuk menjamin efektivitas dan efisiensi penggunaan seluruh sumber daya perusahaan demi tercapainya sasaran. Berdasarkan batasan tersebut, controlling dapat dilakukan dengan empat langkah sebagai berikut.

1. Menetapkan standar dan metode pengukuran prestasi (establish standard and methods for measuring perfomance).
2. Mengukur prestasi (measure the performance).
3. Membandingkan prestasi berdasarkan standar (compare the performance according to standard), dan
4. Mengambil tindakan perbaikan (take corrective action) (Krisnandi dkk, 2019, hlm. 210).

Sebagai catatan penting, langkah pengendalian dapat berfokus ke berbagai peristiwa yang terjadi sebelum, selama ataupun setelah suatu rangkaian proses. Misalnya, suatu organisasi dealer mobil dapat berfokus ke aktivitas sebelum, selama, ataupun sesudah penjualan mobil-mobil baru yang ditawarkannya. Pemeriksaan secara teliti terhadap mobil-mobil baru tersebut dan penyeleksian secara hati-hati terhadap setiap petugas penjualan merupakan salah satu cara untuk memastikan tingginya kualitas ataupun profitabilitas suatu penjualan, bahkan sebelum penjualan dilakukan.

Karakteristik Controlling yang Efektif

Controlling yang efektif ialah controlling yang tepat dan sesuai dengan proses yang dilaluinya, dengan tanpa adanya penyimpangan sistem, sehingga keseluruhan tahapan dilalui secara benar. Sebagai suatu sistem, pengendalian memiliki karakteristik tersendiri. Meskipun begitu, makna penting dari karakteristik tersebut bersifat nisbi, yakni pada kondisi berbeda, karakteristik juga akan berbeda. Sebaliknya pada kondisi sama, karakteristik juga berlaku sama. Sistem pengendalian yang efektif memiliki karakteristik sebagai berikut.

1. Akurat (Accurate)
2. Secara Ekonomi Realistik (Economically Realistic)
3. Tepat Waktu (Timely)
4. Realistik Secara Organisasi (Organizationially Realistic)
5. Berfokus pada Pengendalian Strategis (Focused on Strategic Control Points)
6. Terkoordinasi dengan Arus Kerja Organisasi (coordinated with the organization’s work flow )
7. Objektif dan Komprehensif (objective and comprehensible)
8. Fleksibel (Flexible)
9. Diterima oleh Para Anggota Organisasi (Accepted by Organization Members) (Krisnandi, 2019, hlm. 218).

Evaluasi

Secara garis besar, controlling terbagi menjadi dua fase, yakni fase pengawasan, fase evaluasi, dan fase perbaikan. Evaluasi adalah fase controlling untuk menilai dengan maksud membandingkan hasil pekerjaan bawahan (actual result) dengan alat pengukur (standar) yang sudah ditentukan. Dengan demikian jelas untuk dapat melaksanakan tugas ini dua hal harus tersedia yaitu: (1) standar atau alat pengukur dan (2) actual result atau hasil pekerjaan bawahan.

Secara umum evaluasi berarti suatu upaya penilaian secara obyektif terhadap peraihan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya (Sadikin, 2020, hlm. 76). Hasil evaluasi ditujukan sebagai pertimbangan dalam penentuan perencanaan di masa mendatang.  Proses penerapan evaluasi pada suatu manajemen organisasi harus berdasarkan atas perencanaan evaluasi yang telah ditetapkan. Evaluasi dilakukan sebagai tolak ukur dan penilaian terhadap segala hasil yang telah diraih baik kemajuan maupun problematika yang dihadapi.

Prosedur Evaluasi

Proses suatu evaluasi pada umumnya memiliki tahapantahapannyasendiri. Walaupun tidak selalu sama, tetapi yang lebih penting adalah bahwa prosesnya sejalan dengan fungsi evaluasi itu sendiri. Berikut adalah prosedur atau tahapan-tahapan evaluasi yang umum digunakan.

1. Menentukkan apa yang akan dievaluasi.
   Dalam bisnis, apa saja yang dapat dievaluasi, dapat mengacu pada program kerja perusahaan. Di sana banyak terdapat aspek-aspek yang kiranya dapat dan perlu dievaluasi.
2. Merancang (desain) kegiatan evaluasi.
   Sebelum evaluasi dilakukan, tentukan terlebih dahulu desain evaluasinya agar data apa saja yang dibutuhkan, tahapan-tahapan kerja apa saja yang dilalui, siapa saja yang akan dilibatkan, serta apa saja yang akan dihasilkan menjadi jelas.
3. Pengumpulan data.
   Berdasarkan desai yang telah disiapkan, pengumpulan data dapat dapat dilakukan secara efektif dan efisien, yaitu sesuai dengan kaidah-kaidah ilmiah yang berlaku dan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan.
4. Pengolahan dan analisis data.
   Setelah data terkumpul, data tersebut diolah untuk dikelompokkan agar mudah dianalisis dengan menggunakan alat-alat analisis yang sesuai, sehingga dapat menghasilkan fakta yang dapat dipercaya. Selanjutnya, dibandingkan antara fakta dan harapan/rencana untuk mengasilkan gap.
5. Pelaporan hasil evaluasi.
   Agar hasil evaluasi dapat dimanfaatkan bagi pihak-pihak yang berkepentingan, hendaknya hasil evaluasi didokumentasikan secara tertulis da diinformasikan baik secara lisan maupun tulisan.
6. Tindak lanjut hasil evaluasi.
   Evaluasi merupakan salah satu bagian dari fungsi manajemen. Oleh karena itu, hasil evaluasi hendaknya dimanfaatkan oleh manajemen untuk mengambil keputusan dalam rangka mengatasi masalah manajemen, baik ditingkat strategi maupun ditingkat implementasi stretegi (Umar dalam Sadikin dkk 2020, hlm. 77-78).

Referensi

1. Firmansyah, Anang dan Mahardhika, Budi W. (2018). Pengantar manajemen. Yogyakarta: Penerbit Deepublish.
2. Krisnandi H., Efendi S., Sugiono E. (2019). Pengantar manajemen. Jakarta: LPU-UNAS.
3. Sadikin, A., Misra, I., Hudin, M.S. (2020). Pengantar manajemen dan bisnis. Yogyakarta: K-Media.