Koordinasi, Coordinating, atau Mengoordinasikan dalam Manajemen

Koordinasi, coordinating, atau mengoordinasikan merupakan salah satu fungsi manajemen yang dianggap penting terutama dalam proses actuating atau mengeksekusi seluruh rencana dan fungsi dasar manajemen lainnya pada suatu organisasi. Bagaimana tidak, entitas atau organisasi selalu terdiri dari banyak pekerjaan dan banyak divisi yang beragam namun harus tetap diseiramakan untuk mencapai tujuan bersama. Dengan demikian, koordinasi menjadi suatu keharusan yang tidak mungkin dilewatkan dalam suatu manajemen.

Salah satu sifat untik dari koordinasi adalah sifat dasar dan kenyataan bahwa fungsi ini merupakan pengaturan yang aktif. Pengaturan yang aktif tersebut memiliki arti bahwa koordinasi bukanlah fungsi pasif seperti rencana yang dipersiapkan untuk kemudian menjadi acuan seperti apa eksekusi dan berbagai pertimbangan serta kebijakan akan dilakukan. Koordinasi harus senantiasa dilakukan secara aktif di segala waktu dan kondisi dalam berbagai kegiatan manajemen.

Koordinasi bertujuan untuk mencegah terjadinya kesimpangsiuran dan kegiatan saling bertindih yang dapat mengakibatkan pemborosan dan pengaruh tidak baik terhadap semangat dan tertib kerja anggota organisasi. Tanpa koordinasi, seluruh divisi dan fungsi manajemen dapat mengalami kekacauan, percekcokan, kesalahan asumsi, ketidakefisienan, dan berbagai kondisi negatif lainnya yang dapat berujung pada tidak tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.

Untuk itu, meskipun tidak selalu dibahas sebagai salah satu fungsi dasar manajemen, koordinasi memiliki peranan yang sama pentingnya dengan unsur-unsur manajemen dasar lainnya. Berikut adalah berbagai literatur mengenai koordinasi, coordinating, atau mengoordinasikan dalam manajemen, mulai dari pengertian, macam bentuk, indikator, dan konteks lain yang menyelubunginya.

Pengertian Koordinasi

Koordinasi, coordinating, atau mengoordinasikan merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubung-hubungkan, menyatupadukan, dan menyelaraskan pekerjaan-pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam usaha mencapai tujuan bersama atau tujuan organisasi (Firmansyah & Mahardhika, 2018, hlm. 13). Usaha yang dapat dilakukan untuk mencapai maksud tersebut antara lain dengan memberi instruksi, perintah, mengadakan rapat atau meeting, bimbingan, dan mengadakan coaching, dan jika diperlukan memberi teguran.

Sementara itu, menurut Krisnandi dkk (2019, hlm. 131) Koordinasi adalah proses mempersatukan setiap bagian organisasi demi efektivitas pencapaian tujuan organisasi. Tanpa koordinasi yang efektif, setiap anggota organisasi dan departemen organisasi tidak arahan utuh mengenai peranannya di dalam sesuatu pekerjaan atau di organisasi secara umum. Tujuan organisasi juga tidak akan tercapai jika setiap individu atau departemen hanya memprioritaskan kepentingannya masing-masing.

Handoko (2016, hlm. 193) mengungkapkan bahwa koordinasi (coordination) adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Selanjutnya, menurut Brech dalam Hasibuan (2019, hlm. 85), Koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok kepada masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri.

Dapat disimpulkan bahwa koordinasi adalah salah satu fungsi manajemen yang bergelut dalam proses pengintegrasian setiap tujuan-tujuan, proses, anggota organisasi, dan departemen atau bidang-bidang fungsional dengan spesialisasi tertentu untuk menghindari berbagai kesimpangsiuran, ketumpangtindihan, dan berbagai dampak negatif lain dari perbedaan yang ada sehingga dapat mencapai tujuan organisasi secara efisien.

Kebutuhan akan Koordinasi

Sebagai unit yang terdiri dari bermacam anggota dan divisi, organisasi merupakan entitas yang ketergantungan terhadap berbagai komponen atau unsur yang dimilikinya. Di dalam suatu organisasi atau perusahaan, suatu pekerjaan yang bergantung pada pekerjaan lainnya akan semakin membutuhkan koordinasi. Menurut Thomson (1967 dalam Krisnandi dkk, 2019, hlm. 131 ), ketergantungan antarsatuan organisasi itu sendiri memiliki tiga macam, yakni sebagai berikut.

1. Pooled Interdependence (Ketergantungan yang Menyatu)
   Ketergantungan semacam ini tidak membutuhkan interaksi. Ketergantungan ini terjadi apabila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu sama lainnya dalam melaksanakan kegiatan harian, akan tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir. Sebagai contoh, organisasi dengan bentuk konglomerasi mempunyai divisi yang berbeda satu sama lain dan tidak berkaitan.
2. Sequential Interdependence (Ketergantungan yang Berurutan)
   Ketergantungan jenis ini dicirikan oleh digunakannya output dari suatu bagian sebagai input untuk bagian lainnya. Ketergantungan antarbagian cenderung lebih kompleks daripada pooled interdependence, tetapi pengaruhnya masih bergerak satu arah.
3. Reciprocal Interdependence (Ketergantungan Timbal balik)
   Ketergantungan ini muncul ketika bagian yang satu dan bagian lainnya saling mempengaruhi, sehingga timbul suatu give and take antarsatuan di dalam organisasi.

Selanjutnya, menurut Handoko (2016, hlm. 194), kegiatan-kegiatan dari satuan-satuan organisasi berbeda dalam kebutuhan integrasi. Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan bermacam-macam satuan pelaksananya. Bila tugas-tugas tersebut memerlukan aliran informasi informasi antar satuan, derajat koordinasi yang tinggi adalah paling baik.

Dengan demikian, derajat koordinasi yang tinggi sangat bermanfaat untuk pekerjaan yang tidak rutin dan tidak dapat diperkirakan, faktor-faktor lingkungannya selalu berubah-ubah, serta saling ketergantungan dalam pekerjaannya sangat tinggi. Koordinasi juga sangat dibutuhkan bagi organisasi-organisasi yang menetapkan tujuan yang tinggi, layaknya gaya perusahaan startup di masa kini.

Faktor Penghambat Koordinasi

Dalam kaitannya dengan kebutuhan atas koordinasi pula, semakin spesifik dan banyaknya spesialisasi pekerjaan dalam suatu organisasi akan ikut menyumbang porsi besar pula. Spesialisasi pekerjaan akan menghasilkan staffing atau perekrutan terhadap berbagai individu yang beragam juga.

Menurut Lawrence dan Lorch (1967 dalam Krisnandi dkk, 2019, hlm. 132), terdapat empat macam perbedaan sikap dan cara kerja individu dan departemen di dalam organisasi yang nantinya akan menghambat pencapaian koordinasi yang efektif, perbedaan tersebut antara lain adalah sebagai berikut.

1. Perbedaan Orientasi Waktu Antarbagian
   Perbedaan tersebut dapat dilihat dari orientasi waktu yang lebih pendek yang dimiliki oleh bagian produksi dibandingkan dengan bagian riset dan pengembangan yang memiliki orientasi waktu yang lebih panjang.
2. Tingkat Formalitas
   Dibandingkan dengan bagian personalia, bagian produksi memiliki prosedur yang jelas dan formal, di mana kualitas dan kuantitas diawasi secara ketat. Proses evaluasi dan balas jasa juga dilakukan dengan formal.
3. Perbedaan Tujuan
   Setiap bagian organisasi mempunyai tujuan yang berbeda. Perbedaan tersebut diakibatkan oleh perbedaan kepentingan. Misalnya, bagian produksi cenderung menekankan efisiensi proses produksi, sementara bagian pemasaran cenderung menekankan variasi produk.
4. Gaya Interaksi
   Kegiatan di bagian produksi membutuhkan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya senantiasa berjalan dengan lancar, sementara kegiatan di bagian penelitian dan pengembangan cenderung mengedepankan kreativitas karena tidak dikendalikan oleh waktu.

Jenis Koordinasi

Menurut Handayaningrat ( 2011, hlm. 137) terdapat dua jenis koordinasi, yakni koordinasi vertikal dan koordinasi horizontal, yang akan dijelaskan sebagai berikut.

1. Koordinasi Vertikal atau Koordinasi Struktural,
   yaitu antara yang mengkoordinasikan dengan yang dikoordinasikan secara struktural terdapat hubungan hierarkis atau pengarahan yang dijalankan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unit, kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawabnya. Hal ini dapat juga dikatakan koordinasi yang bersifat garis komando (line of command).
2. Koordinasi Horizontal,
   yaitu koordinasi fungsional, kedudukan antara yang mengkoordinasikan dan yang dikoordinasikan setingkat eselonnya. Menurut tugas dan fungsinya keduanya mempunyai kaitan satu sama lain sehingga perlu dilakukan koordinasi. Koordinasi horisontal terbagi 2 yaitu : a) Interdiciplinary, koordinasi dalam rangka mengarahkan, menyatukan tindakan, mewujudkan, menciptakan disiplin antara unit yang satu dengan unit yang lain secara intern maupun ekstern pada unit-unit yang sama tugasnya; b) Inter-Related, koordinasi antar badan (instansi). Unit-unit yang fungsinya berbeda, tetapi instansinya saling berkaitan secara internekstern yang selevel.

Manfaat Koordinasi

Menurut Sutarto (2021, hlm. 146-147) manfaat koordinasi di dalam sebuah organisasi adalah sebagai berikut.

1. Menghindarkan perasaan lepas antara satuan organisasi atau antara penjabat di dalam organisasi.
2. Menghindarkan pendapat bahwa organisasinya atau jabatan adalah sesuatu yang paling penting.
3. Dengan koordinasi dapat menghindarkan kemungkinan terjadinya pertentangan antara satuan organisasi atau antara penjabat.
4. Koordinasi dapat menghindarkan dari terjadinya rebutan fasilitas.
5. Menghindarkan kemungkinan terjadinya kesamaan pekerjaan atas suatu aktivitas oleh satuan organisasi atau kesamaan pengerjaan terhadap tugas para pejabat.
6. Mencegah kemungkinan terjadinya kekosongan pengerjaan terhadap tugas para pejabat.
7. Menumbuhkan kesadaran di antara pejabat untuk saling membantu terutama di antara pejabat yang berada di dalam satuan organisasi yang sama.
8. Menumbuhkan kesadaran di antara pejabat untuk saling memberitahukan permasalahan yang dihadapi bersama sehingga dapat menghindari terjadinya keselamatan bagi dirinya atas kerugian pejabat lainnya.
9. Menjamin adanya kesamaan langkah antar pejabat.
10. Dengan adanya koordinasi dapat menjamin adanya kesamaan tindakan antar pejabat.

Ciri-Ciri Koordinasi

Menurut winardi (2015, hlm. 39) ciri-ciri koordinasi adalah sebagai berikut.

1. Seorang pimpinan merupakan orang yang bertanggung jawab terhadap koordinasi dengan baik, dibutuhkan kerja sama dari setiap komponen organisasi.
2. Adanya proses yang berkesinambungan, sebab koordinasi adalah pekerjaan pimpinan yang bersifat berkesinambungan dan harus dikembangkan sehingga tujuan dapat tercapai dengan baik.
3. Koordinasi adalah konsep yang ditetapkan dalam kelompok, bukan terhadap usaha individu, sejumlah individu yang bekerja sama menghasilkan suatu usaha kelompok yang benar-benar dikerjakan dengan baik akan menghasilkan pekerjaan organisasi secara keseluruhan dengan baik pula.
4. Konsep kesatuan tindakan. Pimpinan harus dapat mengatur usaha dari tiap kegiatan individu sehingga adanya keserasian dalam mencapai hasil.

Indikator Koordinasi

Selain berdasarkan cirinya, di dalam manajemen, saat telah ditemukan adanya koordinasi, terdapat indikator atau pengaruh konkret yang bersemayam di dalamnya. Beberapa faktor yang mempengaruhi koordinasi atau indikator koordinasi menurut Hasibuan (2019, hlm. 88) adalah sebagai berikut.

1. Kesatuan Tindakan
   Pada hakekatnya koordinasi memerlukan kesadaran setiap anggota organisasi atau satuan organisasi untuk saling menyesuaikan diri atau tugasnya dengan anggota atau satuan organisasi lainnya agar anggota atau satuan organisasi tersebut tidak berjalan sendiri-sendiri. Oleh sebab itu konsep kesatuan tindakan adalah inti dari pada koordinasi. Kesatuan dari pada usaha, berarti bahwa pemimpin harus mengatur sedemikian rupa usaha-usaha dari pada tiap kegiatan individu sehingga terdapat adanya keserasian di dalam mencapai hasil. Kesatuan tindakan ini adalah suatu kewajiban dari pimpinan untuk memperoleh suatu koordinasi yang baik dengan mengatur jadwal waktu dimaksudkan bahwa kesatuan usaha itu dapat berjalan sesuai dengan waktu yang telah direncanakan.
2. Komunikasi
   Komunikasi tidak dapat dipisahkan dari koordinasi, karena komunikasi, sejumlah unit dalam organisasi akan dapat dikoordinasikan berdasarkan rentang dimana sebagian besar ditentukan oleh adanya komunikasi. Komunikasi merupakan salah satu dari sekian banyak kebutuhan manusia dalam menjalani hidup dan kehidupannya.
3. Pembagian Kerja
   Secara teoritis tujuan dalam suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan bersama dimana individu tidak dapat mencapainya sendiri. Kelompok dua atau lebih orang yang berkeja bersama secara kooperatif dan terorganisasi dapat mencapai hasil lebih daripada dilakukan perseorangan. Dalam suatu organisasi, tiang dasarnya adalah prinsip pembagian kerja (Division of labor).
4. Disiplin
   Pada setiap organisasi yang kompleks, setiap bagian harus bekerja secara terkoordinir, agar masing-masing dapat menghasilkan hasil yang diharapkan. Jadi jelasnya bahwa disiplin menyangkut pada suatu sikap dan tingkah laku, apakah itu perorangan atau kelompok yang untuk tunduk dan patuh terhadap peraturan suatu organisasi.

Pendekatan Koordinasi

Zulkarnain dan Sumarsono (2018, hlm. 60) mengungkapkan bahwa koordinasi memiliki dua teknik pendekatan yang biasa digunakan, yakni sebagai berikut.

1. Teknik Koordinasi dengan Pendekatan Proses Manajemen

Karena peranannya sebagai fungsi yang mengintegrasikan seluruh proses organisasi maka koordinasi perlu dilakukan dalam setiap tahapan proses manajemen. Hal ini diperlukan karena setiap tahapan proses manajemen tentu memerlukan keterpaduan peran para pemangku kepentingan (stakeholders) dalam mencapai tujuan organisasi, Oleh karena itu, koordinasi dianggap sebagai salah satu kunci sukses dalam proses manajemen. Dengan kata lain, koordinasi merupakan esensi manajemen dan secara implisit terkandung dalam fungsi-fungsi manajemen seperti perencanaan, pengorganisasian, staffing, directing, sampai pada pengawasan.

2. Teknik Koordinasi dengan Pendekatan Hubungan antar Struktur

Dilihat dari pola hubungan antar struktur khususnya dalam kegiatan organisai maka koordinasi dapat dilakukan melalui cara berikut.

1. Koordinasi Hierarkis (Koordinasi Vertikal)
   Koordinasi Hierarkis (Koordinasi Vertikal) adalah koordinasi dilakukan oleh seorang pejabat pimpinan dalam suatu instansi pemerintah terhadap pejabat (pegawai) atau instansi bawahannya. Koordinasi macam ini melekat pada setiap fungsi pimpinan seperti halnya fungsi-fungsi perencanaan, penggerak, pengorganisasian dan pengawasan. Setiap pimpinan berkewajiban untuk mengoordinasikan kegiatan bawahannya.
2. Koordinasi Fungsional
   Koordinasi Fungsional adalah koordinasi yang dilakukan oleh seorang pejabat atau sesuatu instansi terhadap pejabat atau instansi lainnya yang tugasnya berkaitan berdasarkan asas fungsionalis.

Langkah Koordinasi

Menurut Hasibuan (2019, hlm. 128) cara-cara mengadakan koordinasi dalam organisasi adalah sebagai berikut.

1. Memberikan keterangan secara langsung dan bersahabat. Keterangan mengenai pekerjaan saja cukup, karena tindakan-tindakan yang tepat harus diambil untuk menciptakan dan menghasilkan koordinasi yang baik.
2. Mengusahakan agar pengetahuan dan penerimaan tujuan yang akan dicapai oleh anggota tidak menurut masing-masing individu anggota dengan tujuannya sendiri-sendiri tujuan itu adalah tujuan bersama.
3. Mendorong para anggota untuk bertukar pikiran, mengemukakan ide dan lain-lain.
4. Mendorong para anggota untuk berpartisipasi dalam pencapaian sasaran.
5. Membina hubungan kerja sama yang baik antara sesama karyawan.

Referensi

1. Firmansyah, Anang dan Mahardhika, Budi W. (2018). Pengantar manajemen. Yogyakarta: Penertbit Deepublish.
2. Handoko, T. Hani. (2016). Manajemen personalia dan sumber daya manusia. Yogyakarta: BPFE.
3. Hasibuan, Malayu .S.P. (2019). Manajemen: Organisasi dan Motivasi. Jakarta: Bumi Aksara.
4. Hasibuan, Malayu S. P. (2019). Manajemen: dasar, pengertian, dan masalah. Jakarta : Bumi Aksara.
5. Krisnandi H., Efendi S., Sugiono E. (2019). Pengantar manajemen. Jakarta: LPU-UNAS.
6. Sutarto. (2021) .Dasar-Dasar Organisasi. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
7. Winardi, S.E. (2015). Manajemen Perilaku Organisasi. Jakarta: Prenada Media.
8. Zulkarnain, Wildan dan Sumarsono. (2018). Manajemen dan Etika Perkantoran. Bandung : PT remaja Rosdakarya.