Manajemen Operasional: Pengertian, Fungsi, Ruang Lingkup, dsb

Manajemen operasional/operasi atau terkadang disebut juga manajemen produksi dan operasi merupakan berbagai ilmu dan seni pengelolaan operasi yang dilakukan oleh suatu organisasi/perusahaan. Produksi atau penciptaan produk, baik barang ataupun jasa merupakan hasil keluaran dari suatu operasi. Sehingga operasional dan produksi hampir tidak dapat dipisahkan dan saling bergantung serta berkaitan satu sama lain dalam suatu manajemen.

Manajemen operasional juga berbicara permasalahan bahan baku yang digunakan untuk produksi dan menjamin tidak ada kelebihan yang sia-sia. Dalam bidang jasa, tentunya bahan baku ini digantikan oleh sumber daya manusia yang sejatinya memiliki resources dan waktu yang terbatas juga, sehingga masih relevan dengan manajemen operasional. Biasanya suatu organisasi akan memiliki formula pemesanan jumlah bahan, atau banyaknya resources manusia/staf ahli yang dibutuhkan sehinga sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Ketika memproduksi suatu produk, organisasi akan menjalankan tiga fungsi manajemen secara sekaligus, yang nantinya juga berperan dalam menjaga kelangsungan hidup organisasi itu sendiri. Fungsi yang dimaksud antara lain adalah:

1. Pemasaran, yaitu fungsi untuk menimbulkan permintaan ataupun pesanan terhadap suatu produk;
2. Produksi/operasi, yaitu fungsi untuk menghasilkan produk; dan
3. Keuangan/akuntansi, yaitu fungsi yang mengatur dan memonitor perusahaan terkait pengumpulan sumber dana dan pendapatan serta pembayaran biaya dan beban.

Dengan demikian, pemasaran, produksi, dan keuangan merupakan sub-sistem dari sistem operasi, yang satu sama lainnya saling berinteraksi dan mempengaruhi.

Pada berbagai uraian di atas dapat diketahui betapa krusial dan pentingnya manajemen operasional ini, karena berkaitan satu sama lain dengan berbagai fungsi lainnya. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk memahami seluk-beluk manajemen operasi. Berikut adalah berbagai uraian yang akan membawa kita lebih lanjut pada pemahaman dan pengertian mengenai manajemen operasi.

Pengertian Manajemen Operasi

Manajemen operasi adalah kegiatan ataupun suatu proses mengatur dan mengoordinasi penggunaan berbagai sumber daya secara efektif dan efisien dalam upaya membuat produk dengan cara mentransformasi input (bahan) menjadi produk (ouput) ataupun menambah kegunaannya (Efendi dkk, 2019, hlm. 2). Pengertian ini senada dengan pendapat Heizer & Rander (2016) yang menjelaskan bahwa manajemen operasi adalah serangkaian aktivitas yang menghasilkan nilai dalam bentuk barang dan jasa dengan mengubah input menjadi output.

Sementara itu, menurut Ambarwati & Supardi (2020, hlm. 19) pengertian manajemen operasional adalah suatu usaha pengelolaan secara maksimal dalam penggunaan berbagai faktor produksi, mulai dari sumber daya manusia (SDM), mesin, peralatan (tools), bahan mentah (raw material), dan faktor produksi lainnya dalam proses mengubahnya menjadi beragam produk barang atau jasa.

Handoko (2015, hlm. 3) menyatakan bahwa manajemen produksi dan operasi merupakan usaha-usaha pengelolaan secara optimal penggunaan faktor-faktor produksi, tenaga kerja, mesin-mesin, peralatan, bahan mentah dan sebagainya dalam proses transformasi bahan mentah dan tenaga kerja menjadi berbagai produk atau jasa. Selanjutnya, menurut Daft (dalam Ambarwati & Supardi, 2020, hlm. 20) manajemen operasional adalah bidang manajemen yang fokus pada produksi barang, serta menggunakan alat dan teknik khusus untuk memecahkan masalah produksi.

Berdasarkan pengertian manajemen operasional menurut para ahli isi atas, dapat disimpulkan bahwa manajemen operasi adalah suatu kegiatan atau usaha mengatur dan mengoordinasi penggunaan berbaga sumber daya secara efektif dan efisien dalam upaya untuk membuat produk atau jasa berdasarkan berbagai faktor produksi dan penyelesaian masalahnya untuk memastikan produk berhasil diciptakan dengan baik sehingga dapat dikirimkan kepada konsumen/klien.

Ruang Lingkup Manajemen Operasi

Menurut Efendi dkk (2019, hlm. 2) ruang lingkup manajemen operasi meliputi perancangan/ penyiapan dan pengoperasian sistem produksi, dengan rincian perancangan sistem produksi meliputi hal-hal berikut:

1. Penyeleksian dan perancangan produk, proses dan peralatan;
2. Pemilihan lokasi perusahaan dan unit produksinya;
3. Perancangan tata letak (layout);
4. Perancangan tugas dan pekerjaan; dan
5. Penyusunan strategi produksi dan pemilihan kapasitas.

Adapun pengoperasian sistem produksi meliputi hal-hal berikut:

1. Penyusunan rencana produksi;
2. Perencanaan, pengadaan dan pengendalian persediaan atau bahan;
3. Pemeliharaan (maintenance) mesin dan peralatan;
4. Pengendalian mutu; dan
5. Manajemen sumber daya manusia (Efendi dkk, 2019, hlm. 3).

Secara umum, manajemen operasional merupakan upaya dalam pengelolaan secara maksimal atas penggunaan seluruh faktor produksi yang meliputi tenaga kerja, mesin, peralatan, bahan baku dan aspek lain yang berhubungan dengan proses produksi. Oleh karena itu, ruang lingkup manajemen operasional terdiri atas tiga bagian utama, yakni: perencanaan sistem produksi, pengendalian produksi, dan sistem informasi produksi. Berikut adalah pemaparan mengenai ruang lingkup manajemen operasi menurut Ambarwati & Supardi (2020, hlm. 12).

1. Perencanaan Sistem Produksi

Pada lingkup perencanaan sistem produksi, perencanaan sistem produksi dimulai dari proses perencanaan produksi, Tujuannya adalah untuk menghasilkan barang atau jasa yang dikehendaki yang sesuai dengan kebutuhan para konsumen, baik itu mengenai kuantitas, kualitas, harga dan waktu. Dalam lingkup perencanaan sistem produksi, ada beberapa hal yang patut diperhatikan:

1. Penentuan lokasi pabrik;
2. Penentuan tata letak fasilitas pabrik;
3. Perencanaan lingkungan kerja; dan
4. Persoalan persoalan standar.

2. Pengendalian Produksi

Proses produksi yang dijalankan oleh manajemen operasional adalah pengendalian yang berdasar pada perencanaan yang sudah diputuskan sebelumnya. Perencanaan produksi adalah dasar dalam melakukan pengendalian produksi, di dalamnya mencakup berbagai kebijakan dan standar yang harus dipenuhi. Dalam proses produksi yang sedang dijalankan harus diawasi supaya tidak melenceng dari perencanaan yang telah disusun dan terkendali seperti yang diharapkan. Semua langkah pengendalian adalah untuk memaksimalkan keuntungan yang bisa diperoleh perusahaan dengan mengurangi kesalahan kesalahan yang bisa merugikan perusahaan yang di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Pengendalian Bahan Baku
   Pengendalian bahan baku adalah ilmu dalam mengatur pemindahan, membungkus, serta menyimpan bahan baku pada berbagai macam bentuk. Misalnya bagaimana cara memindahkan barang di dalam proses produksi dari bagian satu ke bagian yang lain, sehingga tidak mengganggu aktivitas produksi itu sendiri.
2. Pengendalian Biaya Produksi
   Pada umumnya analisis biaya digunakan dalam mencari tingkat keuntungan yang maksimal, sehingga dalam proses produksi terdapat penggolongan biaya produksi yaitu biaya variabel dan biaya tetap. Biaya variabel terbagi lagi menjadi biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja langsung. Sedangkan biaya overhead perlu dilihat lebih teliti lagi karena pada biaya overhead terdapat di dalamnya biaya variabel dan biaya tetap dan bahkan juga biaya semi variabel. Dalam pengendalian biaya produksi, jenis jenis biaya tersebut harus dengan jelas diketahui karena pengaruhnya terhadap keuntungan atau laba perusahaan sangatlah besar.
3. Pengendalian Tenaga Kerja
   Kualitas tenaga kerja perlu mendapatkan perhatian serius, tenaga kerja perlu dikendalikan baik itu kuantitas dan kualitas tenaga kerja. Dalam satu kasus, tenaga kerja yang berlebih akan mengakibatkan membengkaknya biaya dan penurunan produktivitas dalam kasus yang lain kekurangan tenaga kerja bisa menyebabkan proses produksi tidak berjalan maksimal.
4. Pengendalian Kualitas
   Pengendalian kualitas adalah alat bagi manajemen operasional dalam memperbaiki ataupun meningkatkan kualitas produk barang atau jasa yang dihasilkan, dan mengurangi kuantitas barang yang gagal atau rusak dari proses produksi.
5. Pemeliharaan
   Perawatan di suatu industri merupakan salah satu faktor yang penting dalam mendukung suatu proses produksi yang mempunyai daya saing di pasaran.

3. Sistem Informasi Produksi

Sistem informasi produksi yang di maksud di sini merupakan seperangkat sistem untuk menjalankan berbagai operasional dan produksi perusahaan agar dapat terjalin alur kerja yang efektif dan efisien, bukan perangkat lunak sistem informasi. Dalam taraf pengembangannya mungkin sistem informasi ini mungkin dapat dibantu oleh perangkat lunak, namun sistem informasi sejatinya dirancang dan diterapkan sebagai kerangka kerja manual terlebih dahulu. Beberapa sistem informasi produksi adalah sebagai berikut.

1. Struktur Organisasi
   Pengorganisasian adalah suatu proses di dalam membangun hubungan antara komponen organisasi dengan tujuan organisasi agar seluruh aktivitas diarahkan menuju pencapaian sasaran tujuan dari organsasi. Komponen yang maksud adalah pekerjaan apa yang harusnya dijalankan. Siapakah yang harus menjalankan pekerjaan tersebut dan apa saja alat yang nantinya akan digunakan dalam menjalankan pekerjaan itu.
2. Produksi Atas Dasar Pesanan
   Umumnya, konsumen ingin diperlakukan dengan cara yang berbeda beda antara yang satu dengan yang lain. Meskipun perusahaan sudah menciptakan produk secara reguler. Namun nyatanya masih banyak permintaan dari konsumen yang berbeda yang ingin dilayani secara berbeda pula. Ini menjadi tugas khusus dari manajemen operasional, apalagi jika kapasitas produksi yang dimiliki ternyata masih jauh kuantitasnya daripada yang diminta oleh para konsumen.
3. Produksi Untuk Pasar
   Perusahaan yang sudah mempunyai basis pasar yang baik akan melakukan aktivitas produksi secara reguler. Produksi untuk pasar biasanya ditentukan oleh permintaan oleh konsumen. Apakah itu konsumen yang sudah ada sebelumnya ataupun konsumen baru yang potensial.

Peran Manajemen Operasional

Manajemen operasional secara umum memegang peranan soal isu strategis dalam menentukan rencana produksi (manufacturing) juga metode manajemen proyek serta implementasi struktur jaringan teknologi informasi. Di sisi lain, mereka juga melakukan beberapa hal penting berikut ini:

1. Mengatur skala inventaris;
2. Mengatur level proses level pengerjaan;
3. Menyusun Akuisisi bahan baku;
4. Mengontrol kualitas;
5. Menghandle material;
6. Menjaga dan merawat kebijakan (Ambarwati & Supardi, 2020, hlm. 19).

Fungsi Manajemen Operasi

Menurut Ambarwati & Supardi (2020, hlm. 23) fungsi manajemen operasi terdiri atas empat fungsi utama, yakni yang berfungsi sebagai perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengendalian yang akan dijelaskan sebagai berikut.

1. Fungsi Perencanaan
   Dalam perencanaan, manajer operasi menentukan tujuan subsistem operasi dari organisasi dan mengembangkan suatu program, kebijakan dan prosedur yang diperlukan guna mencapai tujuan tersebut. Tahap ini mencakup penentuan peranan dan fokus operasi termasuk perencanaan produk, fasilitas dan penggunaan sumber daya produksi.
2. Fungsi Pengorganisasian
   Dalam pengorganisasian, manajer operasi menentukan struktur individu, grup, seksi, bagian, divisi atau departemen dalam subsistem operasi untuk mencapai tujuan organisasi. Selain itu manajer operasi juga menentukan kebutuhan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan operasi dan juga mengatur wewenang dan tanggung jawab yang dibutuhkan dalam pelaksanaannya.
3. Fungsi Penggerakan
   Dalam hal ini, manajemen operasi berfungsi memimpin, mengawasi dan memotivasi karyawan untuk melaksanakan tugasnya.
4. Fungsi Pengendalian
   Dalam hal ini, manajemen operasi berfungsi mengembangkan standar dan jaringan komunikasi yang dibutuhkan agar pengorganisasian dan pergerakan sesuai dengan yang telah direncanakan dan juga mencapai tujuan.

Keputusan Manajemen Operasi

Manajemen operasional merupakan serangkaian kegiatan yang terhubung dengan serangkaian proses pengambilan keputusan dalam rangka mengatur dan mengoordinasi penggunaan berbagai sumber daya demi tercapainya tujuan organisasi.

Dengan demikian, proses pengambilan keputusan manajemen operasi diawali oleh pengidentifikasian masalah dan alternatif yang memungkinkan, serta penentuan kriteria pengukuran ataupun pembandingan bagi setiap alternatif, yang bisa menghasilkan manfaat yang maksimal dan efektif dengan risiko minimal.

Berdasarkan kondisi dari keputusan yang diambil, ada empat macam pengambilan keputusan, yakni pengambilan keputusan atas:

1. peristiwa pasti;
2. peristiwa mengandung risiko;
3. peristiwa tidak pasti; dan
4. peristiwa yang terjadi akibat pertentangan dengan kondisi lainnya (Efendi dkk, 2019, hlm. 3).

10 Keputusan Manajemen Operasi

Berkaitan dengan keputusan yang perlu diambil dalam suatu manajemen operasi, menurut Heizer & Render (2016) mengungkapkan bahwa terdapat 10 (sepuluh) bidang tanggung jawab keputusan utama pada manajemen operasional yaitu:

1. Mutu,
   adalah harapan mutu pelanggan harus dapat ditentukan dan kebijakan dan prosedur dibangun untuk mengidentifikasi serta mencapai mutu yang ditetapkan;
2. Desain barang dan jasa,
   desain barang dan jasa berarti merancang barang dan jasa mendefinisikan sebagian besar proses transformasi, keputusan mutu, biaya dan sumber daya manusia sangat berinteraksi dengan desain. Desain sering kali menetapkan batas bawah biaya dan batas atas mutu;
3. Desain proses dan kapasitas,
   pilihan proses sudah tersedia untuk produk dan jasa, keputusan proses mengikat manajemen pada teknologi mutu, pemanfaatan sumber daya manusia dan pemeliharaan spesifik. Komitmen biaya dan modal akan menentukan struktur biaya dasar perusahaan;
4. Seleksi lokasi,
   keputusan lokasi fasilitas baik untuk perusahaan manufaktur maupun jasa untuk menentukan keberhasilan perusahaan. Kesalahan yang dibuat pada saat ini dapat menghambat efisiensi perusahaan;
5. Desain tata letak,
   kebutuhan kapasitas, tingkat personel, keputusan membeli dan kebutuhan persediaan mempengaruhi tata letak. Selain itu, proses dan bahan baku harus ditempatkan dengan memperhatikan keterkaitan antara satu dengan yang lainnya.
6. Manusia dan sistem kerja,
   manusia adalah bagian integral dan mahal dari sistem total. Oleh karena itu, kehidupan mutu kerja yang disediakan, bakat, dan keahlian yang dibutuhkan, dan biayanya harus ditentukan;
7. Manajemen rantai pasokan,
   keputusan ini menentukan apa yang akan dibuat dan apa yang perlu dibeli. Pertimbangan juga diperlukan untuk pengiriman, dan inovasi dengan harga yang memuaskan, suasana saling menghormati antara pembeli dan pemasok kebutuhan untuk pembelian yang efektif;
8. Persediaan,
   keputusan persediaan bisa dioptimalkan hanya bila keputusan pelanggan, pemasok, jadwal produksi dan perencanaan sumber daya manusia dipertimbangkan. Fungsi persediaan ialah untuk memisahkan beragam proses produksi, menyediakan persediaan barang-barang yang akan menjadi pilihan pelanggan, untuk mengambil diskon kuantitas, dan untuk menjaga pengaruh inflasi;
9. Penjadwalan,
   penjadwalan merupakan hal yang harus ada dalam perusahaan karena sistem operasi yang berjalan akan diawali dari adanya penjadwalan. Penjadwalan berkaitan dengan pemilihan waktu operasi yang terfokus pada proses. Penjadwalan produksi yang layak haruslah dikembangkan, permintaan terhadap sumber daya manusia dan fasilitas harus ditentukan dan dikendalikan;
10. Pemeliharaan,
    Pemeliharaan yang tepat akan membuat proses operasi perusahaan berjalan dengan baik. Peralatan yang dirawat dipelihara dengan baik akan meminimalkan kemungkinan kerusakan dari peralatan tersebut sehingga proses produksi dapat berjalan dengan baik. Hal ini juga dapat menghemat pengeluaran untuk pembelian peralatan baru yang disebabkan rusaknya peralatan lama.

Referensi

1. Efendi, S., Pratiknyo, D., Sugiono, E. (2019). Manajemen operasional. Jakarta: LPU-UNAS.
2. Handoko, T. H. (2015). Dasar-Dasar Manajemen Produksi dan Opersai. Yogyakarta: BPFE Yogtakarta.
3. Heizer, Jay & Render, Barry. (2016). Manajemen operasi. Jakarta: Salemba Empat.
4. Sukmono, R.A. & Supardi. (2020). Manajemen operasional dan implementasi dalam industri. Sidoarjo: UMSIDA Press.