MBO (Management by Objectives): Definisi, Asas, Sifat, Sistem, Tahapan, dsb

MBO atau management by objective adalah konsep manajemen di mana manajemen dirumuskan dan dijalankan berdasarkan sasaran (objektif) yang ingin dicapai yang telah disepakati oleh stakeholder (manajemen dan staff) perusahaan. Tak jarang manajemen pada organisasi dijalankan berdasarkan keinginan subjektif dari pemilik maupun pemimpin organisasi. Bahkan beberapa manajemen juga dilakukan terlalu kaku berdasarkan teori atau suatu kerangka kerja yang sebetulnya belum tentu sesuai dengan sasaran yang dibutuhkan oleh organisasi. MBO adalah mazhab atau aliran manajemen yang ingin keluar dari kekangan-kekangan tersebut dan berusaha untuk tetap objektif pada sasaran atau tujuan perusahaan yang sebenarnya.

Lantas apa dan seperti apa sasaran yang sebetulnya dibutuhkan oleh suatu organisasi atau perusahaan? Tentunya hal tersebut haruslah ditentukan dan disepakati oleh para stakeholder organisasi. Seperti yang diungkapkan pada Investopedia (2020) bahwa MBO adalah model manajemen strategis yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja suatu organisasi dengan mendefinisikan secara jelas tujuan-tujuan yang disepakati baik oleh manajemen maupun karyawan.

Ya, dalam MBO, semua stakeholder tanpa terkecuali pihak manajemen maupun staff perlu menyepakatinya secara bersama. Bahkan, Tampubolon (2020, hlm. 89) berpendapat bahwa MBO adalah pendekatan manajemen kinerja di mana keseimbangan dicari antara tujuan karyawan dan tujuan organisasi. Dengan kata lain, inti dari MBO adalah keseimbangan dari kesepakatan yang dapat diraih dari manajemen dan karyawan. Hal tersebut karena apabila tujuan dan sasaran yang ingin dicapai organisasi tidak disepakati oleh keduanya, akan sulit untuk menerapkan konsep inti dari pendekatan manajemen ini, yakni mencapai sasaran atau objektif organisasi.

Tahapan MBO

MBO atau management by objective dipopulerkan oleh Peter Drucker dalam bukunya yang berjudul “The Practice of Management” (1954 ). Intisari dari buku tersebut adalah prinsip dasar berupa tahapan yang dapat menunjang aplikasi dari konsepsi management by objective itu sendiri. Beberapa tahapan prinsip MBO atau management by objectives tersebut seperti dikutip dan diperkuat oleh Tampubolon (2020, hlm. 89) di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Menentukan atau merevisi tujuan organisasi

Tujuan organisasi yang strategis adalah titik awal manajemen berdasarkan tujuan. Tujuan-tujuan ini berasal dari misi dan visi organisasi. Jika suatu organisasi belum merumuskan ini, tidak masuk akal untuk melakukan langkah-langkah selanjutnya. Dalam kaitannya dengan prinsip ini, management by objectives adalah untuk menentukan tujuan bersama dan untuk memberikan umpan balik pada hasilnya pula.

2. Menerjemahkan tujuan organisasi kepada karyawan

Selanjutnya tujuan organisasi haruslah diterjemahkan secara gamblang kepada seluruh karyawan. Dalam kaitannya mengenai penerjemahan tujuan pada karyawan ini, Drucker menggunakan akronim SMART, yang apabila disadur ke bahasa Indonesia berarti suatu tujuan organisasi haruslah: spesifik, terukur, dapat diterima, realistis, dan terikat waktu.

3. Merangsang partisipasi karyawan dalam menentukan tujuan

Titik awal dari merangsang partisipasi karyawan ini dapat sesederhana meminta setiap karyawan untuk berpartisipasi dalam menentukan tujuan pribadi yang sejalan dengan tujuan organisasi. Ini bekerja paling baik ketika tujuan organisasi dibahas dan dibagikan di semua tingkatan organisasi sehingga semua orang akan mengerti mengapa hal-hal tertentu diharapkan dari mereka. Dengan cara ini, setiap orang dapat membuat terjemahan mereka sendiri tentang kontribusi mereka terhadap tujuan. Pendekatan ini meningkatkan keterlibatan dan komitmen tujuan. Alih-alih hanya mengikuti harapan manajer dan eksekutif, semua orang dalam manajemen dengan pendekatan tujuan akan tahu apa yang diharapkan dari mereka.

Dengan memperluas proses pengambilan keputusan dan tanggung jawab di seluruh organisasi, orang-orang termotivasi untuk menyelesaikan masalah yang mereka hadapi secara cerdas dan mereka diberi informasi yang mereka butuhkan sehingga mereka bisa fleksibel dalam situasi yang berubah. Proses partisipatif memastikan bahwa tujuan pribadi sehubungan dengan tujuan tim umum, tujuan departemen, tujuan unit bisnis dan akhirnya tujuan organisasi menjadi jelas

4. Pemantauan kemajuan

Oleh karena sasaran dari MBO adalah SMART, setiap hal dan konsepsi yang dilaksanakan haruslah dapat diukur. Jika tidak dapat diukur, sistem harus dibentuk di mana fungsi pemantauan diaktifkan ketika tujuan menyimpang dari. Deteksi harus tepat waktu sehingga masalah besar dapat dicegah. Di sisi lain, penting bahwa tujuan yang disepakati tidak menyebabkan perilaku abnormal karyawan misalnya. Misalnya, ketika panggilan layanan harus ditangani dalam waktu tujuh menit dan sebagai akibatnya karyawan menyelesaikan panggilan ini setelah 6 menit dan 59 detik untuk memenuhi persyaratan ini. Selalu ada pengecualian untuk aturan dan situasi ini harus selalu diawasi.

5. Karyawan tidak didukung oleh manajemen mereka melalui tinjauan kinerja tahunan.

MBO atau management by objectives adalah tentang pertumbuhan dan perkembangan. Setiap tujuan terdiri dari tujuan mini dan ini tentang mendukung ini dalam langkah-langkah kecil dalam bentuk pembinaan oleh manajer atau eksekutif. Buat jalur yang jelas dengan momen evaluasi yang memadai sehingga pertumbuhan dan perkembangan dapat dipantau secara akurat.

6. Mengevaluasi dan menghargai pencapaian.

Tujuan Manajemen berdasarkan sasaran telah dirancang untuk meningkatkan kinerja di semua tingkatan dalam suatu organisasi. Karenanya, sistem evaluasi komprehensif sangat penting. Karena sasaran telah dirumuskan berdasarkan konsep SMART, mereka membuat evaluasi proses sangat mudah. Karyawan dievaluasi dan dihargai untuk pencapaian mereka sehubungan dengan tujuan dan sasaran yang ditetapkan. Ini juga termasuk umpan balik yang akurat. Management by objectives adalah tentang mengapa, kapan dan bagaimana tujuan dapat dicapai.

Sifat MBO

MBO merupakan sebuah proses, yaitu penetapan tujuan dilakukan secara bekerja sama antara manajer dengan anggota organisasi. Oleh karenanya, secara umum MBO mempunyai sifat-sifat yang menarik untuk diterapkan yang di antaranya adalah sebagai berikut.

1. MBO memiliki sasaran yang diletakkan pada rencana berorganisasi.
2. Sasaran yang terukur dengan batasan waktu bagi setiap tingkatan manajemen.
3. Sasaran bagi setiap bagian ditetapkan oleh manajer dan anggota organisasi secara bersama-sama.
4. Peninjauan kembali sasaran dan pemutaakhiran periodik. Bila sasaran telah tercapai dapat ditingkatkan dan jika mengalami kegagalan perlu diperbaiki.
5. Sasaran yang disepakati bersama sebagai penilaian pelaksanaan.
6. Persiapan dan keterikatan sasaran ke atas, ke bawah, ke samping, dan menyilang.
7. Adanya tanggung jawab dan wewenang pada setiap bagian organisasi.
8. Rencana pengembangan organisasi secara bersama dapat mempermudah dalam pencapaian sasaran organisasi (Komaruddin, 1994, hlm. 98-99).

Sistem MBO

Dalam perkembangannya MBO sangat bervariasi, metode dan pendekatan yang digunakan juga berbeda, meskipun demikian, dalam sistem MBO yang efektif selalu ada unsur-unsur sebagai berikut.

1. Komitmen pada program.
   Suksesnya program MBO memerlukan komitmen pada manajer di setiap tingkatan organisasi dalam mencapai tujuan pribadi, organisasi, serta proses MBO.
2. Penetapan tujuan manajemen puncak.
   Program MBO yang efektif dimulai dari manajemen puncak.
3. Tujuan individu.
   Hal ini harus dinyatakan dengan jelas karena dapat membantu anggota organisasi memahami apa yang diharapkan dan apa yang menjadi tanggung jawabnya.
4. Partisipasi.
   Semakin tinggi partisipasi manajer dan bawahan maka semakin besar tujuan yang akan dicapai.
5. Komunikasi.
   Manajer dan bawahan melakukan komunikasi yang intensif dalam proses penetapan tujuan.
6. Otonomi dan pelaksanaan rencana.
   Setelah penetapan tujuan, individu mempunyai kebebasan dalam batas-batas tertentu untuk mengharapkan dan mengembangkan program, tanpa campur tangan manajer secara langsung sehingga mendorong kreativitas dan komitmen anggota organisasi.
7. Peninjauan kembali hasil pelaksanaan.
   Secara periodik, manajer dan anggota organisasi bertemu untuk meninjau kembali pelaksanaan program. Hal ini sebagai umpan balik yang dapat memberikan perbaikan.

Prinsip Management by Objectives

MBO mengikutsertakan on going tracking dan umpan balik di dalam proses pencapaian sasaran. Prinsip dibalik dalam Management by objective adalah kepastian pegawai untuk memiliki pemahaman yang jelas terhadap tujuan organisasi, seperti memahami peranan dan tanggung jawab mencapai tujuan. MBO memiliki 5 prinsip dasar yang di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Prinsip Penurunan Tujuan dan Sasaran Organisasi
   Prinsip meminta kepada top level manajer agar menurunkan tujuan dan sasaran organisasi yang menjadi sasaran (Definitive) dan rencana kerja dari karyawan yang berada di bawahnya.
2. Prinsip Sasaran Spesifik Per-karyawan
   Setiap individu pegawai di dalam organisasi yang diberikan kumpulan sasaran kerja spesifik yang harus mereka raih selama periode kerja tertentu. Sasaran kerja dibuat sejalan berdasarkan dengan sasaran perusahaan pada suatu periode tertentu.
3. Prinsip Pengambilan Keputusan
   Secara partisipatif, sasaran kerja individu pegawai disusun secara bersama-sama oleh individu karyawan dan manajernya.
4. Prinsip Pendefinisian Periode Waktu
   Sasaran kerja disusun untuk periode waktu tertentu.
5. Prinsip Evaluasi Kinerja dan Umpan Balik
   Performansi kinerja ditinjau secara berkala agar mengetahui seberapa dekat pegawai kepada pencapaian tujuan. Penghargaan diberikan kepada yang berhasil meraih sasaran kerja. Penghargaan tersebut diberikan sebagai umpan balik atas keberhasilannya.

Langkah Proses MBO

Untuk melaksanakan prinsip-prinsip MBO berdasarkan prinsip di atas, terdapat 5 langkah proses yang dapat ditempuh untuk mewujudkannya, yakni:

1. Meninjau sasaran organisasi;
2. Merumuskan sasaran kerja individu (SKI);
3. Memantau perkembangan;
4. Evaluasi;
5. Memberikan penghargaan.

Langkah tersebut dapat menjadi siklus yang dilakukan berurutan berkali-kali tanpa henti untuk menunjang pencapaian tujuan atau objektif yang ingin dicapai oleh organisasi.

Kelebihan dan Kekurangan MBO

Kelebihan MBO

Kelebihan MBO MBO tidak hanya bermanfaat bagi organisasi tetapi juga bagi setiap individu yang ada di dalam organisasi. Tosi & Carrol (dalam Julistriarsa & Suprihanto, 1992, hlm. 122) mengemukakan bahwa kelebihan program MBO di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Memungkinkan individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.
2. Mempermudah perencanaan dengan cara mendorong manajer menetapkan sasaran dan target waktu yang pasti.
3. Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan.
4. Membuat setiap individu lebih mengetahui sasaran organisasi.
5. Membuat proses evaluasi menjadi lebih wajar dengan memusatkan perhatian pada suatu pencapaian, dan memungkinkan bawahan mengetahui bagaimana kualitas kerja mereka dalam kaitannya dengan tujuan organisasi.

Kelemahan MBO

Ada dua kelemahan utama dari sistem MBO, yakni:

1. Kelemahan yang ada pada proses MBO. Hal ini mencakup waktu dan tenaga yang banyak dalam proses MBO serta meningkatnya pekerjaan administratif.
2. Kelemahan secara teoritis yang seharusnya tidak ada, tetapi sering di jumpai dalam penerapan MBO, di antaranya: a) Kurangnya komitmen manajemen puncak yaitu organisasi yang menerapkan MBO tetapi pimpinan bersifat otoriter; b) Penyesuaian dan perubahan dalam struktur, wewenang, dan pengawasan organisasi; c) Keterampilan hubungan antara pribadi, antara pimpinan dan anggota organisasi; d) Penyusunan deskripsi tugas cukup sulit dan memerlukan peninjauan kembali sesuai dengan situasi dan kondisi organisasi; e) Penetapan tujuan yang menantang dan realistis menimbulkan kebingungan manajer dan adanya kesulitan mengkoordinasikan tujuan pribadi dan organisasi; f) Konflik antara kreatifitas dan MBO, berbagai kesempatan akan hilang apabila manajer gagal untuk mencoba sesuatu yang baru karena tenaga dan pikirannya terarah pada tujuan MBO.

Referensi

1. Julistriarsa, Djati & John Suprihanto. (1992). Manajemen Umum (Yogyakarta: BPFE).
2. Komaruddin. (1994). Manajemen berdasarkan sasaran. Jakarta: Bumi Aksara.
3. Tampubolon, M.P. (2020). Change management (manajemen perubahan; individu, tim kerja, organisasi). Bogor: Penerbit Mitra Wacana Media.