Organization atau dalam bahasa Indonesia Organisasi merupakan salah satu fungsi manajemen yang menyusun struktur tanggung jawab, pekerjaan, dan berbagai aspek manajemen lainnya dalam suatu wadah. Dalam praktiknya, suatu organisasi akan terdiri atas banyak individu yang memiliki atau terikat secara profesional dalam visi, misi, dan tujuan yang telah ditetapkan.
Hal tersebut tentunya dilakukan untuk mencapai tujuan dengan lebih cepat, tepat, atau secara umum menjadi lebih efektif dan efisien. Pembentukan organisasi ini tentunya telah teruji dan terbukti oleh waktu berhasil untuk mewujudkannya. Oleh karena itu, penting bagi praktisi manajemen, bisnis, maupun kebutuhan pengelolaan dan pengembangan lainnya untuk benar-benar memahami seluk-beluk organisasi. Berikut adalah berbagai pemaparan yang dapat membantu kita memahami, menjalani, hingga membentuk suatu organisasi.
Pengertian Organisasi
Secara etimologi, organisasi berasal dari Bahasa Inggris, yakni Organization yang berarti perhimpunan, perkumpulan, atau persekutuan. Sementara itu, kata Organization sendiri berasal dari istilah Yunani “organon” dan istilah Latin “organum” yang dapat berarti: alat, bagian, anggota atau badan. Dapat dikatakan bahwa dari makna kata, organisasi berarti suatu badan perkumpulan.
Sementara itu, menurut Mooney (dalam Firmansyah & Mahardhika, 2018, hlm. 59) Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama. Artinya, badan atau perkumpulan dari suatu organisasi didirikan untuk mencapai tujuan yang sama. Lebih lanjut Barnard (dalam Firmansyah & Mahardhika, 2018, hlm. 59) mengungkapkan bahwa organisasi merupakan suatu sistem daripada aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
Pernyataan di atas memberikan implikasi bahwa suatu organisi melakukan aktivitas yang sistematis untuk mencapai tujuannya. Seperti yang dungkapkan oleh Terry & Franklin (dalam Krisnandi dkk, 2019, hlm. 126) bahwa pengorganisasian sebagai suatu tindakan yang mengusahakan hubungan tingkah laku yang efektif antar-orang sehingga memungkinkan mereka untuk bekerja sama secara efisien dan mencapai kepuasan pribadi terkait pelaksanaan tugas di situasi lingkungan tertentu demi ketercapaian tujuan.
Dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah suatu badan perhimpunan dari dua orang atau lebih yang bekerja sama secara sistematis untuk mencapai tujuan bersama dengan efektif dan efisien. Selain dari sisi pembentukan suatu badan, organisasi juga dapat diartikan dari sisi sturkturnya. Dalam kacamata tersebut, organisasi juga dapat berarti struktur gambaran secara skematis tentang hubungan-hubungan, kerja sama dari orang-orang yang terdapat dalam rangka usaha mencapai suatu tujuan.
Ciri-Ciri Organisasi
Berdasarkan uraian pengertiannya, suatu organisasi memiliki karakteristik atau ciri-ciri yang menaunginya. Beberapa ciri-ciri organisasi adalah sebagai berikut.
- Adanya sekelompok orang-orang,
- Antar hubungan terjadi dalam suatu kerja sama yang harmonis, dan
- Kerja sama didasarkan atas hak, kewajiban atau tanggung jawab masing-masing orang untuk mencapai tujuan.
Struktur Organisasi
Struktur Organisasi adalah suatu sistem kerja pelaporan dan komunikasi dari berbagai tugas yang saling mengaitkan pekerjaan individual dengan pekerjaan berkelompok (Krisnandi dkk, 2019, hlm. 127). Struktur organisasi menggambarkan alokasi kerja melalui berbagai divisi beserta alur koordinasi hasil kerjanya yang intinya ditujukan bagi pencapaian sasaran organisasi yang bersangkutan.
Misalnya, suatu organisasi memiliki dewan direksi yang menjadi matriks tertinggi yang artinya terdapat pembagian wewenang dalam struktur organisasinya. Selain itu, pembagian spesialisasi juga dapat dilakukan seperti beberapa orang akan diberikan tanggung jawab khusus yang tidak dapat dilakukan orang lain. Sebagian orang mungkin akan bekerja di lapangan, sebagian mungkin bekerja di belakang layar (Back Office).
Faktor Perancangan Struktur Organisasi
Dalam menentukan struktur organisasi tentunya banyak unsur yang saling bekerja sama. Yang paling utama adalah tujuan, misi, dan strategi organisasi (Sadikin dkk, 2020, hlm. 154). Berbagai pembentukan struktur organisasi tentunya sangat bergantung pada tujuan, jenis, dan berbagai faktor lain yang melatarbelakanginya. Dengan kata lain, suatu struktur organisasi akan dipengaruh berbagai faktor dalam perancangannya. Menurut Krisnandi dkk (2019, hlm. 128) Faktor-faktor penentu rancangan struktur organisasi antara lain adalah sebagai berikut.
- Besar kecilnya organisasi
Besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan-satuan kerjanya akan sangat mempengaruhi struktur organisasi. Semakin besar ukuran organisasi, maka struktur organisasi akan semakin kompleks, demikian juga sebaliknya. - Strategi Organisasi
Hasil penelitian terhadap perusahaan di Amerika membuktikan adanya hubungan antara strategi dan struktur. Dalam hal ini, struktur mengikuti strategi. - Teknologi
Teknologi yang dipergunakan dalam berproduksi akan turut membedakan bentuk dari struktur organisasi. Perusahaan berteknologi modern cenderung membutuhkan struktur yang kompleks dibandingkan perusahaan berteknologi tradisional. - Karyawan
Kemampuan dan keterampilan karyawan juga akan mempengaruhi bentuk dari struktur organisasi.
Aspek-Aspek Penyusunan Organisasi
Organisasi akan memeliki aspek penting yang harus diperhatikan dalam penyusunannya. Beberapa aspek tersebut adalah sebagai berikut.
Pembagian Kerja
Pembagian Kerja atau division of labor adalah penguraian tugas kerja yang dipertanggungjawabkan oleh anggota organisasi dan tercermin dari struktur organisasi yang dibuat. Tugas unit akan dipecah menjadi pekerjaan yang lebih kecil ataupun dibagi di antara anggota unit tersebut. Masalah pembagian pekerjaan biasanya mengenai seberapa jauh suatu pekerjaan dispesialisasi, seberapa mampu organisasi dalam membagi pekerjaan, serta seberapa mampu pekerja untuk memenuhi tuntutan kerja yang terspesialisasi.
Departementalisasi
Selanjutnya struktur organisasi juga menunjukkan adanya departementalisasi. Departementalisasi atau sering juga disebut sebagai departementasi adalah kegiatan mengkombinasikan berbagai pekerjaan individu dan mengelompokkannya menjadi satu kelompok pekerjaan yang utuh. Departementalisasi ialah upaya membagi pekerjaan ke dalam bidang-bidang kegiatan dan fungsional tertentu yang nantinya memiliki spesifikasi, sifat dan batasan wewenang, serta sarana dan prasarana tertentu.
Departementalisasi membatasi kekuasaan dan tanggung jawab dari setiap departemen yang dibentuk sehingga mempermudah karyawan dalam menjalankan pekerjaannya sesuai dengan pembagian kerja yang ditetapkan. Departementalisasi juga akan mempermudah koordinasi karena setiap fungsi dan pekerjaan sudah dibagi secara jelas tugas dan ruang lingkupnya.
Koordinasi dan Rentang Kendali
Koordinasi adalah proses mempersatukan setiap bagian organisasi demi efektivitas pencapaian tujuan organisasi. Tanpa koordinasi yang efektif, setiap individu dan departemen tidak akan memiliki pedoman yang utuh mengenai peranannya di dalam organisasi. Tujuan organisasi juga tidak akan tercapai jika setiap individu dan departemen memprioritaskan kepentingannya masing-masing.
Sementara itu rentang kendali adalah jumlah karyawan yang secara langsung melapor ke seorang manajer. Rentang kendali yang sempit menunjukkan bahwa manajer hanya mengendalikan sedikit karyawan. Sebaliknya, rentang kendali yang melebar menunjukkan bahwa manajer mengendalikan banyak karyawan. Terkait ini, organisasi perlu menganalisis efektivitas dari rentang kendali sempit dan lebar.
Sentralisasi dan Desentralisasi
Sentralisasi ialah proses pengkonsentrasian wewenang dan tanggung jawab pada manajemen puncak. Pada organisasi bersistem sentralisasi, manajemen puncak cenderung tidak melibatkan karyawan tingkat rendah dalam pengambilan keputusan.
Sebaliknya, manajemen puncak pada organisasi bersistem desentralisasi cenderung melibatkan karyawan tingkat rendah dalam pengambilan keputusannya atau bahkan secara penuh memberi wewenang bagi karyawan tersebut untuk mengambil keputusan.
Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi Hubungan fungsional dan nonfungsional pada organisasi bisa dilihat dari hubungan kerja yang terbentuk serta hubungan lalu lintas hak, wewenang dan tanggung jawab. Dalam hal ini, hubungan kerja tersebut bisa diamati dari struktur organisasi yang bentuknya akan dijelaskan dalam uraian berikut.
Bentuk-Bentuk Organisasi
Hubungan fungsional dan nonfungsional pada organisasi bisa dilihat dari hubungan kerja yang terbentuk serta hubungan lalu lintas hak, wewenang dan tanggung jawab. Berdasarkan pola hubungan kerja, serta lalu lintas wewenang dan tanggung jawab; maka menurut Firmansyah & Mahardhika (2018, hlm. 63-66) struktur-struktur atau bentuk-bentuk organisasi dapat diklasifikasikan menjadi sebagai berikut.
Organisasi Garis
Organisasi Garis adalah bentuk organisasi yang tertua dan paling sederhana yang penciptanya adalah Henry Fayol dari Prancis. Bentuk organisasi garis sering juga disebut sebagai bentuk organisasi militer, karena digunakan pada zaman dahulu di kalangan militer. Ciri-ciri bentuk Organisasi Garis adalah: organisasi masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling kenal, serta spesialisasi kerja masih belum begitu tinggi.
Kelebihan dari Organisasi Garis meliputi:
- Kesatuan komando terjamin dengan baik, karena pimpinan berada di atas satu tangan;
- Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat karena jumlah orang yang diajak berkonsultasi masih sedikit atau tidak ada sama sekali; dan
- Rasa solidaritas di antara karyawan umumnya tinggi karena saling mengenal.
Sementara itu, kekurangannya dari bentuk organisasi garis adalah sebagai berikut:
- Seluruh organisasi terlalu bergantung kepada satu orang sehingga kalau seorang itu tidak mampu, seluruh organisasi akan terancam kehancuran;
- Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis, dan
- Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.
Organisasi Fungsional
Organisasi fungsional, bermula diciptakan oleh F.W. Taylor, di mana segelintir pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas, sebab setiap atasan berwenang memberi komando kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.
Kelebihan dari bentuk organisasi fungsional adalah:
- Pembidangan tugas-tugas jelas;
- Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin;
- Digunakan tenaga-tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsi-fungsinya.
Sementara itu, kekurangan dari organisasi fungsional adalah:
- Karena adanya spesialisasi, sukar mengadakan tour of duty;
- Para karyawan telah mementingkan bidangnya;
- sehingga sukar dilaksanakan koordinasi.
Organisasi Garis dan Staf
Pada umumnya dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang-bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit, serta jumlah karyawannya banyak. Penciptanya Harrington Emerson. Pada bentuk Organisasi Garis dan Staf, terdapat satu atau lebih tenaga staf. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu yang tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidangnya kepada pejabat pemimpin di dalam organisasi tersebut.
Kelebihan dari bentuk organisasi garis dan staf adalah:
- Dapat digunakan oleh setiap organisasi besar, apapun tujuannya, betapapun luas tugasnya dan betapapun kompleks susunan organisasinya;
- Pengambilan keputusan yang sehat lebih mudah dapat diambil, karena adanya staf ahli;
- Perwujudan the right man the right place lebih mudah dilaksanakan.
Sementara kelemahannya adalah:
- Karena karyawan tidak lagi saling mengenal, solidaritas sukar diharapkan;
- Karena rumit dan kompleksnya susunan organisasi koordinasi kadang-kadang sukar diterapkan.
Organisasi Staf dan Fungsional
Bentuk organisasi staf dan fungsional, merupakan kombinasi dan bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staf. Kebaikan dan keburukan dari bentuk organisasi ini adalah kebaikan dan keburukan dari bentuk organisasi yang dikombinasikan.
Organisasi Proyek
Struktur organisasi proyek disusun berdasarkan tim-tim khusus yang biasanya beranggotakan para spesialis yang diperuntukkan bagi upaya penyelesaian dan pencapaian berbagai tujuan yang khusus. Dalam operasionalisasinya, pimpinan puncak mempunyai wewenang lini dalam menjelaskan kepemimpinannya bagi penyelesaian proyek tertentu. Tim akan dibubarkan saat proyek telah diselesaikan.
Organisasi Proyek dan Matriks
Susunan organisasi ini dicirikan oleh dua klasifikasi. Klasifikasi pertama berlaku di lini pertama dan kedua dengan pelimpahan wewenang dan tanggung jawab beralur vertikal secara fungsional dan divisional. Adapun klasifikasi kedua, berlaku di lini staf di bawahnya dengan alur wewenang dan tanggung jawab yang vertikal dan horizontal. Artinya, para staf tersebut mempunyai dua atasan, sehingga berada di bawah dua wewenang.
Kelebihan struktur organisasi matriks antara lain sebagai berikut:
- Memberi fleksibilitas bagi organisasi, membantu pengembangan kreativitas, dan menggandakan beragam sumber;
- Menstimulasi kerja sama antardisiplin dan memudahkan pelaksanaan beragam kegiatan perusahaan yang berorientasi proyek;
- Mengembangkan dan melatih keterampilan karyawan dan kemampuan penyusunan strategi oleh manajer.
Adapun kekurangannya antara lain sebagai berikut:
- Pertanggungjawaban ganda bisa membingungkan dan menciptakan kebijakan yang kontradiktif;
- Sangat membutuhkan koordinasi secara vertikal dan horizontal;
- Mendorong timbulnya pertentangan kekuasaan yang bisa mengarah ke konflik antarbagian.
Prinsip-Prinsip Organisasi
Berkaitan dengan pembentukan atau penyusunan suatu organisasi, maka perlu diperhatikan beberapa prinsip-prinsip atau asas organisasi yang di antaranya adalah adalah sebagai berikut.
- Perumusan Tujuan yang Jelas.
Tujuan dan arah merupakan hal yang sangat penting dalam pembentukan suatu organisasi. Karena dari tujuan ini akan terlihat hasil yang akan dicapai baik itu secara fisik maupun nonfisik. - Pembagian kerja.
Dalam pembentukan suatu organisasi harus terlihat dengan jelas akan pembagian kerja dari masing-masing unit (sub) organisasi, hal ini supaya tidak terjadinya tumpang tindih aktivitas dan dapat menghambat tercapainya suatu tujuan. - Delegasi kekuasaan.
Dengan adanya pembagian kerja tersebut yang jelas maka akan terlihat pula garis komando dan delegasi kekuasaan (wewenang) dari masing-masing unit kerja. - Rentang kekuasaan.
Rentang kekuasaan merupakan penjabaran dari pendelegasian suatu kekuasaan. Parameter dan tolok ukur pun harus menjadi bagian dari rentang kekuasaan, sehingga tidak timbul diktatoris kekuasaan atau kesewenangan kekuasaan tersebut. - Tingkat pengawasan.
Penggambaran tingkat pengawasan yang timbul antar atasan dengan sub (unit) bawahannya harus lah terlihat dalam struktur organisasi tersebut. Sehingga batasan apa yang menjadi hak dan kewajiban baik itu atasan maupun bawahan akan tercipta. - Kesatuan perintah dan tanggung jawab.
Dengan tergambarnya struktur organisasi yang jelas maka kesatuan perintah atau komando akan terlihat pula. Begitu juga dengan tanggung jawab dari orang yang memberikan perintah akan nampak. - Koordinasi.
Ini pun harus terlihat dengan jelas dalam penyusunan suatu organisasi. Koordinasi dari masing-masing divisi atau unit kerja akan tercipta. Dengan demikian tujuan suatu organisasi ini akan semakin cepat tercapai (Firmansyah & Mahardhika, 2018, hlm. 67).
Tujuan organisasi
Tujuan organisasi adalah segala sesuatu yang ingin dicapai oleh suatu organisasi dengan mengoptimalisasikan seluruh sumber daya dan kemampuan yang dimilikinya (Krisnandi dkk, 2019, hlm. 116). Fungsi dari tujuan organisasi adalah landasan operasionalisasi dari setiap kegiatan organisasi serta tolok ukur bagi penilaian kesuksesan organisasi. Adapun penetapan tujuan itu sendiri memiliki manfaat sebagai berikut.
- Membantu memperlihatkan eksistensi organisasi di mata konsumen, pemerintah dan stakeholders lainnya.
- Membantu pengoordinasian dan penyusunan keputusan.
- Membantu penilaian kesuksesan organisasi.
- Memisahkan proses perumusan dan pengimplementasian strategi organisasi.
- Mendorong pelaksana untuk berupaya demi tercapainya tujuan.
Faktor-faktor yang mempengaruhi perumusan organisasi meliputi:
- Tujuan sebelumnya
Tingkat keberhasilan dari tujuan sebelumnya dapat dipertimbangkan dalam menentukan tujuan organisasi di masa mendatang. - Sumber ekonomi
Semakin besar sumber ekonomi suatu organisasi, maka akan semakin bebas organisasi tersebut dalam menentukan tujuannya jika dibandingkan dengan organisasi kecil yang cenderung bergantung pada lingkungan luar. - Sistem penilaian eksekutif puncak
Salah satu kesulitan dalam penentuan arah organisasi adalah pemahaman dampak perubahan strategi bisnis terhadap nilai-nilai dasar manajemen puncak, dan pemahaman hubungan baru dengan berbagai pihak yang berkepentingan. - Kekuatan lingkungan
Lingkungan yang dimaksud antara lain stockholders, organisasi karyawan, pemasok, pesaing, pemerintah, dan sebagainya.
Jenis-Jenis Tujuan Organisasi
Sementara itu, jenis-jenis dari tujuan organisasi dapat meliputi:
- Profitabilitas,
atau kemampuan semua organisasi untuk beroperasi dalam jangka panjang bergantung pada perencanaan tingkat laba yang layak. - Produktivitas,
tujuannya berarti ingin terus menerus berusaha meningkatkan produktivitas sistem yang pada akhirnya berdampak pula pada profitabilitas. - Posisi Bersaing,
suatu tujuan yang menyangkut posisi bersaing mungkin menunjukkan prioritas jangka panjang organisasi. Misalnya, organisasi menetapkan tujuan dua tahun yang akan datang menempati posisi ketiga dalam pasar sejenis. - Pengembangan Karyawan,
produktivitas sangatlah terkait dengan loyalitas karyawan dan dengan perhatian manajemen terhadap kesejahteraan karyawan. - Kepemimpinan Teknologi,
organisasi harus memutuskan apakah akan memimpin atau mengikuti pasar. Jika organisasi ingin memimpin pasar, maka organisasi harus melakukan perubahan dan inovasi produk dan ini memerlukan dukungan teknologi. - Tanggung Jawab Sosial,
dalam hal ini, organisasi menyadari tanggung jawabnya terhadap publik dan konsumennya.
Referensi
- Firmansyah, Anang dan Mahardhika, Budi W. (2018). Pengantar manajemen. Yogyakarta: Penerbit Deepublish.
- Krisnandi H., Efendi S., Sugiono E. (2019). Pengantar manajemen. Jakarta: LPU-UNAS.
- Sadikin, A., Misra, I., Hudin, M.S. (2020). Pengantar manajemen dan bisnis. Yogyakarta: K-Media.