Perencanaan/Planning dalam Manajemen (Pengertian – Proses)

Perencanaan atau planning merupakan salah satu fungsi/sarana manajemen yang krusial, karena berkaitan dengan tahapan awal untuk menentukan keberhasilan pengelolaan bisnis maupun tujuan lainnya dari suatu organisasi atau perusahaan. Fungsi perencanaan atau planning function berurusan dengan penetapan sasaran dan tujuan yang akan menentukan pilihan, keputusan, dan pengkajian berbagai tindakan yang akan dilakukan pada suatu penyelenggaraan manajemen.

Please bare in mind, bahwa meskipun planning merupakan tahap awal yang penting, pelaksanaannya tidak jarang akan berbenturan dengan berbagai masalah dan ketidakpraktisan. Hal ini karena perencanaan merupakan bagian dari harapan yang akan berbenturan langsung dengan kenyataan yang tidak sesuai, sehingga menjadi masalah yang harus dipecahkan. Dengan demikian problem solving atau pemecahan masalah menjadi komponen intinya, bukan pelaksanaannya.

Sementara itu, ketidakpraktisan merujuk pada rencana-rencana yang ternyata tidak masuk akal untuk dilakukan karena berbenturan dengan berbagai aspek lain yang belum siap, sehingga evaluasi menjadi komponen penting lainnya dalam eksekusi suatu perencanaan. Lagi-lagi, harus ditekankan bahwa perencanaan disiapkan untuk membantu komponen penuntas rintangan, yakni pemecahan masalah dan evaluasi, bukan menyangkut pelaksanaan.

Menetapkan perencanaan sebagai kaidah pelaksanaan saja hanya akan memberikan kekakuan struktural pada suatu organisasi. Jangan lupa bahwa sumber daya terkuat dari organisasi adalah sumber daya manusia yang merupakan seorang insan, bukan robot. Mungkin ini pula yang membuat SDM sering berasumsi bahwa visi, misi, perencaan, serta strategi lainnya adalah bualan semata yang tidak aplikatif dan memiliki dampak signifikan di lapangan.

Namun demikian fungsi perencanaan tetaplah merupakan sarana penting yang tidak boleh dilewatkan dan harus tetap dilaksanakan dalam suatu proses manajemen. Jika dilaksanakan dengan tepat, maka fungsi ini akan meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan daya kembang dari suatu organisasi. Berikut adalah berbagai uraian literatur mengenai fungsi perencanaan atau planning dalam manajemen.

Pengertian Perencanaan/Planning

Planning atau perencanaan merupakan kegiatan untuk menentukan apa saja yang akan dilakukan terlebih dahulu, sebelum kita melaksanakannya kemudian. Seperti yang diungkapkan oleh Newman (dalam Firmansyah & Mahardhika, 2018, hlm. 35) bahwa planning is deciding in advance what is to be done yang berarti perencanaan adalah menentukan terlebih dahulu apa yang akan dilakukan.

Tentunya definisi sederhana tersebut mengundang banyak pertanyaan seperti apa saja yang dilakukan? untuk apa penentuan lebih awal tersebut? dan apa saja yang menjadi faktor pertimbangan penentuannya? Menurut Allen (dalam Firmansyah & Mahardhika, 2018, hlm. 35) planning is the determination of a course of action to achieve a desired result. Artinya, perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Perencanaan yang dilakukan haruslah mengikuti tujuan dan hasil yang diinginkan oleh suatu organisasi atau pihak yang merencanakan. Serangkaian tindakan yang direncanakan juga haruslah berdasarkan tujuan tersebut. Perencanaan dapat diartikan sebagai pemilihan tujuan dan menentukan cara bagaimana mencapai tujuan tersebut (Krisnandi dkk, 2019, hlm. 97).

Sementara itu, menurut Firmansyah & Mahardhika (2018, hlm. 35) Planning atau Perencanaan adalah cara berpikir mengenai persoalan-persoalan sosial dan ekonomi, terutama yang beriorientasi pada masa depan dan berkembang dengan hubungan antara tujuan dan keputusan-keputusan kolektif serta mengusahakan kebijakan dan program. Dapat dikatakan bahwa perencanaan menyangkut keseluruhan strategi, tindakan, dalam konteks lingkungan organisasi dan tujuannya.

Menurut Amirullah & Hanafi (dalam Sadikin dkk, 2020, hlm. 22) perencanaan diartikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan sasaran, menentukan pilihan-pilihan tindakan yang akan dilakukan dan mengkaji cara-cara terbaik untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Selanjutnya, Sadikin dkk (2020, hlm. 22) menyimpulkan bahwa perencanaan adalah tindakan integratif yang mencoba untuk memaksimumkan efektivitas ide dan gagasan secara komprehensif dari suatu organisasi sehingga tujuan dapat dicapai dengan optimal.

Simpulan

Dari berbagai uraian pengertian perencanaan menurut para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa planning atau perencanaan adalah penentuan serangkaian ide, gagasan, dan tindakan komprehensif yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang diinginkan, termasuk penentuan tujuan itu sendiri agar diketahui apa asa kebijakan hingga program yang harus dilakukan untuk memenuhi berbagai kebutuhan pencapaian tujuan dengan efektif dan efisien.

Aspek-Aspek Perencanaan

Perencanaan juga dapat memiliki kandungan arti yang berbeda berdasarkan konteksnya. Griffin (dalam Sadikin dkk, 2020, hlm. 22) merangkum beberapa pengertian kontekstual dari pengertian perencanaan atau planning tersebut menjadi sebagai berikut.

1. Proses.
   Yaitu suatu konsep dasar yang menjelaskan bahwa kegiatan yang dilakukan akan berjalan sesuai dengan tahap-tahap yang ditentukan. Dalam hal ini kegiatan dalam perencanaan dilakukan menurut proses yang berlaku.
2. Penetapan tujuan dan sasaran.
   Yaitu kegiatan merencanakan ke arah mana organisasi dapat menetapkan tujuannya secara khusus ataupun umum, tujuan jangka panjang maupun tujuan jangka pendek.
3. Pemilihan tindakan.
   Yaitu organisasi harus mengoptimalkan pada beberapa tindakan yang efektif ketimbang harus menggunakan semua tindakan yang kadang kala tidak efektif.
4. Mengkaji cara terbaik.
   Walaupun pilihan tindakan sudah dianggap baik namun bisa saja tetap tidak efektif kalau dilakukan dengan cara kurang baik. Sebaliknya, sesuatu yang baik apabila dilakukan dengan cara yang baik pula maka akan menghasilkan sesuatu yang efektif.
5. Tujuan.
   Hal ini menyangkut hasil akhir atau sasaran khusus yang diinginkan oleh organisasi. Keinginan itu bisa dinyatakan dalam suatu standar-standar yang berlaku baik kualitatif maupun kuantitatif.

Dengan demikian, menurut Sadikin dkk (2020, hlm. 22) suatu perencanaan haruslah memiliki tiga aspek utama, yaitu:

1. menyangkut masa yang akan datang,
2. harus menyangkut tindakan, dan
3. memiliki serangkaian tindakan di masa yang akan datang diambil oleh perencana.

Unsur-Unsur Perencanaan

Pada dasarnya perencanaan adalah kebutuhan untuk memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa (what) siapa (Who) kapan (When) di mana (Where) mengapa (why) dan bagaimana (How). Dalam kaitannya dengan planning atau perencanaan, berbagai pertanyaan tersebut disebut sebagai unsur-unsur perencanaan. Berikut adalah penjelasan dari masing-masing unsur perencanaan.

1. What : tindakan apa yang harus dikerjakan? Dalam hal ini haruslah dijelaskan dan diperinci aktivitas yang diperlukan, faktor-faktor yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan tersebut agar tujuan yang dimaksud dapat tercapai.
2. Why : apa sebabnya tindakan itu dikerjakan? Di sini perlu diperlukan penjelasan dan ketegasan mengapa kegiatan itu harus dikerjakan dan mengapa tujuan itu harus dicapai.
3. Where : di mana tindakan itu harus dilaksanakan? Dalam planning harus memuat di mana lokasi kegiatan tersebut akan diselesaikan. Hal ini diperlukan untuk menyediakan sarana dan fasilitas untuk mengerjakan kegiatan tersebut.
4. When : kapan tindakan itu harus dilaksanakan? Hal ini diperlukan adanya jadwal waktu dan kapan dimulainya kegiatan hingga berakhirnya kegiatan tersebut.
5. Who : siapa yang harus melakukan tindakan itu? Dalam planning harus memuat tentang para pekerja yang mengerjakan kegiatan tersebut. Di samping itu juga diperlukan kejelasan wewenang dan tanggung jawab para pekerja.
6. How : bagaimana cara melaksanakan tindakan itu? Dalam planning harus dijelaskan teknik, metode, dan sistem mengerjakan pekerjaan yang dimaksud (Sadikin dkk, 2020, hlm. 26).

Pentingnya Perencanaan

Agar bisa mencapai tujuan yang dikehendaki, organisasi perlu meningkatkan kualitas penerapan fungsi manajemennya. Sebagai salah satu fungsi manajemen, perencanaan berperan penting karena akan menjadi fondasi bagi pelaksanaan fungsi manajemen lainnya untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen lainnya hanya akan menjalankan kegiatan yang sudah ditetapkan dalam fungsi perencanaan itu sendiri.

Banyak faktor yang mempengaruhi pentingya pembuatan suatu perencanaan antara lain: perubahan ekonomi, kemajuan teknologi, perubahan iklim, perubahan selera konsumen, gejolak politik, dan sistem keamanan yang tidak terjamin memberikan banyak tantangan yang harus dihadapi walaupun penuh dengan resiko (Drucker dalam Sadikin & Misra, 2020, hlm. 23).

Selain untuk lebih memantapkan arah bagi organisasi dalam mencapai tujuannya, perencanaan juga memiliki peranan penting lainnya, seperti:

1. Untuk mengkoordinasikan usaha-usaha.
   Di dalam suatu organisasi pekerjaan-pekerjaan dilakukan individu dan kelompok memiliki tujuan dan kepentingan yang berbeda-beda. Maka perlu dilakukan koordinasi, agar tujuan dan kepentingan itu tidak keluar dari tujuan organisasi.
2. Untuk mengatasi perubahan.
   Dengan adanya perencanaan yang matang maka perubahan-perubahan potensial yang akan terjadi akan dapat diantisipasi secepat mungkin.
3. Untuk pengembangan manajer.
   Manajer harus bertindak proaktif dan membuat hal-hal terjadi dan bukan sebaliknya. Bertindak reaktif dan membiarkan hal-hal terjadi. Tindakan perencanaan akan mempertajam kemampuan manajer untuk berpikir ketika mereka mempertimbangkan gagasan-gagasan abstrak dan kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi.
4. Untuk pengembangan standar kinerja.
   Keberhasilan yang dicapai pada masa lalu akan menjadi standar kinerja untuk masa yang akan datang. Tanpa perencanaan, standar performa mungkin menjadi tidak rasional dan subjektif (Drucker dalam Sadikin & Misra, 2020, hlm. 24).

Manfaat Perencanaan

Manfaat Perencanaan Kegunaan atau manfaat dibuatnya perencanaan, antara lain dapat disebutkan sebagai berikut.

1. Menciptakan arah (fokus) dan tujuan perusahaan.
2. Menjadi pedoman ataupun standar bagi upaya pengurangan ketidakpastian.
3. Perencanaan menimbulkan aktivitas-aktivitas yang teratur.
4. Menjadi alat pengawasan (Krisnandi dkk, 2019, hlm. 106).
5. Merangsang prestasi.

Kelemahan Perencanaan

Namun demikian, perencanaan mempunyai kelemahan atau keterbatasan, yaitu sebagai berikut.

1. Perencanaan biasanya memerlukan biaya yang besar.
2. Perencanaan terkadang menghambat kreativitas.
3. Perencanaan membutuhkan waktu yang lama d. Perencanaan terkadang mempunyai nilai praktis yang terbatas (Krisnandi dkk, 2019, hlm. 106).

Pendekatan Perencanaan

Pendekatan Perencanaan adalah sudut pandang yang kita gunakan dalam proses penetapan tujuan dan unsur perencanaan lainnya agar perencanaan tersebut dapat dicapai secara efektif dan efisien. Adapun beberapa macam pendekatan perencanaan adalah sebagai berikut.

1. Bottom up approach.
   Pendekatan ini dilakukan dengan cara menyerap data dan informasi dari struktur paling bawah organisasi kemudian dirumuskan oleh pimpinan menjadi sebuah rencana utuh. Pendekatan ini menaruh perhatian khusus kepada para anggota organisasi yang lebih banyak mengetahui kondisi kerja di lapangan.
2. Top down approach.
   Pada perencanaan top-down, top manager akan menentukan tujuan secara luas dan mendelegasikan manajer tingkat bawah untuk menyusun rencana dengan batasan tersebut. Pendekatan Ini adalah kebalikan dari Bottom up approach, yaitu pimpinan organisasi yang terlebih dulu merumuskan rencana kemudian dipaparkan kepada anggota di bawah kepemimpinannya.
3. Interactive approach.
   Kondisi interactive approach ini adalah penyusunan rencana yang dilakukan secara bersamaan oleh pimpinan dan anggota organisasi. Mereka duduk bersama dalam satu forum untuk membahas secara rinci rumusan rencana yang akan ditetapkan. Namun pada organisasi besar, pendekatan ini dilakukan dengan cara menetapkan perwakilan dari anggota yang representatif untuk merumuskan rencana bersama pimpinan.
4. Dual–level approach.
   Maksud dari pendekatan ini adalah pimpinan dan anggota menyusun rumusan rencana mereka masing-masing kemudian disatukan menjadi rencana utuh. Pimpinan akan menyusun rencananya sendiri, begitu juga dengan anggota. Mereka akan bertemu pada satu forum untuk menyatukan rumusan perencanaan. Pendekatan ini cenderung berisiko benturan pemikiran antara pimpinan dan anggota.
5. Perencanaan inside–out dan perencanaan outside–in.
   Perencanaan inside-out ialah perencanaan yang berfokus ke hal yang sudah dilakukan, tetapi dengan terus berupaya untuk melakukan hal terbaik. Tujuannya ialah meningkatkan efektivitas organisasi dan mengoptimalisasikan pemanfaatan sumber daya. Di lain sisi, perencanaan outside-in berupaya menganalisis lingkungan eksternal dan menyusun rencana pengeksplorasian peluang dan minimalisasi masalah.
6. Perencanaan Situasional/Contingency.
   Perencanaan contingency mencakup perencanaan alternatif yang menimbulkan pengimplementasian yang pada saat perencanaan awal menjadi tidak sesuai karena adanya perubahan kondisi. Fokus utamanya ialah menentukan sedini mungkin berbagai perubahan yang mungkin terjadi di peristiwa mendatang yang bisa berdampak bagi pelaksanaan perencanaan. Pendekatan ini berupaya untuk senantiasa melakukan penyesuaian terhadap perubahan lingkungan internal dan eksternal. Dalam hal ini, perencanaan yang efektif ialah perencanaan yang sesuai dengan situasi yang dihadapi organisasi (Krisnandi dkk, 2019, hlm. 103; Sadikin dkk, 2020, hlm. 103).

Proses Penyusunan Perencanaan

Sebagai salah satu tahapan dalam serangkaian proses, perencanaan merupakan suatu cara sistematis yang disusun untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Perencanaan mengandung berbagai kegiatan yang saling terkait untuk mencapai suatu tujuan. Dengan demikian, perencanaan juga harus disusun berdasarkan keterkaitan dan tujuan tersebut. Proses penyusunan perencanaan dapat dilakukan dengan langkah-langkah di bawah ini.

1. Merumuskan Misi dan Tujuan.
   Misi organisasi yang terdefinisikan secara jelas akan membantu manajer dalam menetapkan dan menjalankan strategi untuk mencapati tujuan organisasi. Pernyataan misi hendaknya mampu mengidentifikasi bidang yang digeluti oleh suatu organisasi, termasuk pelanggan yang dilayaninya, produk yang ditawarkan, pelayanan yang disediakan, dan lokasi tempat organisasi tersebut beroperasi. Hendaknya misi juga mencantumkan filosofi mendasar yang dapat mengarahkan kerja karyawan. Penetapan tujuan seringkali disulitkan oleh banyaknya alternatif tujuan yang sama-sama menguntungkan. Oleh sebab itu, perlu dipertimbangkan berbagai hal, seperti sumber daya manusia yang ada serta kapasitas dan kemampuan dari sumber daya ekonominya.
2. Memahami Kondisi Saat ini
   Tujuan ditetapkan untuk mengantisipasi situasi mendatang dengan berbagai standar yang dikehendaki. Agar bisa memahami situasi mendatang, keadaan saat ini perlu diperjelas, serta perlu diadakan penelitian dan pengumpulan berbagai data relevan, untuk kemudian dikaji secara mendalam terkait relevansi fungsi organisasi dan tujuan, sehingga bisa diproyeksikan prospeknya di masa mendatang.
3. Mempertimbangkan Faktor Pendukung dan Penghambat Tercapainya Tujuan.
   Berbagai faktor pendukung dan penghambat dari usaha pencapaian tujuan perlu diinventarisasi sedini mungkin agar berbagai persiapan pengantisipasian bisa dilakukan. Di satu sisi, perusahaan bisa dimudahkan oleh berbagai faktor pendukung dan mengoptimalisasi berbagai peluang yang ada. Di sisi lainnya, perusahaan perlu mengantisipasi berbagai tantangan dan hambatan yang mungkin timbul serta menyiapkan berbagai cara penyelesaiannya.
4. Menyusun Rencana Pencapaian.
   Tujuan Tujuan bisa dicapai dengan cara: 1) Mengembangkan alternatif kebijakan ataupun tindakan; 2) Menilai dan mengkomparasikan keuntungan dan kerugian dari setiap alternatif kegiatan ataupun kebijakan; dan 3) Memilih dan menetapkan alternatif yang dinilai paling tepat.

Referensi

1. Firmansyah, Anang dan Mahardhika, Budi W. (2018). Pengantar manajemen. Yogyakarta: Penerbit Deepublish.
2. Krisnandi H., Efendi S., Sugiono E. (2019). Pengantar manajemen. Jakarta: LPU-UNAS.
3. Sadikin, A., Misra, I., Hudin, M.S. (2020). Pengantar manajemen dan bisnis. Yogyakarta: K-Media.