Program: Pengertian, Tujuan, Strategi, Perencanaan & Penyusunan

Pengertian Program

Program adalah produk dari perencanaan yang berisi kegiatan atau rangkaian kegiatan berdasarkan perencanaan yang bersumber dari data yang valid dan memadai untuk menghasilkan capaian dan rencana yang telah disusun. Capaian dan rencana yang dimaksud tentunya memiliki suatu tujuan tertentu yang telah ditetapkan berdasarkan kebutuhan program (Purwanto, 2020, hlm. 116). Perihal capaian program sendiri haruslah diatur berdasarkan fokus, tujuan, dan ruang lingkup yang akan menjadi bagian yang berguna dari rencana implementasi yang sedang dikembangkan.

Sementara itu menurut Royse, Thyer & Padgett (dalam Purwanto, 2020, hlm. 116) program adalah kumpulan kegiatan terorganisir yang dirancang untuk mencapai tujuan tertentu. Kegiatan yang terorganisir artinya serangkaian tindakan terencana yang dirancang untuk menyelesaikan beberapa masalah.

Oleh sebab itu, jika tidak ada masalah, maka tidak perlu melaksanakan intervensi terprogram. Dengan demikian, program juga dapat diartikan sebagai intervensi atau layanan yang diharapkan memiliki dampak pada peserta program.

Dengan demikian, disimpulkan bahwa program adalah kumpulan keigatan atau aktivitas yang teroganisir dan terencana yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan tertentu berdasarkan capaian dan rencana yang telah disusun sebelumnya.

Tujuan Program

Secara umum program bertujuan agar dapat melayani peserta program dan meningkatkan hubungan peserta program menjadi lebih baik (Austin & Pinkleton dalam Purwanto, 2020, hlm. 117). Selain itu, program juga akan memilik tujuan berdasarkan dari kegunaan atau kebutuhan program itu sendiri. Tujuan program ini haruslah dirumuskan berdasarkan alasan dan kebutuhan mengapa program itu akan disusun dan dilaksanakan.

Contohnya, pada program pendidikan, maka beberapa tujuan dari program dapat meliputi:

1. Meningkatkan prestasi siswa dan kualitas guru di sekolah;
2. Meningkatkan persiapan guru dan kegiatan pengembangan profesional untuk guru;
3. Mempersiapkan guru yang efektif dengan cara merekrut individu yang berkualifikasi tinggi ke dalam tenaga pengajar;
4. Melatih para pemimpin sekolah;
5. Membantu menciptakan jalur yang efektif dalam pengajaran.

Karakteristik Program

Menurut Royse, Thyer & Padgett (dalam Purwanto, 2020, hlm. 119) program yang baik akan memiliki beberapa ciri atau karakteristik sebagai berikut.

1. Programs Tend to Require Staffing (Program Cenderung Membutuhkan Staf).
   Diperlukan personel, staf, atau panitia khusus yang akan menjalankan program. Staf mungkin mengalokasikan waktu di antara beberapa program atau didedikasikan hanya untuk satu program.
2. Programs Usually have Their Own Budgets (Program Biasanya memiliki Anggaran Sendiri).
   Staf program membutuhkan sumber daya keuangan, walaupun terkadang dapat diidentifikasi dengan anggaran staf sendiri. Beberapa program yang baik memiliki anggaran minimal, karena sangat bergantung pada sukarelawan. Pendanaan yang stabil sangat penting untuk keberhasilan sebagian besar program. Semangat dan kinerja karyawan dapat turun ketika tidak dibayar secara teratur. Program dimulai dengan “uang lunak” (hibah atau dana tidak berulang). Hal ini menyebabkan lembaga sering mengalami tingkat pergantian staf yang tinggi sampai program mengamankan kesinambungan pendanaannya.
3. Programs have Their Own Identity (Program memiliki Identitas Sendiri).
   Singkatnya, program terlihat atau dikenali oleh publik. Di beberapa komunitas, suatu program dapat dikenali oleh lokasi di mana program dilaksanakan selama beberapa tahun atau dengan slogan, tanda, kop surat, juru bicara, atau pengumuman layanan masyarakat yang unik.

Perencanaan dan Penyusunan Program

Menurut Lunenburg & Ornstein (dalam Purwanto, 2020, hlm. 122) di dalam perencanaan program, perubahan prospektif harus direncanakan dengan baik sebelumnya. Hal tersebut karena perubahan yang tidak prospektif hanya akan menyebabkan kekhawatiran peserta program pada berbagai ketakutan akan hal yang tidak diketahui.

Perubahan yang diusulkan mungkin memerlukan tingkat kinerja baru. Oleh karena itu, tingkat kinerja perlu dipertimbangkan dengan cermat oleh administrator atau manajer ketika merencanakan sebuah program. Jika tingkat capaian yang ditetapkan terlalu rendah, ia dapat memengaruhi kinerja secara negatif dalam sebuah program. Sebaliknya, tingkat capaian yang ditetapkan terlalu tinggi, program dapat menyebabkan perasaan frustrasi sehingga kinerjanya menjadi rendah. Dengan demikian dibutuhkan penetapan capaian yang pas agar program memberikan kinerja yang baik.

Strategi Perencanaan dan Penyusunan Program

Menurut Hill & McShane (dalam Purwanto, 2020, hlm. 124) terdapat enam langkah strategi dalam perencanaan dan penyusunan program, yang di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Mengatur Konteks: Misi, Visi, Nilai, dan Tujuan

Misi, visi, nilai-nilai, dan tujuan organisasi adalah titik awal perencanaan dan penyusunan program yang strategis. Manajer mengatur konteks untuk proses dan rencana operasi serta unit yang tertanam dalam perencanaan dan program.

1. Mission (misi) organisasi menggambarkan tujuannya.
2. Vision (visi) organisasi mengartikulasikan keadaan masa depan yang diinginkan. Visi sering kali digambarkan dalam istilah yang berani, menggugah, dan ringkas, serta memuat apa yang ingin dicapai oleh manajemen organisasi.
3. Values (nilai-nilai) organisasi menyatakan prioritas filosofis di mana manajer berkomitmen. Nilai-nilai menguraikan bagaimana manajer dan karyawan harus melakukan sendiri, bagaimana mereka harus melakukannya, dan organisasi seperti apa yang harus mereka bangun untuk membantu pencapaian misi dan visinya.

Setelah misi, visi, dan nilai-nilai utama organisasi telah dinyatakan, langkah terakhir dalam menetapkan konteks untuk perencanaan dan penyusunan program yang strategis adalah untuk menetapkan tujuan di seluruh organisasi. Goals (tujuan) adalah kondisi masa depan yang diinginkan yang berusaha direalisasikan oleh organisasi. Dalam konteks ini tujuan berguna untuk menentukan dengan tepat apa yang harus dilakukan agar organisasi dapat mencapai misinya.

2. Analisis Internal dan Eksternal

Setelah menetapkan konteks untuk perencanaan strategis dengan mendefinisikan misi, visi, tujuan, dan tujuan utama organisasi, langkah selanjutnya dalam proses perencanaan dan penyusunan program yang strategis adalah menganalisis lingkungan organisasi atau lembaga.

Dua lingkungan berbeda yang dapat diamati, yakni lingkungan eksternal di mana organisasi beroperasi dan lingkungan internal dari organisasi itu sendiri. Manajer harus menganalisis lingkungan eksternal organisasi termasuk lingkungan tugas atau industri di mana ia bersaing serta lingkungan umum untuk peluang dan ancaman.

Setelah menganalisis lingkungan eksternal untuk peluang dan ancaman, manajer harus melihat ke dalam organisasi dan mengidentifikasi kekuatan serta kelemahannya. Kekuatan adalah kegiatan yang baik dalam organisasi dan merupakan sumber potensi keunggulan kompetitif. Kelemahan adalah kegiatan yang tidak dapat dilakukan oleh organisasi yang mungkin menjadi sumber kerugian kompetitif.

3. Analisis SWOT: Merumuskan Strategi

Begitu manajer atau administrator telah mengidentifikasi SWOT (kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman) yang menghadang organisasi, analisis SWOT tersebut digunakan untuk membuat daftar dan kemudian memulai proses pemilihan strategi program.

Tujuan pada tahap ini adalah untuk merumuskan strategi program di tingkat organisasi dan operasi yang membangun kekuatan organisasi, memperbaiki kelemahan, menggunakan kekuatan untuk mengeksploitasi peluang di lingkungan, dan memblokir ancaman. Oleh karena itu, organisasi dapat menjalankan misinya, mewujudkan visinya, memenuhi tujuan utamanya, serta melakukannya dengan cara yang konsisten dengan nilai-nilainya.

Strategi program yang diidentifikasi melalui analisis SWOT harus selaras satu sama lain. Strategi operasi harus konsisten dengan strategi tingkat organisasi. Manajer harus mengidentifikasi serangkaian strategi organisasi dan operasi yang saling mendukung serta memungkinkan organisasi untuk mencapai tujuannya.

4. Merencanakan Aksi

Perencanaan aksi atau tindakan akan menentukan langkah awal bagaimana strategi tingkat organisasi dan kinerja akan diberlakukan. Rencana tindakan harus mencakup sub-tujuan, tanggung jawab, batas waktu, dan anggaran keuangan.

Rencana aksi dapat mengubah pernyataan luas tentang maksud strategis menjadi tindakan konkret yang harus diambil dalam periode tertentu. Rencana tindakan merupakan tempat perencanaan dan penyusunan program yang strategis menjadi praktis.

5. Implementasi

Setelah rencana aksi disusun dan semua anggota organisasi tahu apa yang harus mereka lakukan untuk melaksanakan strategi, langkah selanjutnya adalah implementasi. Pada tingkat paling dasar, implementasi strategi terdiri dari penerapan rencana aksi, namun pada tingkat abstraksi yang lebih tinggi, implementasi strategi program juga mensyaratkan bahwa organisasi memiliki struktur organisasi, insentif, sistem kontrol, dan budaya yang tepat, serta terdiri atas orang-orang yang tepat. Dengan kata lain, strategi program diterapkan oleh orang-orang, tetapi cara orang bekerja dipengaruhi oleh internal organisasi.

6. Ulasan dan Penyesuaian

Langkah terakhir dalam proses perencanaan dan penyusunan program adalah secara berkala meninjau kinerja aktual terhadap perencanaan yang telah dibuat dan melaksanakan penyesuaian yang diperlukan. Sebuah rencana dapat diperankan sebagai mekanisme control, jika bagian dari suatu organisasi atau seluruh organisasi tidak mencapai tujuan yang diuraikan dalam rencana, manajer senior akan mulai mengajukan pertanyaan dan mencari penjelasan untuk perbedaan antara rencana dan hasil aktual.

Begitu manajer memahami mengapa varians terjadi, manajer dapat mengambil tindakan korektif untuk mencapai rencana, misalnya memutuskan rencana itu sendiri diperlukan sebuah penyetelan atau dalam situasi yang ekstrem, rencana tersebut perlu dibatalkan dan rencana baru dirumuskan.

Penyusunan Program

Menurut Lunenburg & Ornstein (dalam Purwanto, 2020, hlm. 124) tahapan penyusunan program dapat dijabarkan sebagai berikut.

1. Develop a program mission (kembangkan misi program). penyusunan program strategis harus dimulai dengan tujuan yang ditetapkan sebelumnya.
2. Conduct a critical analysis of internal environment (lakukan analisis kritis lingkungan internal). lingkungan internal mengacu pada sifat organisasi itu sendiri sebagaimana diidentifikasi oleh karakteristik yang muncul di dalamnya.
3. Conduct a critical analysis of external environment (lakukan analisis kritis lingkungan eksternal).
4. Prepare program drafting assumptions (siapkan asumsi penyusunan program). Artiny, dalam menyusun program, kita harus menyoroti asumsi yang mendasari rencana yang bertujuan untuk memahami dengan jelas sifat rencana strategis program, misalnya: a) Apakah proses perencanaan didasarkan pada analisis yang disengaja atau berdasarkan pada intuisi dan pengetahuan informal?; b) Rencana strategis program akan dibuat terutama untuk kepentingan kelompok pemangku kepentingan mana saja?
5. Develop a program strategy (kembangkan strategi program). strategi program adalah sarana yang digunakan oleh distrik sekolah untuk mencapai tujuannya.
6. Communicate the program strategy (komunikasikan strategi program). Strategi program tersebut harus dikomunikasikan kepada para pemangku kepentingan, baik perorangan maupun kelompok, di mana program akan dilaksanakan.
7. Develop program evaluation procedures (kembangkan prosedur evaluasi program). Prosedur evaluasi perlu dikembangkan sebelum mengevaluasi hasil. Prosedur-prosedur ini akan berfungsi untuk memandu implementasi strategi dan evaluasi hasil.
8. Implement the program strategy (terapkan strategi program). Begitu strategi program telah dikembangkan dan dikomunikasikan, strategi diimplementasikan. Ketika ini terjadi, mungkin ada beberapa perlawanan, seperti orang cenderung resist change atau menolak perubahan.
9. Evaluate the program results (evaluasi hasil program). Setelah strategi program diterapkan, penting untuk menentukan apakah tujuan telah tercapai, jika demikian, maka tujuan baru dikembangkan. Apabila tidak dikembangkan, maka tujuan yang berbeda dapat didefinisikan atau strategi yang berbeda untuk mencapai tujuan dapat dicoba.

Referensi

1. Purwanto, N.A. (2020). Administrasi pendidikan (teori dan praktik di lembaga pendidikan). Yogyakarta: Intishar Publishing.