Sistem Informasi Keuangan: Penjelasan Rinci Model & Sub-Sistem

Pengertian Sistem Informasi Keuangan

Sistem Informasi Keuangan adalah sistem informasi yang memberikan informasi kepada orang atau baik di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan mengenai masalah keuangan perusahaan (Rahman & Saudin, 2022, hlm. 139). Berdasarkan fungsinya yang mencakup kepentingan internal dan eksternal keuangan perusahaan, sistem informasi ini juga sering disebut sebagai sistem layanan informasi keuangan atau sistem informasi manajemen keuangan. Implementasinya sendiri sekarang ini masih didominasi oleh sistem informasi laporan keuangan berbasis web, meskipun sistem informasi berbasis mobile apps (smartphone/tablet) juga semakin menghampiri.

Informasi yang disajikan pada sistem informasi keuangan berbentuk laporan khusus, laporan periodik, hasil dari simulasi dalam bentuk laporan khusus, laporan periodik, hasil dari simulasi matematika, saran dari sistem pakar, dan komunikasi elektronik. Namun demikian output informasi yang disajikan tersebut tentunya amatlah bergantung pada model sistem informasi keuangan yang digunakan. Mengingat sistem informasi keuangan memiliki cakupan yang amat luas, berikut adalah pemaparan rinci dari sistem informasi keuangan berdasarkan model dan subsistem yang menaunginya.

Model Sistem Informasi Keuangan

Seperti sistem informasi lainnya, hal pertama yang dapat kita bagi dari sistem informasi keuangan adalah dari model yang digunakannya. Model-model sistem informasi keuangan ini secara umum dapat dibagi menjadi dua klasifikasi besar terlebih dahulu, yakni model-model berdasarkan input/masukannya,  dan model-model berdasarkan output/luaran yang akan dijabarkan sebagai berikut.

1. Komponen Input SIM-K
   sistem Informasi keuangan berdasarkan inputnya terdiri atas: subsistem audit internal, sistem informasi akuntansi, subsistem intelejen keuangan.
2. Komponen output SIM-K
   Sementara itu, model sistem informasi keuangan berdasarkan outputnya terdiri dari subsistem peramalan, subsistem manajemen dana, subsistem pengendalian.

Untuk lebih jelasnya, berikut adalah penjabaran dari masing-masing model informasi keuangan berdasarkan input atau outputnya menurut Rohman & Saudin (2022, hlm. 139-145).

Sub-Sistem Input Model Sistem Informasi Keuangan

Bermacam sub-sistem dari model sistem informasi keuangan berdasarkan inputnya di antaranya adalah sebagai berikut.

Sistem Audit Internal

Auditor adalah orang bertugas memeriksa catatan akuntansi untuk menguji kebenarannya. Sementara itu, Auditor internal adalah pekerja dalam perusahaan, yang biasanya terlibat dalam pekerjaan perancangan dan evaluasi sistem informasi konseptual seluruh perusahaan. Dengan demikian, subsistem audit internal dirancang untuk melakukan studi khusus mengenai operasi perusahaan untuk mengevaluasi dan menguji berbagai kebenaran yang telah diimplementasikan oleh operasional perusahaan.

Auditor internal harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan. Ini meliputi pemahaman komputer dan informasi, selain kemampuan auditing standar yang dimilikinya. Sistem bisnis bersifat sangatlah kompleks dan tak jarang mengharuskan auditor internal untuk menjalani training sekitar empat tahun agar benar-benar mampu menguasainya. Semuanya ini dimaksudkan agar auditor internal, seperti halnya spesialis informasi, dapat memberikan kontribusi yang beragam terhadap proyek sistem berdasarkan disiplin ilmunya dan berdasarkan pengalamannya.

Mungkin tingkat kontribusi auditor ini bisa dipengaruhi oleh sikap manajemen puncak. Jika manajemen melihat auditor hanya sebagai pengawas yang misi utamanya mendeteksi kelemahan yang terhadap sistem yang telah diinstal, maka kontribusinya akan sedikit. Sebaliknya, bila manajemen melihatnya secara positif yaitu bahwa ia dapat memberikan masukan atau pengaruh kepada seluruh siklus hidup CBIS, maka tingkat kontribusinya akan tinggi.

Sistem Informasi Akuntasi (SIA)

Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang dapat mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi bagi para pembuat keputusan. Hal ini termasuk orang, prosedur dan instruksi, data, perangkat lunak, infrastruktur teknologi informasi, kontrol internal serta langkah-langkah keamanan (Romney & Steinbart, 2020, hlm. 10).

Sistem Informasi Manajemen (SIM) digunakan oleh pihak manajemen dalam menjalankan bisnis perusahaan berdasarkan account-account yang terjadi dalam jurnal perusahaan. Sehingga Sistem Informasi Akuntasi dalam hal ini juga sebagai sumber informasi yang berguna dalam mencapai tujuan perusahaan dan biasanya telah terintegrasi dalam Sistem Informasi Manajemen.

Sistem Intelejen Keuangan

Subsistem pemrosesan data mengumpulkan data internal dan lingkungan sebagai hasil dari transaksi bisnis dengan perusahaan lain. Data tersebut dikumpulakn dari sistem entri pemesanan dan account receivable mengumpulkan data dan bagaimana sistem pembelian, penerimaan dan account payable mengumpulkan data pemasok, dan lain-lain. Selanjutnya, berbagai data tersebut akan diproses atau diolah hingga menjadi suatu informasi yang dapat dikonsumsi dan berguna bagi seluruh pihak yang berkepentingan.

Data internal berfungsi sebagai dasar untuk pemecahan masalah yang berhubungan dengan segala aspek operasi perusahaan, sebagai contoh menggunakan data yang diperoleh dari pelaporan kerja, yang digunakan sebagai dasar untuk menyusun atau merevisi standar penampilan. Data lengkungan memberikan dasar untuk pemecahan masalah yang berkaitan dengan pelanggan dan pemasok perusahaan. Sebagai contoh, dalam menggunakan model matematis untuk mensimulasi pengaruh dari keputusan mengenai inventarisasi, manajer akan memasukkan skenario yang sebagian didasarkan pada data accounting historis yang menjelaskan pesanan pelanggan dan lead time pemasok.

Sub-Sistem Output Model Sistem Informasi Keuangan

Subsistem  Sistem Informasi Keuangan (SIK) mencakup tiga subsistem output yang meliputi: subsistem peramalan, subsistem manajemen dana, dan subsistem pengontrolan. Berikut adalah penjabaran dari masing-masing sub-sistem ouput sistem informasi keuangan.

Subsistem Peramalan

Subsistem peramalan memproyeksikan aktivitas perusahaan untuk jangka waktu sepuluh tahun atau pun lebih. Aktivitas tahun yang akan datang terutama dipengaruhi oleh permintaan pasar dan hambatan internal seperti kapasitas produksi, dan keuangan yang ada. Bila jangka waktu peramalan tersebut diperpanjang, maka pengaruh lingkungan meningkat. Perubahan kebutuhan harus diantisipasi, seperti halnya mengantisipasi iklim ekonomi.

Model peramalan dikembangkan melalui dua kacamata utama, yaitu meliputi data internal dan lingkungan. Data ini akan memberikan dasar bagi perencanaan jangka pendek dan jangka panjang. Model ini berfungsi sebagai alat DSS untuk memecahkan masalah yang menjadi kurang terstruktur karena adanya perpanjangan jangka waktu perencanaan.

Subsistem Manajemen Dana

Kita telah mengetahui bahwa fungsi keuangan menggambarkan arus uang dalam perusahaan. Subsistem manajemen dana adalah bagian dari sistem informasi keuangan yang mempunyai pengaruh yang sangat kuat pada arus tersebut. Model Cash Flow adalah contoh yang tepat mengenai cara penggunaan komputer untuk mengelola arus uang, karena ia mencakup seluruh struktur yaitu dari penerimaan cash sampai pembayaran atau pengeluaran cash. Banyak keputusan subsider atau tambahan yang harus dibuat dalam struktur ini, dan subsistem manajemen dana dapat memberikan dukungan.

Perusahaan tidak secara penuh dipengaruhi oleh lingkungannya. Berkaitan dengan sumber uang, perusahaan dapat mempengaruhi arus yang mengalir ke dan dari lingkungan. Program yang ada di dalam subsistem manajemen dan memungkinkan manajer keuangan untuk membuat keputusan yang dapat mempengaruhi arus tersebut sesuai yang dikehendaki. Kita telah melihat bagaimana expert system dapat digunakan untuk mengatur arus masuk dengan cara menerapkan kebijaksanaan kredit perusahaan. Pengaruh yang kuat atas arus keluar ditahan oleh subsistem pengontrolan.

Subsistem Pengendalian

Subsistem ini terutama terdiri dari atas program yang menggunakan data yang dikumpulkan oleh subsistem pemroses data, guna untuk menghasilkan laporan yang menunjukkan bagaimana uang tersebut digunakan. Laporan itu biasanya membandingkan penampilan keuangan yang sebenarnya dengan anggaran. Subsistem Pengendalian memungkinkan manajer untuk mengontrol penggunaan anggaran.

Proses Penganggaran

Proses penyusunan anggaran terdiri atas sejumlah keputusan semi terstruktur. Selain sangat dibutuhkan dukungan data dalam bentuk record accounting historis, juga diperlukan berbagi pertimbangan. Ada tiga pendekatan atau cara umum yang dapat dilakukan perusahaan dalam menyusun anggarannya yaitu top-down, bottom-up, dan partisipatif.

1. Pendekatan Top-Down
   Jika dilakukan melalui pendekatan top-down, eksekutif perusahaan menentukan jumlah anggaran yang kemudian penentuannya dibebankan kepada tingkat dibawahnya. Rasionalisasi pelaksanaan pendekatan ini adalah bahwa eksekutif mempunyai pemahaman yang paling baik mengenai tujuan jangka panjang perusahaan dan dapat mengalokasikan dana yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan tersebut.
2. Pendekatan Bottom-Up
   Jika proses penganggaran dilakukan melalui pendekatan bottom-up, proses penyusunan anggaran dimulai dari tingkat organisasional paling bawah dan naik ke atas. Logikanya adalah bahwa orang yang berada pada tingkat bawah adalah yang paling dekat dengan tindakan dan paling dapat menentukan kebutuhan sumbernya.
3. Pendekatan Partisipatif
   Oleh karena adanya kelemahan dari pendekatan top-down dan bottom-up tersebut, maka pendekatan proses penganggaran yang paling umum yang dilakukan adalah proses penyusunan anggaran partisipatif. Pendekatan partisipatif berarti pihak yang akan menerima dana turut ambil bagian dalam penyusunan jumlah dana tersebut. Ini adalah pendekatan give and take, yakni bahwa manajer pada berbagai tingkat melakukan negosiasi untuk menyusun anggaran agar semuanya mendapat kepuasan. Manajer tingkat menengah berperan pokok dalam proses ini, yaitu dengan memberikan pandangan jangka panjang kepada eksekutif dan memberikan pandangan mengenai kebutuhan jangka pendek bagi manajer tingkat bawah.

Laporan Anggaran

Anggaran operasi untuk sebuah unit, seperti departemen atau devisi, terdiri atas jumlah untuk tiap item pengeluaran pokok (gaji, telepon, sewa, pemasok dan sebagainya). Item pengeluaran ini biasanya dialokasikan perbulan sepanjang tahun fiskal agar sesuai dengan tingkat fluktuasi aktivitas. Setiap manajer yang mempunyai tanggung jawab anggaran ini menerima laporan bulanan, yang menunjukkan pengeluaran sebenarnya dari tiap unit dibandingkan dengan anggaran yang disediakan.

Laporan ini biasanya mempunyai dampak yang besar pada manajer. Dalam beberapa perusahaan, rencana kompensasi manajemen sebagian didasarkan pada penampilan anggaran. Mungkin perusahaan akan memberikan bonus jika penampilannya tidak melenceng dari anggaran. Tujuannya adalah untuk memenuhi jumlah keseluruhan yang dianggaran selam setahun.

Rasio Penampilan

Selain untuk menyusun anggaran, subsistem pengontrolan juga menghasilkan sejumlah rasio penampilan, yang memungkinkan manajer pada semua tingkatan untuk membandingkan penampilan mereka dengan standar industri perusahaan tersebut, serta mungkin dengan bisnis secara keseluruhan. Rasio ini dihitung dengan menggunakan total rekapitulasi dari transaksi akuntansi.

Terdapat beberapa rasio yang sering digunakan, yang paling terkenal adalah current ratio yang mengukur tingkat hutang jangka pendek dengan aset yang dapat diubah menjadi cash dengan mudah, yang dapat dicakup oleh unit perusahaan atau organisasional. Rasio sebesar 1,0 atau lebih besar adalah yang diinginkan, karena ia berarti bahwa hutang dapat ditutup tanpa harus menjual beberapa aset. Rasio populer yang lain adalah inventory turnover.

Referensi

1. Rahman, W., Saudin, L. (2022). Bahan ajar sistem informasi manajemen. Bandung:  Penerbit Widina Bhakti Persada.
2. Romney, Marshall B., Steinbart, Paul John. (2020). Accounting information system. Newyork: Pearson Education.