Surat Dinas dan Surat Pribadi: Pengertian, Struktur, Ciri, Dsb

Pengertian Surat Dinas (Resmi)

Surat dinas adalah surat yang ditulis dalam situasi formal dan untuk kepentingan formal kedinasan (Tim Kemdikbud, 2017, hlm. 248). Surat ini dapat ditulis oleh pribadi kepada instansi atau atas nama suatu lembaga pemerintahan, perusahaan, atau organisasi yang ditujukan kepada organisasi lainnya.

Sementara itu, Kosasih (2014, hlm. 98) menyatakan bahwa surat dinas ialah surat yang menyangkut persoalan-persoalan kedinasan dan berisi hal-hal yang bersifat resmi. Isi dalam surat dinas bersifat resmi dan mengandung topik kedinasan seperti pengajuan izin, surat lamaran pekerjaan, undangan rapat, dsb.

Sifat Surat Dinas

Surat dinas bersifat resmi dan menyangkut topik kedinasan. Bahasa yang digunakan pada surat dinas merupakan bahasa baku dan apa adanya. Surat dinas tidak memerlukan bahasa kiasan atau “berbunga-bunga”. Sifat bahasa surat resmi singkat dan jelas, diungkapkan apa adanya serta serta berpola tetap.

Ciri Ciri Surat Dinas

Untuk lebih jelasnya, karakteristik atau ciri dari surat dinas adalah sebagai berikut.

1. Berisi tentang keperluan kedinasan yang bersifat resmi.
2. Hanya ditulis oleh sebuah instansi kepada instansi lain atau individu.
3. Berkaitan dengan topik kedinasan seperti: undangan rapat, permohonan maaf, balasan lamaran pekerjaan, izin tidak masuk, izin menggunakan tempat, dsb.
4. Menggunakan bahasa baku yang resmi.

Jenis Jenis Surat Dinas

Finoza (2009, hlm. 11) menguraikan tentang penggolongan surat dinas sebagai berikut.

1. Surat Pemerintah,
   merupakan surat resmi yang terutama dipergunakan oleh instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan. Surat pemerintah digunakan oleh instansi pemerintah mulai dari tingkat yang paling bawah sampai yang paling tinggi.
2. Surat Bisnis (Niaga),
   berupa surat yang utamanya dipakai oleh perusahaan dalam urusan jual beli atau perdagangan. Surat bisnis memiliki bentuk yang bervariasi, namun tetap mengikuti ketentuan surat resmi. Biasanya, pemakaian bahasa surat bisnis lebih luwes jika dibandingkan dengan bahasa surat pemerintah, tergantung dari kebijakan perusahaannya masing-masing.
3. Surat Sosial,
   adalah surat yang dipakai oleh organisasi atau lembaga kemasyarakatan, seperti: organisasi masyarakat, yayasan, perkumpulan olah raga, organisasi kedaerahan, dan organisasi lainnya (misalnya LSM) yang bersifat nonprofit.

Pengertian Surat Pribadi

Surat pribadi adalah bentuk komunikasi tulis (surat-menyurat) yang dilakukan oleh seseorang kepada orang lain sebagai pribadi bukan sebagai wakil atau urusan yang berkaitan dengan kelembagaan/ kedinasan/ resmi (Tim Kemdikbud, 2017, hlm. 246).

Surat pribadi sifatnya bebas, isinya bisa jadi hanya berupa sapaan hangat, ucapan selamat, atau urusan pribadi lainnya. Bahasa yang digunakan juga ialah bahasa sehari-hari. Terkadang surat ini juga diisi oleh bahasa yang biasa digunakan oleh pengirim dan penerimanya. Berbagai gaya bahasa juga biasa diselipkan di dalamnya.

Ciri Surat Pribadi

Beberapa karakteristik khas yang menjadi ciri surat pribadi adalah sebagai berikut.

1. Surat pribadi merupakan bentuk komunikasi interaktif antara orang pertama (pengirim) dan orang kedua (penerima).
2. Surat pribadi berisi unsur tanggal surat, alamat surat, pembuka surat, pendahuluan, isi, dan penutup surat, serta nama pengirim surat atau juga tanda tangan.
3. Isi surat pribadi berkaitan dengan masalah pribadi menanyakan kabar, keperluan pribadi, dan tujuan komunikasi pribadi yang lain (Tim Kemdikbud (2017, hlm. 248).

Struktur Surat Dinas dan Surat Pribadi

Struktur adalah bagian bagian surat dinas yang membangun keseluruhan bentuk atau wujud dari surat. Terkadang struktur juga disebut sebagai unsur atau format surat. Tentunya, surat pribadi dan surat dinas memiliki perbedaan struktur. Berikut adalah pemaparannya.

Struktur Surat Dinas

Merujuk pada pemaparan Tim Kemdikbud (2017, hlm. 250) struktur atau unsur surat dinas adalah sebagai berikut.

1. Kop surat,
   bagian ini diisi dengan nama lembaga dan berbagai informasi lain yang biasanya meliputi logo, alamat, dan nomor kontak lembaga.
2. Nomor surat,
   suatu lembaga biasanya memiliki format nomor surat tersendiri yang diikuti untuk memastikan keabsahan surat, misalnya: : 05/K/PKSB.
3. Tanggal surat,
   keterangan tanggal kapan surat itu dikirim, contohnya: 09-Mei-2021.
4. Lampiran,
   sebagai penerang bahwa dalam surat itu terdapat bahan-bahan tertulis yang disertakan selain dari surat itu sendiri, bisa berupa surat keputusan, data atau statistik yang perlu disampaikan sebagai konteks lebih dari surat, dsb. Contohnya: Lamp: dua berkas.
5. Perihal,
   judul atau inti dari surat, misalnya: Perihal: Permohonan izin,
6. Alamat surat,
   alamat dan nama atau jabatan penerima surat yang berwenang. Contohnya: Kepala Kwarcab Jakarta Pusat di Jakarta.
7. Salam pembuka,
   memastikan kita menyapa pada penerima surat. Dalam surat dinas, kata sapaan haruslah baku, contohnya: Dengan hormat.
8. Paragraf pembuka,
   berisi latar belakang, alasan, dan konteks lainnya dalam mengirimkan surat.
9. Inti surat,
   merupakan isi dan pesan utama yang ingin diutarakan dalam surat.
10. Paragraf penutup,
    berisi ucapan terima kasih dan penutup lain yang diperlukan.
11. Salam penutup,
    pada surat dinas salah satu salam penutup yang paling umum adalah: Hormat kami.
12. Nama dan tanda tangan,
    pada surat dinas, biasanya nama dan tanda tangan yang tercantum adalah seseorang yang berwenang mengatasnamakan organisasi atau lembaga.

Struktur Surat Pribadi

Sementara itu, menurut Tim Kemdikbud (2017, hlm. 254) struktur atau unsur surat pribadi meliputi beberapa poin di bawah ini.

1. Alamat dan tanggal surat,
   agar pembaca tahu di mana dan kapan penulis menulis surat.
2. Salam pembuka,
   menyapa pembaca surat agar terasa lebih hangat.
3. Kalimat pembuka paragraf,
   memberikan kalimat pertama yang berkesan atau memancing interaksi agar menggugah pembaca untuk membaca surat.
4. Isi surat,
   menyampaikan isi atau pesan utama yang ingin disampaikan.
5. Penutup surat,
   untuk memberikan kesan akhir yang baik dan jika perlu agar memastikan surat pribadi di balas.
6. Nama dan tanda tangan,
   memastikan bahwa penulis surat adalah benar-benar yang mengirim surat.

Kaidah Kebahasaan Surat Dinas dan Surat Pribadi

Seperti yang telah dipaparkan sebelumnya, kedua jenis surat ini memiliki kaidah kebahasaan yang berbeda. Berikut ini adalah pemaparannya.

Ciri Penggunaan Bahasa pada Surat Pribadi

1. Pilihan kata sapaan bersifat pribadi (kata emotif dan ekspresif).
2. Bahasa surat pribadi tidak formal tetapi santun.
3. Pilihan ragam bahasa tergantung siapa penerima surat.
4. Menggunakan sapaan (seperti orang bercakap).
5. Menggunakan kata ganti orang pertama (untuk pengirim) dan kata ganti orang kedua untuk penerima.

Ciri penggunaan Bahasa pada Surat Dinas

1. Pilihan kata sapaan bersifat formal.
2. Bahasa ragam baku.
3. Kata yang dipilih mengandung makna sebenarnya atau denotatif (bukan kiasan).

Contoh Surat Dinas dan Surat Pribadi

Berikut adalah contoh surat dinas dan surat pribadi berdasarkan contoh yang diberikan oleh Tim Kemdikbud (2017).

Contoh Surat Dinas

Menurut Tim Kemdikbud (2017, hlm. 248) contoh surat dinas adalah sebagai berikut.

PANITIA KEGIATAN PERKEMAHAMAN SABTU DAN MINGGU (Persami) PRAMUKA SMP MUTIARA HARAPAN 1 TUBAN

No : 08/K/UKS 23 November 2015
Lamp : 1 berkas

Yth. Wali Murid Sofia Nazila

Di Tuban

Hal: Permohonan izin

Dengan Hormat,

Dalam rangka upaya untuk lebih mengenal lingkungan pantai dan membantu pelestarian lingkungan, Pramuka SMP Mutiara Harapan 1 akan mengadakan perkemahaman Sabtu dan Minggu pada tanggal 5 s.d. 6 Desember 2015 di kawasan pantai Kelapa, Tuban. Oleh sebab itu, kami memohon kepada Bapak/Ibu untuk mengizinkan putra putrinya mengikuti kegiatan Persami tersebut. Sebagai bahan pertimbangan kami lampirkan jadwal kegiatan.

Terima kasih atas perhatian dan izin Bapak dan Ibu.

Hormat kami,

Ketua Panitia

Ttd

Rozik Ahmad Zaini

Contoh Surat Pribadi

Menurut Tim Kemdikbud (2017, hlm. 251) contoh dari surat pribadi adalah sebagai berikut.

Malang, 14 November 2015

Salam semangat pelajar!

Apa kabarmu, Ozi?

Ozi saya dengar kotamu sedang di landa bencana asap. Aku khawatir akan keadaanmu. Apakah kamu baik-baik saja? Apakah kamu dapat belajar di sekolah tanpa terganggu asap?

Liburan semester ini, Ayahku akan memberikan penyuluhan program Desa Bebas Api di desamu. Aku diajak oleh ayah agar dapat mengunjungimu. Apakah kamu ada kesibukan liburan semester ini? Jika tidak, aku akan sangat senang dapat mengunjungimu.

Sekian dulu, kutunggu balasanmu.

Sepupu dan sahabatmu,

Fiola

Referensi

1. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. (2017). Buku Siswa Bahasa Indonesia SMP/MTs Kelas VII. Jakarta: Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
2. Kosasih,E. (2014). Dasar-dasar keterampilan menulis. Bandung: Yrama Widya.