Surat pemberitahuan adalah dokumen yang digunakan untuk memberikan informasi penting secara resmi tentang adanya peristiwa/kegiatan tertentu di masa depan. Jenis surat ini paling sering kita temui di kehidupan sehari-hari, terutama di lingkungan sekolahan.
Surat pemberitahuan harus dibuat secara jelas supaya informasi yang disampaikan bisa akurat dan tidak simpang siur. Ketahuilah apa itu surat pemberitahuan, lengkap mulai pengertian, fungsi, hingga formatnya. Kami berikan pula contoh surat pemberitahuan yang digunakan dalam lingkungan sekolah.
Pengertian Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah dokumen formal atau resmi berisi informasi penting mengenai peristiwa ataupun kegiatan tertentu di masa depan. Peristiwa tersebut bisa jadi acara kegiatan, informasi rapat, maupun pengumuman penting lainnya.
Dokumen ini dapat diterbitkan oleh pihak instansi/lembaga maupun individu untuk kepentingan tertentu. Penyusunannya harus menggunakan bahasa formal dan format yang terstruktur, sebab ini merupakan surat resmi.
Karena merupakan surat resmi, maka harus dibubuhi tanda tangan pengirim di bagian akhir surat. Tujuannya adalah agar informasi dalam surat bisa dipertanggung jawabkan. Selain menandatangani surat secara tertulis, kini surat pemberitahuan juga dapat ditandatangani secara digital menggunakan aplikasi tanda tangan online tersertifikasi seperti Privy. Selain mempercepat proses penandatanganan, menggunakan tanda tangan digital juga sangat membantu untuk menjamin keaslian tanda tangan.
Dalam lingkungan sekolah, surat pemberitahuan diberikan oleh pihak sekolah kepada murid dan orang tua/wali murid. Biasanya untuk menginformasikan kegiatan tertentu, seperti organisasi, kegiatan ekstrakurikuler, pertemuan orang tua, dan lainnya yang berhubungan dengan aktivitas sekolahan.
Fungsi Surat Pemberitahuan
Membuat surat pemberitahuan perlu dilakukan jika hendak memberikan pengumuman penting, tujuannya supaya pesan yang disampaikan tidak rancu karena ada bukti tertulis dari surat resmi itu sendiri.
Oleh karena itu, fungsi surat pemberitahuan adalah sebagai berikut.
- Sebagai pengumuman untuk memberitahukan informasi penting. Misalnya jadwal kegiatan, perubahan suatu hal, dan sebagainya.
- Menyampaikan suatu permintaan tertentu kepada penerima surat. Misalnya untuk menghadiri acara atau kegiatan, melakukan pembayaran, membawa barang, dan sebagainya. Ini tergantung isi serta maksud surat yang dibuat.
Contoh Surat Pemberitahuan
Sebagai gambaran, cobalah melihat inspirasi contoh surat pengumuman pemberitahuan di bawah ini. Perhatikan bagaimana tata bahasa serta format penyusunannya agar tidak asal-asalan saat membuatnya nanti!
1. Contoh surat pemberitahuan kegiatan organisasi
OSIS SMA Karya Bangsa
Jl. Persatuan No. 01, Jakarta Barat
No. telp.: (021)-111-xxx E-mail: [email protected]
Jakarta, 17 Januari 2023
Kepada,
Anggota OSIS SMA Karya Bangsa
di tempat
Nomor : 025/OSISKB/I/2023
Perihal : Pemberitahuan Kegiatan Organisasi
Lampiran : –
Dengan hormat,
Kami dengan ini ingin menginformasikan kepada seluruh anggota OSIS SMA Karya Bangsa mengenai kegiatan rapat bulanan rutin yang akan diselenggarakan.
Kegiatan ini bertujuan untuk mempererat hubungan antara anggota organisasi dan juga untuk memberikan kontribusi positif bagi sekolah. Berikut adalah rincian lengkap mengenai kegiatan tersebut:
Nama Kegiatan : Rapat bulanan rutin OSIS SMA Karya Bangsa
Tanggal : 26 Januari 2023
Waktu : 16.00 WIB
Tempat : Sekre OSIS
Diharapkan setiap divisi memberikan pemaparan hasil kegiatan dan/atau kegiatan yang sedang berlangsung dalam bentuk file PPT (Power Point).
Demikian pengumuman ini kami buat. Kami berharap seluruh anggota OSIS dapat menghadiri rapat bulanan ini. Terimakasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
Ketua OSIS SMA Karya Bangsa
2. Contoh surat pemberitahuan kegiatan sekolah kepada orang tua
SMP Persatuan
Jl. Jayabaya No. 20, Kota Surabaya, Jawa Timur
No. telp.: (031)-787-xxx E-mail: [email protected]
Surabaya, 1 Juli 2023
Kepada,
Orang tua/wali murid SMP Persatuan
di tempat
Nomor : 025/OSISKB/I/2023
Periha : Pemberitahuan Kegiatan Penggalangan Dana
Lampiran : –
Dengan hormat,
Melalui surat ini kami menginformasikan kepada orang tua/wali murid SMP Persatuan tentang kegiatan penggalangan dana untuk disalurkan ke yayasan panti asuhan sekolah kami.
Kegiatan ini bertujuan untuk membangun kepedulian terhadap sesama sekaligus memberikan kontribusi positif pada SMP Persatuan. Berikut adalah rincian lengkap mengenai kegiatan tersebut:
Nama Kegiatan : Penggalangan dana untuk panti asuhan
Tanggal pengumpulan dana : 5-30 Juli 2023
Waktu pengumpulan dana : 08.00-15.00 WIB
Tempat : Panti Asuhan A Yayasan SMP Persatuan
Tidak ada patokan jumlah nominal untuk mengikuti penggalangan dana. Orang tua/wali murid dapat mendatangi sekretariat Panti Asuhan A Yayasan SMP Persatuan pada tanggal serta waktu yang tertera.
Sistem pembayaran dapat dilakukan secara tunai maupun non-tunai. Dana langsung disalurkan untuk kepentingan panti asuhan yayasan sekolah kami. Pihak sekolah akan memberitahukan rincian dana yang telah diterima setiap hari Jumat melalui papan pengumuman sekolah.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian bapak/ibu kami mengucapkan terimakasih.
Hormat kami,
Kepala Sekolah SMP Persatuan
3. Contoh surat pemberitahuan kegiatan pramuka
sumber: scribed
Dalam contoh surat pemberitahuan kegiatan pramuka di atas isi suratnya sudah jelas, yakni tentang kegiatan perkemahan. Oleh karena itu, tanda tangannya juga harus menyertakan pembina pramuka supaya orang tua/wali mengetahui siapa saja pihak yang terlibat dan bertanggung jawab atas terselenggaranya acara tersebut.
Format Surat Pemberitahuan
Seperti pada contoh surat pengumuman pemberitahuan pada poin sebelumnya, Anda perlu memperhatikan format agar surat yang dibuat lebih terstruktur. Penulisannya pun harus menggunakan bahasa formal, baik bahasa Indonesia maupun Inggris.
Apabila sedang membutuhkan contoh surat pengumuman pemberitahuan dan formatnya, poin ini sebaiknya tak dilewatkan. Ini susunan format surat pemberitahuan yang lengkap dan urut.
1. Kepala surat (kop)
Dalam format surat pemberitahuan resmi, harus menyertakan kepala surat atau kop. Komponen yang dimuat dalam kop, antara lain logo instansi/organisasi, nama instansi/organisasi, alamat lengkap, nomor telepon, dan alamat email.
Fungsi kop adalah sebagai informasi identitas suatu instansi, lembaga, ataupun organisasi. Jika pembuat pengumuman resminya dari organisasi di sekolah, maka perlu menyertakan logo sekolah serta nama organisasi penyelenggara kegiatan beserta logonya.
Adanya kepala surat membuat penerima tahu siapa pengirimnya. Bahkan ketika sewaktu-waktu terjadi kendala, dapat menghubungi kontak yang tertera pada kepala surat tersebut.
2. Tanggal
Selanjutnya setelah menuliskan kop, tuliskanlah tanggal surat tersebut dibuat. Formatnya penulisannya, yaitu (Lokasi), (Tanggal) (Bulan) (Tahun). Letakkan komponen ini di bawah kop, pada sisi paling kanan (Right).
3. Penomoran dan perihal
Setelah menuliskan tanggal, tuliskan penomoran surat dan perihal. Penomoran surat dalam organisasi sangat penting karena mempermudah pengarsipan, sehingga lebih mudah mencarinya jika dibutuhkan sewaktu-waktu.
Maka dari itu, buatlah penomoran sesuai format yang baik dan benar. Biasanya format penomoran sudah ditentukan dari organisasi itu sendiri.
Pada komponen ‘Perihal’, cantumkanlah tujuan membuat surat pengumuman tersebut. Misalnya untuk menginformasikan rapat kegiatan, pemberitahuan jadwal tertentu, dan sebagainya sesuai kebutuhan.
4. Tujuan penerima
Dalam surat pemberitahuan, identitas penerima harus dituliskan dengan jelas meskipun tidak terlalu rinci. Ini bertujuan untuk meminimalisir salah sasaran penerimanya.
Di lingkungan sekolah, kebanyakan tujuan penerima dituliskan secara umum terutama jika ditujukan kepada orang tua/wali murid maupun murid, contohnya ‘Yth. orang tua/wali murid’, ‘Yth. siswa SMA XYZ’.
Kecuali untuk pihak tertentu seperti Kepala Sekolah, Wakil Kepala Sekolah, Ketua Organisasi, dan semacamnya perlu dituliskan jabatannya.
5. Salam dan kalimat pembuka
Pada dokumen resmi ini, jangan lupa menuliskan salam dan kalimat pembuka menggunakan bahasa formal. Kalimat pembuka tidak perlu panjang, setidaknya cukup 1-2 baris saja.
6. Isi surat
Setelah kalimat pembuka singkat, cantumkanlah isi surat secara rinci. Apabila isinya tentang pelaksanaan kegiatan tertentu, jangan lupa mencantumkan informasi waktu dan tempat acara/kegiatan tersebut diselenggarakan. Selain itu, jika diperlukan dapat mencantumkan catatan tertentu untuk menjelaskannya guna meminimalisir terjadinya miskomunikasi.
Pada isi surat pemberitahuan, Anda juga dapat menjelaskan lebih rinci melalui sebuah lampiran. Jika demikian, tuliskan ‘Lampiran: (jumlahnya dalam angka)’ di bawah ‘Perihal’.
7. Penutup
Tuliskan kalimat penutup secara singkat, setidaknya 1-2 baris saja. Pada kalimat penutup, sampaikan pula ucapan terimakasih maupun harapan kepada penerima/pembaca surat tersebut.
8. Tanda tangan dan nama terang
Baik surat pengumuman pemberitahuan dalam bentuk cetak maupun digital, tanda tangan dan nama terang tak boleh dilewatkan.
Nah, itulah uraian seputar apa itu surat pemberitahuan, fungsi, contoh serta susunan formatnya. Semoga informasi serta contoh surat pengumuman pemberitahuan pada bahasan kali ini dapat membantu!