Surel (Surat Elektronik)/E-Mail: Pengertian, Fungsi, Kekurangan, dsb

Surel atau surat elektronik yang sering kita kenal dengan nama e-mail (electronic mail) adalah alat dan cara untuk bertukar surat elektronik (pesan) dengan menggunakan alat elektronik (Wijanto, dkk, 2021, hlm. 54). Hari ini telah kita ketahui bahwa surel banyak digunakan untuk membuat akun berbagai alat atau media elektronik lain seperti media sosial, akun aplikasi tertentu seperti google class rim, zoom meeting, dsb.

Surel atau e-mail merupakan teknologi yang sudah lama hadir semenjak internet ditemukan. Bahkan, surel sudah digunakan pada tahun 1960 dengan pengguna terbatas menggunakan satu komputer. Saat ini, surel dapat beroperasi pada jaringan komputer luas atau internet yang dapat menjangkau penggunanya di seluruh belahan dunia.

Seperti layaknya pos surat atau alamat rumah yang wajib dilampirkan agar pak pos tahu ke mana ia harus mengirim suratnya, email juga memiliki alamat. Berbeda dengan surat fisik biasa, tentunya email ini memiliki format alamat berbeda dengan nama pengguna akun yang dilengkapi oleh domain penyedia surelnya dan biasa dipisahkan menggunakan karakter @ yang dibaca “et” atau “at” yang berarti “di”.

Contohnya, alamat e-mail dari admin serupa adalah: [email protected] dengan nama akun: gamal dan domain penyedia email: serupa.id. Apabila kita ingin mengirim surat elektronik pada admin serupa, maka yang harus dilakukan adalah dengan memasukan alamat [email protected] tersebut pada tujuan email yang kita kirim.

Beberapa penyedia jasa email yang terkemuka di antaranya adalah gmail dan yahoo. Tidak heran apabila banyak alamat email orang-orang yang menggunakan kedua domain tersebut, misalnya: [email protected], [email protected], dsb. Lalu mengapa sebagain orang dapat menggunakan domain apa saja meskipun domain tersebut tampak tidak membuka jasa untuk bagi publik untuk membuka email?

Apabila suatu lembaga atau organisasi memiliki situs pribadi, maka secara otomatis dia dapat menggunakan nama domain tersebut sebagai penyedia surelnya. Penyedia surel komersial seperti gmail juga menyediakan fitur kostumisasi domain dengan biaya tambahan.

Cara Kerja Surel

Email digunakan dengan cara membuka aplikasi surel yang dapat digunakan untuk mengirim dan menerima dan membaca pesan melalui bermacam perangkat. Untuk lebih jelasnya, pengiriman surel dari satu alamat ke alamat lain secara ringkas dan sederhana dapat dijelaskan pada poin-poin penjelasan berikut ini.

1. Dewi membuat surel dari alamat surel [email protected] ke Budi dengan alamat surel [email protected]. Ketika menekan tombol Send, surel Dewi dikirimkan ke mailbox milik Budi.
2. Surel Dewi akan terkirim dan masuk ke mailbox Budi jika memenuhi beberapa hal, seperti: surel Dewi tidak terlalu besar (biasanya ada aturan besaran maksimum surel), atau mailbox Budi tidak penuh. Mailbox bisa memiliki notifikasi sehingga Budi tahu bahwa ada surel yang masuk ke mailbox-nya.
3. Budi dapat membuka surel tersebut kapan saja, kemudian membalas (reply) surel atau meneruskannya (forward) ke orang lain. Komunikasi dengan surel menggunakan protokol yang disebut Post Office Protocol (POP3) atau Internet Message Access Protocol (IMAP).

Membuka Akun Surel & Menggunakannya

Agar dapat menggunakan e-mail maka kita harus membuka akun pada penyedia jasa email seperti gmail, yahoo, dsb dengan cara melakukan pendaftaran pada aplikasi atau situs penyedia jasa email tersebut. Untuk lebih jelasnya, berdasarkan prosedur yang ditulis oleh Wijanto, dkk (2021, hlm. 55) cara membuka akun dan mengirim surel dipaparkan sebagai berikut.

1. Masuk ke situs penyedia layanan surel, dan sign in menggunakan akun yang telah terdaftar (akun yang digunakan adalah akun contoh). Contohnya, akses situs https://gmail.com. Apabila kita belum memiliki akun, maka pilih menu daftar atau register. Apabila kita telah memiliki akun, maka masukkan akun dan isikan kata password yang telah kita ketahui.
2. Untuk membuat pesan elektronik baru klik atau tap menu “compose” atau “buat pesan”.
3. Isi formulir To (kepada) dengan alamat surel yang akan kita kirimi pesan. Isikan pula Cc (jika perlu), Bcc (jika perlu), dan Subject To: adalah alamat surel yang dituju. Cc: Carbon Copy, adalah alamat penerima salinan atau tembusan surel yang dikirim. Semua penerima salinan dapat melihat alamat penerima salinan yang lain. Bcc: Blind Carbon Copy, adalah alamat penerima salinan atau tembusan surel yang dikirim, tetapi penerima salinan tidak bisa mengetahui alamat penerima salinan yang lain.
4. Ketik pesan pada formulir body (tubuh surat). Apabila isian alamat dan pesan telah selesai, maka klik tombol “send” atau kirim. Perhatikan secara seksama isian surat apakah sudah sesuai atau tidak, hal tersebut karena email tidak dapat ditarik kembali apabila telah terkirim.
5. Selanjutnya kita dapat mengecek apakah surel yang kita kirim berhasil terkirim atau tidak. Pada situs penyedia surel gmail.com, kita dapat melakukannya dengan mengklik menu Sent pada kolom sebelah kiri.
6. Surel yang telah terkirim ke penerima bisa jadi tidak sampai ke penerima yang bisa disebabkan oleh beberapa hal, yang di antaranya adalah: a) salah menulis alamat surel tujuan; b) surel kita masuk ke folder spam/junk/ unwanted (pesan tidak layak) di penerima karena dicurigai sebagai penyalahguna email (sering terjadi pada akun surel baru); c) mailbox penerima penuh.

Fungsi/Manfaat Surel (E-mail)

Surel (surat elektronik) atau biasa disebut sebagai pose juga (Pos elektronik) memiliki fungsi yang amat banyak. Selain menjadi media untuk berkomunikasi melalui media elektronik, surel juga banyak dimanfaatkan untuk hal lain seperti verifikasi pengguna, menjadi sarana alternatif bagi aplikasi, dsb. Untuk lebih jelasnya, apabila dijabarkan beberapa fungsi dan manfaat dari surel di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Sebagai media komunikasi elektronik dengan cara mengirimkan dan menerima surat elektronik dari berbagai perangkat, baik ponsel pintar (smartphone), laptop, maupun komputer desktop (PC).
2. Media untuk melakukan verifikasi bahwa seorang pengguna benar-benar dirinya. Biasanya digunakan dengan cara mengirimkan link atau tautan ke email pengguna, apabila pengguna dapat membuka akun email dan mengklik link atau tautan tersebut, maka dapat dipastikan bahwa pengguna adalah benar-benar orang yang sebenarnya.
3. Sebagai media yang digunakan untuk mengirimkan informasi yang tidak sengaja terlupakan oleh pengguna (brainware) seperti password, nama akun, dsb.
4. Membagikan informasi pribadi yang sifatnya sensitif dan hanya boleh diketahui dan dibuka oleh pengguna spesifik yang memiliki akun email.
5. Sebagai alamat resmi yang dapat menerima surat resmi dari berbagai instansi, lembaga, organisasi, dsb.
6. Dapat digunakan untuk berlangganan suatu konten seperti berlangganan berita, artikel, dsb.

Kekurangan/Bahaya Surel

Selain memiliki banyak manfaat dan kelebihan, surel juga memiliki berbagai kekurangan bahkan ancaman apabila digunakan dengan tidak baik. Beberapa kekurangan dan ancaman dari surat elektronik di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Meskipun telah banyak dikembangkan dan diupdate, pada dasarnya surel menggunakan teknologi lama yang sudah banyak diketahui celahnya apabila tidak diterapkan dengan baik.
2. Identitas pengirim dapat dengan mudah dipalsukan.
3. Dapat ditarget oleh pengirim spam atau informasi sampah yang banyak digunakan untuk promosi dan berbagai penipuan sekalipun.
4. Dalam keadaan pemasangan di server yang lemah dan tidak terstandarisasi memiliki keamanan yang lemah pula sehingga mudah diretas untuk diambil informasinya.
5. Surel atau email banyak digunakan untuk melakukan aksi kejahatan siber seperti penipuan, surat tawaran palsu yang berujung penipuan, dsb.

Menetralisir Bahaya Surel

Meskipun demikian email tetap memiliki manfaat yang melebihi berbagai kekurangannya. Hal tersebut dapat dilihat bahwa meskipun email merupakan teknologi yang usang, akan tetapi hingga kini semua teknologi terbaru masih tetap menggunakannya.

Berbagai usaha dari sisi pakar dan pengembang teknologi sejatinya telah banyak dilakukan untuk menangkal berbagai kekurangan email ini, baik dengan cara menambah lapisan keamanan kedua (Two factor authentication) dari ponsel pengguna, hingga ke penambahan kode OTP (One time password) yang dapat digunakan untuk mengonfirmasi lebih lanjut mengenai keaslian pengguna lewat sandi satu kali pakai yang hanya dapat diakses oleh nomor telepon seluler penggunanya.

Akan tetapi sejatinya pertahanan utama yang harus diperhatikan terlebih dahulu adalah kita sendiri sebagai penggunanya. Hal tersebut karena secanggih apa pun teknologi yang digunakan akan menjadi percuma apabila kita sebagai penggunanya sendiri tidak hati-hati dan terkecoh oleh banyak trik yang digunakan untuk memanfaatkan kekhilafan kita sebagai manusia.

Contohnya, salah satu kejahatan siber yang paling banyak terjadi adalah dengan menerka tanggal lahir, nama ibu, atau informasi pribadi lain yang dapat diperoleh oleh orang lain sehingga seorang peretas mampu memasuki akun email tanpa mengetahui sandi atau password dari akun email tersebut.

Oleh karena itu, beberapa prinsip, sikap, dan langkah yang dapat ditempuh untuk mengurangi berbagai dampak negatif dari surel ini di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Pastikan untuk menggunakan akun email yang diinstal dan dipasang dengan kuat seperti pada email komersial Gmail, Yahoo, dsb.
2. Jangan mengunduh file yang tidak dikenal, terutama apabila file tersebut berekstensi atau berakhiran .exe, api, dan aplikasi lainnya dari email.
3. Jangan mudah percaya pada pesan elektronik dari alamat surel yang tidak dikenal dan jangan membalasnya karena kegiatan pengiriman email palsu amatlah marak.
4. Periksa kembali nama pengirim dan apabila terdapat pesan yang mencurigakan double check dengan pengirim apakah benar pengirim tersebut yang mengirimnya. Hal ini karena alamat surel pengirim amatlah mudah untuk dipalsukan baik dari nama orang maupun alamat surelnya.
5. Tidak membagikan informasi pribadi seperti tanggal lahir, nama ibu, terutama kata sandi pada siapa pun termasuk pihak yang mengatasnamakan organisasi besar yang bersangkutan. Hal tersebut karena tidak ada staf atau teknisi organisasi mana pun yang akan menanyakan password.
6. Tidak membagikan alamat email di forum, media sosial, maupun situs mana pun.
7. Buat email ganda untuk digunakan mendaftar pada berbagai situs yang belum terpercaya, jangan gunakan email utama kita.
8. Apabila menggunakan email yang diinstall di server instansi atau organisasi pribadi, pastikan pemasangan dilakukan dengan baik dan tidak hanya menggunakan apa yang telah diinstall secara default pada server bawaan hosting.

Referensi

1. Wijanto, dkk. (2021). Informatika smp kelas VII. Jakarta: Pusat Kurikulum dan Perbukuan Kemdikbudristek.