Biaya Administrasi: Pengertian, Fungsi, Komponen, Contoh, dsb

Pengertian Biaya Administrasi

Biaya administrasi adalah semua rencana biaya yang berkaitan dengan aktivitas untuk mengatur dan mengendalikan organisasi. Tanpa ditemani istilah “budget” atau “anggaran”, tentunya biaya administrasi sendiri adalah biaya untuk mengelola dan mengendalikan perusahaan. Akan tetapi, istilah “administrasi biaya administrasi” dan “biaya administrasi” saja ini sering digunakan secara bergantian untuk merujuk pada makna yang sama, yakni perencanaan dan biayanya sendiri.

Seperti yang diungkapkan oleh Savitri (2018, hlm. 127) bahwa anggaran biaya administrasi (administration expense budget) adalah anggaran biaya yang merencanakan secara sistematis dan lebih terperinci tentang biaya administrasi yang ditanggung perusahaan dari waktu ke waktu (bulan ke bulan) selama periode tertentu yang akan datang.

Sementara itu, Munandar (2003, hal 187, dalam Savitri, 2018, hlm. 127) menjelaskan bahwa pengertian anggaran biaya administrasi adalah anggaran yang merencanakan secara lebih terperinci tentang biaya yang terjadi serta biaya lain yang sifatnya untuk keperluan secara keseluruhan, yang di dalamnya meliputi rencana tentang jenis biaya administrasi, jumlah biaya administrasi, dan waktu (kapan) biaya administrasi tersebut terjadi dan dibebankan, yang masing-masing dikaitkan dengan tempat (departemen) di mana biaya administrasi tersebut terjadi.

Dengan demikian, apabila organisasi perusahaan membagi kantor administrasi menjadi beberapa bagian, maka rencana tentang biaya administrasi dan masing-masing bagian tersebut juga harus diperinci dan dipisahkan secara jelas. Konkretnya, beberapa beban biaya yang menyangkut administrasi ini meliputi:

1. Gaji pegawai bagian administrasi,
2. Biaya tulis menulis,
3. Penyusutan atau depresi bangunan kantor,
4. Penyusutan atau depresi inventaris kantor,
5. Biaya telepon,
6. Biaya listrik,
7. Gaji pimpinan perusahaan dan staf, dan lain-lain.

Komponen Administrasi Perusahaan

Biaya administrasi juga sifatnya berubah-ubah sejalan dengan kegiatan perusahaan. Dengan demikian, biaya administrasi atau operasi ini tergolong pada biaya variable atau variable tidak tetap. Ada beberapa bagian yang biasanya dipergunakan dalam kantor administrasi dan umum yang di antaranya dapat meilputi:

1. Bagian sekretariat,
2. Bagian keuangan,
3. Bagian perlengkapan,
4. Bagian personalia,
5. Bagian perhubungan.

Beberapa sub-bagian yang biasanya terdapat dalam perusahaan, antara lain adalah sebagai berikut.

1. Sub-bagian Kesekretariatan (Tata Usaha),
   yang bertanggung jawab dan menangani urusan surat menyurat, dokumentasi dan kearsipan.
2. Sub-bagian pembukuan (Akuntansi),
   yang bertanggung jawab dan menangani urusan pencatatan pembukuan (akuntansi) dan beberapa masalah keuangan.
3. Sub-bagian Rumah Tangga,
   yang bertanggung jawab dam mengani urusan kebersihan (baik di ruangan atau di luar ruangan). Urusan penyediaan konsumsi bagi karyawan, urusan penyambutan serta penyediaan akomodasi.
4. Sub-bagian perlengkapan,
   yang bertanggung jawab dan menangani urusan perlengkapan dan keperluan-keperluan kantor administrasi.
5. Sub-bagian hubungan Masyarakat (Humas),
   yang bertanggung jawab menjadi penghubung serta menjembatani antara perusahaan dengan pihak luar, seperti misalnya pejabat birokrasi, relasi, perusahaan, organisasi dan lembaga masyarakat dan sebagainya (Savitri, 2018, hlm. 128).

Fungsi Anggaran Biaya Administrasi

Adapun kegunaan anggaran biaya penjualan dan anggaran biaya administrasi dan umum secara khusus yaitu berguna sebagai dasar untuk menyusun anggaran kas. Hal ini disebabkan karena sebagian dari biaya penjualan dan biaya administrasi dan umum tersebut memerlukan pengeluaran kas. Selain itu, menurut Savitri (2018, hlm. 129) beberapa fungsi anggaran biaya administrasi ini meliputi:

1. Sebagai pedoman kerja,
2. Sebagai alat manajemen untuk menciptakan koordinasi kerja,
3. Sebagai alat manajemen untuk melakukan evaluasi atau pengawasan kerja,
4. Sebagai dasar menyusun anggaran kas.

Komponen Biaya Administrasi

Biaya administrasi terbagi atas beberapa komponen yang antara lain adalah sebagai berikut.

1. Biaya Tetap
   Untuk biaya-biaya yang bersifat tetap seperti depresiasi, gaji karyawan maka penentuan biaya pada periode yang akan datang di dasarkan pada periode sebelumnya. Sesuai dengan aturan yang telah di tentukan oleh direksi/manajemen.
2. Biaya Variabel
   Untuk biaya-biaya yang sifatnya variabel seperti kertas dan alat tulis dan peralatan habis pakai lainnya, maka penentuan biaya periode yang akan datang didasarkan pada tarif biaya tersebut pada waktu yang lalu. Perbedaan dengan biaya tetap adalah perubahan harga.
3. Biaya Semi Variabel
   Untuk biaya-biaya yang sifatnya semi variabel seperti pemeliharaan gedung, maka penentuan biaya pada periode yang akan datang di dasarkan pada analisis terhadap biaya tersebut.

Sumber Data Biaya Administrasi

Menurut Savitri (2018, hlm. 130) beberapa sumber data dan informasi yang dapat digunakan untuk menyusun anggaran biaya administrasi di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Rencana penjualan.
   Rencana penjualan yang dimaksud terkait dengan kuantitas jumlah barang yang akan di jual oleh perusahaan dari masing-masing jenis barang dari waktu ke waktu (bulan ke bulan) yang akan datang.
2. Rencana produksi.
   Rencana produksi yang dimaksud terkait dengan kuantitas jumlah barang yang akan diproduksi oleh perusahaan dari masing-masing jenis barang dari waktu ke waktu (bulan ke bulan) yang akan datang.
3. Standar biaya yang termasuk kelompok administrasi.
   Biaya standar ini adalah biaya-biaya yang termasuk dalam kelompok biaya administrasi, yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Standar biaya semacam ini sangat diperlukan oleh perusahaan untuk mengendalikan efisiensi kerja para karyawan.
4. Sistem pembayaran upah.
   Sistem pembayaran upah yang telah ditentukan oleh perusahaan terutama upah yang terkait dengan bagian administrasi.
5. Metode depresiasi.
   Biaya depresiasi ini terkait dengan biaya depresiasi yang telah ditetapkan oleh perusahaan terhadap aktiva tetap.
6. Metode alokasi biaya yang dipakai perusahaan.
   Untuk membagi distribusi biaya-biaya yang semula merupakan satu kesatuan biaya bersama (joint cost), ke dalam kelompok-kelompok biaya sesuai dengan tempat di mana biaya itu terdapat dalam penyusunan anggaran biaya administrasi ada beberapa faktor yang mempengaruhi penyusunan anggaran biaya administrasi antara lain: a) Anggaran penjualan; b) Anggaran unit yang diproduksikan; c) Berbagai standar yang telah ditetapkan perusahaan; d) System pembayaran upah (gaji); e) Metode depresiasi; f) Metode alokasi biaya.

Pelaksana Penganggaran Biaya Administrasi

Dalam mempersiapkan dan menyusun anggaran sangat tergantung pada struktur organisasi dari masingmasing perusahaan, akan tetapi pada garis besarnya tugas mempersiapkan dan menyusun anggaran dapt didelegasikan kepada:

1. Bagian administrasi, untuk perusahaan kecil.
   Hal ini disebabkan karena kegiatan-kegiatan perusahaan tidak terlalu kompleks, sederhana dengan ruang lingkup terbatas, sehingga tugas penyusunan anggaran dapat diserahkan kepada salah satu bagian saja dari perusahaan yang bersangkutan. Dibagian administrasi inilah terkumpul semua data-data dan informasi yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan, baik kegiatan di bidang pemasaran, kegiatan di bidang produksi, kegiatan di bidang pembelanjaan, maupun kegiatan di bidang personalia. Dengan bekal data dan informasi tersebut ditambah dengan data dan informasi dari luar perusahaan (ekstern), bagian administrasi diharapkan lebih mampu menyusun anggaran daripada bagian-bagian lain dalam perusahaan.
2. Panitia anggaran, bagi perusahaan yang besar.
   Hal ini disebabkan karena kegiatan perusahaan yang cukup kompleks, beraneka ragam, dengan ruang lingkup yang cukup luas, sehingga bagian administrasi tidak mungkin dan tidak mampu lagi menyusun anggaran sendiri tanpa partisipasi secara aktif bagian-bagian lain dalam perusahaan. Oleh karena itu tugas menyusun anggaran perlu melibatkan semua unsur yang mewakili semua bagian yang ada dalam perusahaan, yang duduk dalam panitia anggaran . Tim penyusun anggaran ini biasanya diketuai oleh salah seorang pimpinan perusahaan dengan anggota-anggota yang mewakili bagian pemasaran, bagian produksi, bagian perbelanjaan serta bagian personalia.

Sebelum disahkan oleh pimpinan tertinggi perusahaan, masih dimungkinkan pula untuk diadakannya pembahasan-pembahasan antara pimpinan tertinggi perusahaan dengan pihak yang diserahi tugas menyusun rancangan anggaran tersebut.

Setelah disahkan oleh pimpinan tertinggi perusahaan, maka rancangan anggaran tersebut telah menjadi anggaran yang definitif, yang akan dijadikan sebagai pedoman kerja, sebagai alat pengoordinasian kerja dan sebagai alat pengawasan.

Apabila tugas penyusunan rancangan anggaran serta anggaran yang definitif telah selesai, maka panitia anggaran tidak bubar, melainkan secara berkala masih perlu mengadakan pertemuan-pertemuan konsultatif guna membahas pelaksanaan anggaran tersebut dari waktu ke waktu, untuk meningkatkan kerja sama dan koordinasi, serta mengadakan revisi-revisi terhadap anggaran yang telah disusun apabila memang diperlukan.

Contoh Penyusunan Anggaran Biaya Administrasi

Di perusahaan X terdapat sekretariat, pembukuan dan bagian rumah tangga Biaya Administrasi tahun X dikelompokkan sebagai berikut :

1. Gaji karyawan
2. Alat tulis kantor
3. Pemeliharaan gedung
4. Pemeliharaan alat-alat
5. Biaya listrik dan air
6. Biaya depresiasi

Data berikut ini adalah Biaya administrasi yang dikeluarkan pada tahun X,per/ bagian.

Gaji karyawan

Besarnya gaji karyawan secara keseluruhan mencapai Rp 25.000.000 dengan proporsi

1. Sekretariat : 30%
2. Pembukuan : 50%
3. Rumah tangga : 20%

Karena tuntutan serikat pekerja dan pertimbangan inflasi yang terjadi maka tahun x dinaikkan 10% .

Alat tulis kantor

Kebutuhan alat tulis kantor untuk masing-masing bagian adalah sebagai berikut :

1. Sekretariat : 30%
2. Pembukuan : 50%
3. Rumah tangga : 20%

Biaya alat tulis kantor sejumlah Rp5.000.000. sedang pada tahun x diperkirakan meningkatnya menjadi Rp6.000.000.

Pemeliharaan gedung

Untuk pemeliharaan gedung telah di tetapkan bahwa ada beban tetap yang telah di tentukan untuk satu tahun sejumlah Rp 6.000.000. tetapi masih ditambah beban variabel yang tergantung pada berapa jam kerja yang digunakan, yang tarifnya sebesar Rp1.000 per JKL . Pada tahun X, JKL yang digunakan sebanyak 2.000 JKL proporsi untuk masing-masing bagian adalah 30%, 50% dan 20%.

Pemeliharaan alat

Untuk pemeliharaan alat-alat kantor yang di pakai seperti mesin fotokopi , faksimile, komputer dan fasilitas yang lain telah di keluarkan Biaya sejumlah Rp 10.000.000. Pada tahun depan diperkirakan naik 15%. Proporsinya masing-masing bagian adalah 25%, 30%, 45%. e. Biaya listrik dan air Biaya yang di keluarkan sejumlah Rp1.500.000.dengan proporsi yang sama. Untuk tahun x tidak ada perubahan.

Biaya Depresiasi

Biaya depresiasi gedung, kendaraan dan alat alat yang lain mencapai Rp 30.000.000 dengan proporsi yang sama dan untuk tahun 2003 tidak naik. Dengan data ini susunlah anggaran administrasi tahun 2003.

Berdasarkan data dan informasi yang diketahui di atas, penganggaran biaya administrasi dapat dijabarkan sebagai berikut.

Gaji karyawan tahun X = Rp 25.000.000

Gaji karyawan tahun X = 110 % X Rp 25.000.000 = Rp 27.500.000

Dengan rincian:

1. Sekretariat = 30 % x Rp 27.500.000 = Rp 8.250.000
2. Pembukuan = 50 % x Rp 27.500.000 = Rp 13.750.000
3. Rumah tangga = 20 % x Rp 27.500.000 = Rp 5.500.000

Biaya alat tulis kantor tahun X sebesar Rp 6.000.000

Dengan rincian:

1. Sekretariat = 30 % x Rp 6.000.000 = Rp 1.800.000
2. Pembukuan = 50 % x Rp 6.000.000 = Rp 3.000.000
3. Rumah tangga = 20 % x Rp 6.000.000 = Rp 1.200.000

Biaya Pemeliharaan gedung sebesar Rp 8.000.000

Beban tetap /tahun = Rp 6.000.000

Beban variabel = 1000 x 2000 = Rp 2.000.000

Jumlah = Rp 8.000.000

1. Sekretariat = 30 % x Rp 8.000.000 = Rp 4.000.000
2. Pembukuan = 50 % x Rp 8.000.000 = Rp 2.800.000
3. Rumah tangga = 20 % x Rp 8.000.000 = Rp 1.200.000

Biaya Pemeliharaan Gedung

Biaya Tahun X = Rp 10.000.000

Biaya Tahun X = 115 % x Rp 10.000.000 = Rp 11.500.000

1. Sekretariat = 25 % x Rp 11.500.000 = Rp 8.250.000
2. Pembukuan = 30 % x Rp 11.500.000 = Rp 13.750.000
3. Rumah tangga = 45 % x Rp 11.500.000 = Rp 5.500.000

Biaya Listrik dan Air

Biaya listrik dan air tahun X sebesar Rp 1.500.000

1. Sekretariat : Rp 500.000
2. Pembukuan : Rp 500.000
3. Rumah tangga : Rp 500.000

Biaya Depresiasi

Biaya depresiasi pertahun Rp 30.000.000

1. Sekretariat : Rp 10.000.000
2. Pembukuan : Rp 10.000.000
3. Rumah tangga : Rp 10.000.000

Anggaran Biaya Administrasi

Referensi

1. Savitri, E. (2018). Penganggaran perusahaan.Yogyakarta: Pustaka Sahila.