Pengertian Manajemen Perubahan
Manajemen Perubahan adalah upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat-akibat yang ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi (Tampubolon, 2019, hlm. 34). Perubahan memiliki manfaat besar bagi kelangsungan hidup suatu organisasi. Tanpa adanya perubahan, dapat dipastikan bahwa usia organisasi tidak akan bertahan lama karena perubahan adalah satu-satunya hal yang tidak pernah berubah di muka bumi. Dengan demikian, setiap organisasi yang ingin bertahan lama harus mampu untuk beradaptasi dengan perubahan dan di sinilah change management atau manajemen perubahan memiliki peran.
Sementara itu, menurut Potts & LaMarsh (dalam Kusworo, 2019, hlm. 125) manajemen perubahan adalah suatu proses secara sistematis dalam menerapkan pengetahuan, sarana dan sumber daya yang diperlukan untuk memengaruhi perubahan pada orang yang akan terkena dampak dari proses tersebut (Potts & LaMarsh, 2004, hlm. 116 dalam Kusworo, 2019, hlm. ). Dalam organisasi tentunya “orang” ini mengacu pada semua anggota organisasi tanpa kecuali. Definisi ini secara implisit menekankan bahwa manajemen perubahan amatlah terikat pada sumber daya manusia organisasi sebagai agen perubahan utama.
Selanjutnya, menurut Arisman (2019, hlm. 6) manajemen perubahan adalah wujud pendekatan melalui suatu proses untuk mengubah individu, tim, dan organisasi menuju kondisi masa depan yang lebih baik. Dengan demikian tidak hanya anggota organisasi saja yang diharapkan mampu berubah dan beradaptasi dengan perubahan, melainkan organisasinya sendiri termasuk birokrasi hingga aturan, budaya dan aspek lain yang melekat di dalamnya.
Perubahan sejatinya merupakan salah satu faktor yang selalu menyelubungi organisasi. Perubahan-perubahan ini dapat terjadi karena sebab-sebab yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi tersebut. Terdapat tiga tipe perubahan yang berbeda, di mana setiap tipe memerlukan strategi manajemen perubahan yang berbeda pula dan tiga tip perubahan tersebut meliputi:
- Perubahan Rutin, di mana telah direncanakan dan dibangun melalui proses organisasi;
- Perubahan Peningkatan, yang mencakup keuntungan atau nilai yang telah dicapai organisasi; dan
- Perubahan Inovatif, yang mencakup cara bagaimana organisasi memberikan pelayanannya.
Dapat disimpulkan bahwa apa itu manajemen perubahan adalah pendekatan dan upaya untuk mengelola akibat-akibat yang ditimbulkan karena terjadinya perubahan baik dari perubahan rutin, peningkatan, maupun inovatif menuju kondisi yang lebih baik secara sistematis dengan menerapkan pengetahuan, sarana, dan sumber daya yang diperlukan untuk memengaruhi perubahan pada individu maupun organisasi yang sedang dikelola perubahannya.
Tujuan Perubahan
Menurut Reksohadiprojo &Handoko (dalam Kusworo, 2019, hlm. 125) tujuan utama dilakukannya manajemen perubahan pada suatu organisasi adalah sebagai berikut.
- Perubahan yang mana suatu organisasi menyesuaikan diri dengan lingkungan eksternalnya; dan
- Perubahan pola-pola perilaku karyawannya.
Oleh karena suatu organisasi tidak sepenuhnya mengendalikan lingkungan eksternalnya, maka harus secara kontinu manajer melakukan perubahan-perubahan organisasional internal sehingga dapat menangani secara efektif tantangan-tantangan yang timbul akibat meningkatnya persaingan inovasi teknologis, pembaruan peraturan-peraturan pemerintah dan berbagai tekanan permintaan sosial. Tanggapan-tanggapan organisasional terhadap tekanan-tekanan tersebut dapat dibedakan sebagai proses reaktif (perubahan-perubahan dilakukan terhadap peristiwa-peristiwa yang tidak diantisipasi) meskipun peristiwa proaktif (perubahan-perubahan dilakukan sebagai antisipasi terhadap kejadian-kejadian pada masa yang akan datang) meskipun proses reaktif sulit dilakukan, namun organisasi harus memahami pentingnya proses tersebut dan menggunakannya untuk memengaruhi lingkungan, dan tidak hanya bereaksi terhadap peristiwa-peristiwa yang telah terjadi. Hal ini merupakan faktor pembeda utama antara organisasi-organisasi yang menjadi “pemimpin” dan organisasi-organisasi yang menjadi “pengikut” dalam lingkungan industri.
Sementara itu, menurut Kusworo (2019, hlm. 2019) setidaknya terdapat tiga tujuan manajemen perubahan yang menjadi dasar dari perubahan di dalam organisasi yang di antaranya adalah sebagai berikut.
- Untuk mempertahankan kerberlangsungan hidup organisasi, baik itu jangkan pendek maupun jangka panjang.
- Untuk menyesuaikan diri dengan perubahan yang terjadi di lingkungan eksternal (tuntutan masyarakat akan pelayanan publik yang prima, perubahan teknologi dan peralatan, kebijakan baru dan lainnya).
- Untuk memperbaiki efektivitas organisasi agar dapat berdaya saing global. Upaya ini termasuk perbaikan efektivitas pegawai, perbaikan sistem dan struktur organisasi, dan implementasi strategi organisasi.
Proses Manajemen Perubahan
Suatu perubahan terjadi melalui proses atau tahapan-tahapan yang cenderung teratur. Menurut Tampubolon (2019, hlm. 34) proses atau tahap-tahap manajemen perubahan ada empat, yakni sebagai berikut.
- Tahap 1: Identifikasi Perubahan
Merupakan tahap identifikasi perubahan, diharapkan seseorang dapat mengenal perubahan apa yang akan dilakukan /terjadi. Dalam tahap ini seseorang atau kelompok dapat mengenal kebutuhan perubahan dan mengidentifikasi tipe perubahan. - Tahap 2: Perencanaan Perubahan
Pada tahap ini harus dianalisis mengenai diagnostik situasional teknik, pemilihan strategi umum, dan pemilihan. Dalam proses ini perlu dipertimbangkan adanya faktor pendukung sehingga perubahan dapat terjadi dengan baik. - Tahap 3: Implementasi Perubahan
Merupakan tahap implementasi perubahan di mana terjadi proses pencairan, perubahan dan pembekuan yang diharapkan. Apabila suatu perubahan sedang terjadi kemungkinan timbul masalah. Untuk itu perlu dilakukan monitoring - Tahap 4: Evaluasi dan Umpan Balik
Untuk melakukan evaluasi diperlukan data, oleh karena itu dalam tahap ini dilakukan pengumpulan data dan evaluasi data tersebut. Hasil evaluasi ini dapat di umpan balik kepada tahap 1 sehingga memberi dampak pada perubahan yang diinginkan berikutnya.
Pelaku Perubahan (Agent of Change)
Setidak-tidaknya terdapat tiga pelaku utama perubahan yang bisa berperan dalam setiap proses perubahan yang di antaranya adalah sebagai berikut.
- Para pelaku perubahan dengan kekuasaan resmi (legitimacy of change) adalah mereka yang memiliki kekuasaan yang diakui secara formal dan dianggap sah.
- Para pendorong dan penganjur timbulnya perubahan (instigators of change) adalah mereka yang memandang perlunya perubahan karena telah membandingkan dan melihat sesuatu yang baik di tempat lain, seperti mereka yang baru kembali dari studi banding.
- Para fasilitator perubahan (facilitator of change) adalah mereka yang memiliki kewibawaan dan diakui serta dikenal sebagai pemimpin informal yang memudahkan serta melicinkan proses timbulnya perubahan (Tampubolon, 2019, hlm. 39).
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Perubahan
Menurut Tapumbolon (2019, hlm. 38) beragam faktor yang mempengaruhi perubahan di antaranya adalah sebagai berikut.
- Pengetahuan
Pengetahuan merupakan unsur pokok bagi setiap anggota organisasi untuk mengubah perilakunya dalam mengerjakan sesuatu. Semakin tinggi tingkat pengetahuan anggota organisasi semakin mudah dia untuk mengikuti perubahan sesuai dengan tugasnya. Karena itu pengetahuan ditempatkan secara strategis sebagai salah satu syarat penting bagi kemajuan perilaku anggota organisasi. Anggota organisasi yang hanya menggunakan pengetahuan yang sekedarnya akan semakin tertinggal kinerjanya dibanding anggota organisasi yang selalu menambah pengetahuannya yang baru. - Keterampilan
Keterampilan, baik fisik maupun non-fisik, merupakan kemampuan seseorang yang diperlukan untuk melaksanakan suatu pekerjaan baru. Keterampilan fisik dibutuhkan untuk pekerjaan-pekerjaan fisik, misalnya mengoperasikan komputer, mesin produksi dsb. Keterampilan non-fisik dibutuhkan untuk mendapatkan sesuatu yang sudah jadi. Misalnya kemampuan memimpin rapat, membangun komunikasi, dan mengelola hubungan dengan para pelanggan secara efektif. Jadi di situ terdapat hubungan antara proses dan keterampilan komunikasi antarpersonal. Keterampilan lebih sulit untuk diubah atau dikembangkan ketimbang pengetahuan. Perubahan keterampilan sangat terkait dengan pola perilaku naluri (insting). Proses perubahan respons insting anggota organisasi membutuhkan waktu relatif cukup panjang karena faktor kebiasaan apalagi budaya tidak mudah untuk diubah. - Kepercayaan
Kepercayaan anggota organisasi menentukan sikapnya dalam menggunakan pengetahuan dan keterampilannya untuk mengerjakan sesuatu. Boleh jadi anggota organisasi diberikan pengetahuan dan keterampilan baru dengan cara berbeda. Namun hal itu dipengaruhi oleh kepercayaan yang dimilikinya apakah pengetahuan dan keterampilan yang diterimanya akan berguna atau tidak. Dengan kata lain suatu kepercayaan relatif sulit untuk diubah. Jadi kalau ingin melatih anggota organisasi harus diketahui dahulu kepercayaan yang dimiliki anggota organisasi sekurang-kurangnya tentang aspek persepsi dari kegunaan suatu pelatihan. - Lingkungan
Suatu lingkungan organisasi mempengaruhi perilaku anggota organisasi apakah melalui pemberian penghargaan atas perilaku yang diinginkan ataukah dengan mengoreksi perilaku yang tidak diinginkan. Lingkungan organisasi seperti keteladanan pimpinan dan model kepemimpinan serta masa depan organisasi yang cerah akan berpengaruh pada derajat dan mutu perubahan perilaku anggota organisasi. “Apa yang organisasi berikan pada anggota organisasi dan apa pula yang organisasi dapatkan”. Keberhasilan organisasi sangat ditentukan oleh apa yang bisa diberikan organisasi kepada anggota organisasinya. Semakin tinggi kadar insentif yang diberikan semakin efektif terjadinya perubahan perilaku anggota organisasinya. Sebaliknya organisasi yang tidak efektif atau gagal cenderung akan menciptakan perubahan perilaku yang juga tidak efektif. - Tujuan organisasi
Tujuan organisasi ditentukan oleh kepercayaan kolektif dari para pimpinan organisasi dan ini menciptakan lingkungan tertentu. Selain itu tujuan merupakan turunan dari visi masa depan dan sistem nilai organisasi. Pemimpin organisasi yang memiliki visi dan tujuan yang jelas akan menciptakan lingkungan yang mendorong perilaku produktif. Sebaliknya hanya akan menciptakan kebingungan di kalangan anggota organisasi.
Model-Model Manajemen Perubahan
Lantas seperti apa langkah konkret dari manajemen perubahan? Terdapat beberapa model manajemen perubahan yang berisi prinsip dan langkah-langkah untuk melakukan suatu pengelolaan perubahan dalam suatu organisasi. Beberapa model-model manajemen perubahan adalah sebagai berikut.
Model Kurt Lewin
Manajemen perubahan organisasi yang dikemukakan oleh Kurt Lewin menggunakan konsep ilmu fisika dan teknik, di mana suatu benda misalnya besi, bila akan diubah bentuknya, maka harus dicairkan (unfreezing) terlebih dulu agar mudah dibentuk (Arisman, 2019, hlm. 15). Setelah benda yang akan dibentuk dicairkan maka, selanjutnya dimasukkan dalam cetakan sehingga diharapkan diperoleh bentuk baru seperti yang diinginkan. Setelah besi cair dimasukkan dalam cetakan (change), maka selanjutnya didinginkan (refreezing) sehingga akan diperoleh bentuk baru yang permanen.
Berdasarkan konsep tersebut, langkah-langkah manajemen perubahan yang dikemukakan oleh Kurt Lewin adalah sebagai berikut.
- Pada tahap pertama, dinamakan tahap (unfreezing) yaitu tahap pencairan. Pada tahap “pencairan” dalam organisasi, kegiatan yang dilakukan adalah dengan identifies the needs for change, increasing the driving force to change; reducing the resisting force to change. Pada tahap ini yang dilakukan pimpinan adalah menjelaskan tentang arti pentingnya perubahan, memperkuat dorongan untuk berubah, dan mengurangi hambatan perubahan.
- Pada tahap kedua dinamakan tahap change atau tahap mengubah. Pada tahap ini yang dilakukan adalah mengubah individual component (komponen individu), group components (komponen kelompok), structural component (komponen struktur).
- Pada tahap ketiga dinamakan tahap refreezing atau tahap pembekuan atau tahap pemeliharaan agar perubahan yang terjadi bisa lebih permanen. Pada tahap ini yang dilakukan adalah, reinforcing the newly learned behavior (memberi dorongan kepada perilaku baru) finding “fit” between organizational components (penyesuaikan antarkomponen organisasi), maintaining “fits” between organizational components, memelihara antar komponen organisasi yang telah sesuai (Arisman, 2019, hlm. 17).
Model Lesley Partridge
Partridge mengungkapkan bahwa perubahan dapat dilakukan sesederhana dengan menjawab beberapa pertanyaan utama yang menyangkut perubahan itu sendiri. Pertanyaan-pertanyaan tersebut meliputi:
- Where are we now? (Di mana kita sekarang?).
- Where do we want to go? (Ke arah mana kita akan menuju?).
- How can we get there? (Bagaimana caranya kita bisa ke sana?).
- What dia we achieve? (Apa yang telah kita capai?).
Berikut adalah penjelasan dari masing-masing langkah manajemen perubahan dengan model Lesley Partrige.
- Where are we now?
Seperti telah dikemukakan bahwa, manajemen perubahan adalah proses pengelolaan sumber daya untuk membawa organisasi pada keadaan sekarang menuju keadaan baru yang diharapkan. Oleh karena itu dalam melekukan manajemen perubahan, maka harus tahu “di mana kita sekarang?”. Maksud dari pertanyaan tersebut agar pimpinan organisasi memastikan dengan fakta yang objektif (sebenar-benarnya) dan up to date, tentang kondisi riil saat ini. - Where do we want to go?
Setelah kondisi saat ini diketahui berdasarkan data yang akurat, obyektif dan up to date, maka tahap berikutnya adalah menetapkan ke arah mana kita akan menuju (where do we want to go). Dengan demikian, arah perubahan itu adalah menjawab pertanyaan ke arah mana kita akan menuju. Secara teoritis untuk menentukan arah yang realistik dapat dilakukan dengan analisis SWOT (strength/kekuatan; weakness/kelemahan; opportunity/peluang; dan threat (hambatan/ancaman). - How can we get there?
Setelah kondisi awal dan kondisi yang dituju sudah di ketahui, maka langkah selanjutnya adalah menentukan strategi atau cara untuk mencapainya. Secara teoritis cara yang digunakan untuk mencapai adalah dengan memperkuat dorongan, dan mengurangi hambatan. - What did we achieve?
Langkah ke empat dari manajemen perubahan menurut Lesley Partridge adalah menjawab pertanyaan what did we acheve. Untuk menjawab pertanyaan tersebut dilakukan melalui monitoring dan evaluasi. Monitoring digunakan untuk mengetahui seberapa jauh program-program perubahan yang telah direncanakan tercapai, dan evaluasi digunakan untuk mengetahui seberapa tinggi tujuan program dapat tercapai (Arisman, 2019, hlm. 21).
Model Mike Green
Menurut Mike Green, dalam suatu perubahan, hal utama yang perlu diubah adalah mindset (pola pikir), culture (budaya), dan leadership (kepemimpinan). Langkah-langkah perubahan dari model perubahan Mike Green yang bertumpu pada perubahan pola pikir, budaya (kebiasaan), serta kepemimpinan tersebut adalah sebagai berikut.
- Orientasi
Merupakan kegiatan untuk menentukan arah ke mana perubahan akan dilakukan. - Organisasi
Adalah pengaturan orang-orang yang akan melaksanakan perubahan, job deskripsi (job desc/deskripsi tugas) setiap orang dan strategi untuk melaksanakan perubahan. - Mobilisasi
Merupakan proses kegiatan memotivasi, menggerakkan, mengarahkan dan memfasilitasi orang-orang yang telah ditetapkan agar dapat bekerja sesuai dengan job deskripsi yang telah dibuat untuk melaksanakan perubahan. - Implementasi
Adalah suatu proses kegiatan untuk melaksanakan perubahan. Rencana perubahan yang telah dibuat dicoba diimplementasikan. - Transisi
Adalah kegiatan mengelola agar orang-orang telah melaksanakan perubahan tetap melanjutkan dalam melaksanakan perubahan dan tidak kembali pada posisi semula. - Integrasi
Adalah menggabungkan semua perubahan dalam suatu bentuk baru yang utuh, sehingga tujuan perubahan tercapai secara efektif dan efisien (Arisman, 2019, hlm. 18).
Model ADKAR
Proci (dalam Arisman, 2019, hlm. 19) mengembangkan manajemen perubahan sederhana namun efisien yang diberi nama ADKAR, yang merupakan singkatan dari awareness (keasadaran), desire (keinginan), knowledge (pengetahuan), ability (kemampuan), dan reinforcement (penguatan). Langkah-langkah manajemen perubahan model ADKAR adalah sebagai berikut.
- Awareness
Pimpinan meningkatkan kesadaran para anggotanya tentang pentingnya dan rencana perubahan yang akan dilakukan. - Desire
Pimpinan mengajak dan mendorong para anggotanya agar mau mendukung dan melaksanakan perubahan. - Knowledge
para anggota organisasi ditingkatkan pengetahuan agar memiliki bekal untuk melaksanakan perubahan yang telah ditentukan. - Ability
meningkatkan kemampuan para anggota agar dapat mengimplementasikan perubahan yang telah ditetapkan. - Reinforcement
pimpinan memberikan dorongan dan motivasi kepada seluruh anggota organisasi secara terus menerus agar hasil perubahan yang telah dicapai dapat dapat dijaga dan dipertahankan.
Referensi
- Arisman. (2019). Manajemen perubahan. Jakarta: BPSDM Hukum dan HAM.
- Kusworo. (2019). Manajemen konflik dan perubahan dalam organisasi. Sumedang: Alqaprint Jatinangor.
- Tampubolon, M.P. (2019). Change management (manajemen perubahan; individu, tim kerja, organisasi). Bogor: Penerbit Mitra Wacana Media.