Persediaan (Inventory): Pengertian, Manajemen, Jenis, Model, Rumus, Dsb

Pengertian Persediaan (Inventory)

Persediaan atau inventory adalah istilah yang mengacu pada segala sesuatu atau sumber daya organisasi yang disimpan sebagai antisipasi terhadap pemenuhan permintaan (Handoko, dalam Utama, dkk, 2019, hlm. 164). Permintaan yang dimaksud dapat berupa bahan mentah, barang dalam proses, barang jadi, maupun produk jadi (final product).

Sementara itu, menurut Iswanto & Akbar (2021, hlm. 62) inventory atau persediaan adalah barang atau sumber daya perusahaan yang penting untuk dikelola karena dengan diturunkannya tingkat persediaan oleh perusahaan, di satu sisi perusahaan dapat menurunkan biaya persediaan, tapi di sisi yang lain, jika stok suatu produk habis maka pelanggan menjadi tidak puas. Maka dari itu harus bisa dicapai keseimbangan antara tingkat layanan pada pelanggan dan investasi persediaan.

Selanjutnya, menurut Ikatan Akuntansi Indonesia (dalam Utama, dkk, 2019, hlm. 165), pengertian persediaan adalah:

1. Tersedia untuk dijual (dalam kegiatan operasi normal).
2. Dalam proses produksi (dalam kegiatan usaha normal).
3. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan proses produksi atau pemberian jasa.

Selanjutnya Utama, dkk (2019, hlm. 164) sendiri berpendapat bahwa sistem inventory adalah serangkaian kebijaksanaan dan pengendalian yang memonitor tingkat persediaan dan menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus diisi, dan berapa besar pesanan yang harus dilakukan.

Persediaan ini bertujuan menetapkan dan menjamin tersedianya sumber daya yang tepat, dalam kuantitas yang tepat, dan pada waktu yang tepat. Dengan kata lain, sistem dan model persediaan bertujuan untuk meminimumkan biaya total melalui penentuan apa, berapa, dan kapan pesanan dilakukan secara optimal.

Berbagai pengelolaan persediaan ini biasa disebut dengan manajemen persediaan atau dalam Bahasa Inggris, inventory management yang akan dipaparkan pada uraian di bawah ini.

Pengertian Manajemen Persediaan

Manajemen persediaan adalah struktur organisasi dan kebijakan operasi untuk menjaga dan mengendalikan barang yang disimpan melalui tanggung jawabnya atas pemesanan dan penerimaan barang, timing pemesanan dan pencatatan apa yang telah dipesan, dan berapa banyak kuantitas pesanan (Sukmono & Supardi, 2020, hlm. 733).

Sementara itu, menurut Iswanto & Akbar (2021, hlm. 62) manajemen persediaan adalah metode pengendalian persediaan supaya bisa memesan dengan tepat, yaitu dengan biaya seoptimal mungkin. Agar efisiensi dan efektivitas yang merupakan tujuan perusahaan tercapai, maka perusahaan sangat penting menerapkan pengelolaan persediaan.

Menurut Iswanto & Akbar (2021, hlm. 63) beberapa cara yang digunakan untuk mengelola persediaan meliputi beberapa model berikut ini.

1. Analisis ABC

Analisis ABC adalah penggunaan prinsip pareto untuk melakukan persediaan, di mana persediaan dibadi menjadi tiga kelompok dalam jumlah uang dengan dasar volume tahunan. Dalam Dengan analisa ABC, nilai tahunan dari volume ditentukan melalui perhitungan permintaan tahunan dari tiap item persediaan dikalikan biaya tiap unit. Untuk pengelompokannya dengan cara:

1. Kelompok A,
   item persediaannya adalah yang volumenya kecil tetapi jumlah nilai uang tiap tahunnya besar;
2. Kelompok B,
   item persediaannya adalah yang volumenya sedang dan jumlah nilai uang tiap tahunnya sedang;
3. Kelompok C,
   item persediaannya adalah yang volumenya besar tetapi jumlah nilai uang tiap tahunnya kecil. Cara mengelola masing-masing menjadi semakin mudah apabila dikelompokkan, sehingga akan menjadi lebih baik dalam peramalan, pengurangan stok, keandalan pemasok dan pengendalian fisik.

2. Pencatatan yang akurat

Pencatatan yang akurat tentang persediaan merupakan hal yang penting pada sistem produksi, yang membuat perusahaan bisa meyakinkan tentang semua hal yang berkaitan dengan persediaan dan fokus pada item persediaan yang dibutuhkan. Sehingga perusahaan bisa mengambil keputusan tentang penjadwalan, pemesanan dan pengangkutan.

3. Cycle Counting (penghitungan siklus)

Melakukan verifikasi dengan audit atau memeriksa secara berkelanjutan terhadap arsip atau catatan merupakan cara untuk menjadikan catatan persediaan menjadi akurat. Audit yang dilakukan tersebut dinamakan penghitungan siklus. Penggunaan kelompok dengan analisa ABC juga bisa dilakukan untuk penghitungan siklus.

Jenis-Jenis Persediaan (Inventory)

Inventory atau persediaan terdiri atas beberapa jenis. Setiap jenis memiliki karakteristik dan ciri-ciri khusus tersendiri dengan pengelolaan dan pemeliharaan yang berbeda-beda pula. Menurut Heizer & Render (dalam Utama, dkk, 2019, hlm. 165), untuk mengakomodasi fungsi persediaan, perusahaan memiliki empat jenis persediaan sebagai berikut.

1. Persediaan bahan baku (raw material inventory).
   Yaitu bahan baku yang belum memasuki proses produksi yang kegunaannya untuk memisahkan para pemasok dari proses produksi. Persediaan bahan baku ini juga sering disebut sebagai persediaan produksi. Persediaan produksi ini di antaranya meliputi bahan baku dan bahan-bahan lain yang digunakan dalam proses produksi dan merupakan bagian dari produk. Persediaan produksi bisa terdiri atas dua tipe, yaitu item spesial yang dibuat khusus untuk spesifikasi perusahaan dan item standar produksi yang dibeli secara off-the-self.
2. Persediaan barang setengah jadi (working in progres/WIP-inventory).
   Yakni bahan baku atau komponen yang sudah mengalami proses produksi, tetapi masih belum sempurna atau masih belum menjadi produk jadi. Persediaan in-process, sesuai namanya, meliputi produk-produk setengah jadi. Produk yang termasuk dalam kategori persediaan ini bisa ditemukan dalam berbagai proses produksi.
3. MRO (maintenance/repair/operating).
   Pemeliharaan atau perbaikan juga diperlukan untuk berjaga-jaga jika ada kerusakan mesin dalam salah satu proses produksi dan MRO ini harus dijadwalkan atau diantisipasi. Persediaan MRO meliputi barang-barang yang digunakan dalam proses produksi, tetapi bukan merupakan bagian dari produk. Contohnya, pelumas dan pembersih.
4. Persediaan barang jadi (finished goods inventory),
   Yaitu produk akhir yang sudah siap jadi dan siap untuk dijual. Persediaan finished goods meliputi semua produk jadi yang siap untuk dipasarkan. Misalkan sebuah swalayan yang menjual produk-produk yang siap untuk dipakai dan tidak ada proses pengolahan, semua persediaan yang dimilikinya termasuk dalam kategori ini.

Selain dari keempat jenis persediaan tersebut, Handoko (dalam Utama, dkk, 2019, hlm. 166) menambahkan satu jenis lagi, yaitu persediaan komponen-komponen rakitan (purchased parts/component). Purchased partus Ini adalah persediaan yang terdiri atas komponen-komponen yang diperoleh dari perusahaan-perusahaan lain, di mana komponen tersebut dapat dirakit kembali menjadi suatu produk jadi.

Klasifikasi/Fungsi Persediaan (Inventory)

Menurut Handoko (dalam Utama, 2019, hlm. 166) persediaan memiliki beberapa fungsi sebagai berikut.

1. Fungsi Decoupling
   Perusahaan memiliki persediaan agar perusahaan tidak sepenuhnya bergantung pada pihak lain untuk memenuhi pesanan, terutama yang sifatnya spontan. Persediaan bahan mentah diadakan agar perusahaan tidak sepenuhnya bergantung pada pengadaannya dalam hal kuantitas dan waktu pengiriman. Persediaan barang dalam proses diadakan agar departemen-departemen dan proses-proses individual perusahaan terjaga kebebasannya. Persediaan barang jadi diperlukan untuk memenuhi permintaan produk yang tidak pasti dari para pelanggan. Persediaan dapat digunakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diperkirakan atau diramalkan.
2. Fungsi Economic Lot Sizing
   Melalui penyimpanan persediaan, perusahaan dapat memproduksi dan membeli sumber daya dalam kuantitas yang dapat mengurangi biaya-biaya per unit. Penentuan “lot size” ini perlu mempertimbangkan biaya-biaya agar perusahaan bisa melakukan penghematan ndengan membeli dalam jumlah yang besar tetapi dengan biaya penyimpanan yang tidak besar dibandingkan biaya pembelian.
3. Fungsi Antisipasi
   Persediaan memiliki fungsi antisipasi terhadap fluktuasi pelanggan atau konsumen yang tidak dapat diramalkan berdasarkan pengalaman-pengalaman masa lalu. Persediaan juga berfungsi untuk mengantisipasi permintaan musiman sehingga perusahaan dapat mengadakan persediaan musiman (seasional persediaanes).

Selain itu, menurut Utama, dkk (2019, hlm. 167) persediaan (inventory) dapat memiliki berbagai fungsi penting yang menambah fleksibilitas dari proses produksi atau operasi suatu perusahaan, yang di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Untuk memberikan suatu stok barang agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi dari konsumen yang bersifat fluktuatif.
2. Untuk memenuhi produksi melalui distribusi. Misalnya, bila permintaan produksinya tinggi hanya pada awal tahun, perusahaan dapat memenuhi stok selama akhir tahun sehingga biaya kekurangan stok dan kehilangan pelanggan dapat dihindari.
3. Untuk mengambil keuntungan dari potongan jumlah karena pembelian dalam jumlah yang besar. Potongan tersebut secara substansial dapat menurunkan biaya produk.
4. Untuk mengantisipasi risiko inflasi dan perubahan harga, menghindari kekurangan stok yang dapat terjadi karena perubahan cuaca, kekurangan pasokan, masalah mutu, atau pengiriman yang tidak tepat.
5. Untuk menjaga agar operasi dapat berjalan dengan baik dengan menggunakan barang dalam proses yang telah disediakan. Hal seperti ini diperlukan karena kebutuhan waktu yang digunakan untuk memproduksi barang dan sepanjang berlangsungnya proses terkumpulnya persediaan.

Sementara itu, menurut Heizer & Render (dalam Iswanto & Akbar, 2021, hlm. 62) di antara fungsi yang penting guna meningkatkan fleksibilitas suatu operasi perusahaan dari persediaan adalah sebagai berikut.

1. Agar produksi dan distribusi bisa seimbang.
2. Memberi stok untuk antisipasi agar permintaan dapat terpenuhi.
3. Guna mendapatkan untung dari potongan kuantitas, sebab umumnya ada diskon apabila membeli banyak.
4. Sebagai hedging dari adanya perubahan harga dan inflasi.
5. Supaya terhindar dari kehabisan stok yang bisa terjadi akibat mutu, cuaca, pengiriman yang tidak tepat dan kekurangan pasokan.
6. Supaya operasi tetap terjaga kelangsungannya melalui persediaan dalam proses.

Biaya-Biaya Persediaan (Inventory)

Menurut Mulyana (dalam Utama, dkk, 2019, hlm. 171), unsur biaya yang terdapat dalam persediaan diklasifikasikan menjadi tiga, yaitu biaya pemesanan, biaya penyimpanan, dan biaya kekurangan persediaan yang akan dipaparkan sebagai berikut.

1. Biaya Penyiapan
   Biaya penyiapan adalah biaya yang dikeluarkan sejak perusahaan memproduksi bahan-bahan dasar dalam pabrik sendiri. Dengan demikian, perusahaan menghadapi biaya penyiapan (setup cost) untuk memproduksi komponen tertentu. Biaya-biaya tersebut meliputi biaya mesin-mesin menganggur, biaya persiapan tenaga kerja langsung, biaya scheduling, dan biaya ekspedisi.
2. Biaya Pemesanan (Pembelian)
   Setiap kali bahan dipesan, perusahaan akan menanggung biaya pemesanan. Biaya pemesanan meliputi pemrosesan pesanan dan biaya ekspedisi, upah pegawai, biaya telepon dan Internet, pengeluaran surat-menyurat, biaya pengepakan dan penimbangan, biaya pemeriksaan (inspeksi) penerimaan, biaya pengiriman ke gudang, dan biaya utang lacar.
3. Biaya Penyimpanan
   Biaya penyimpanan (holding cost atau carrying cost) tergantung pada kuantitas persediaan. Semakin besar kuantitas bahan yang disimpan maka biaya penyimpanan per periode akan semakin tinggi. Biaya-biaya penyimpanan meliputi: a) Biaya fasilitas penyimpanan, seperti penerangan, pemanas, pendingin, atau yang lainnya; b) Biaya modal, yaitu alternatif pendapatan atas dana yang diinvestasikan dalam persediaan; c) Biaya keusangan akibat sisa hasil produksi (limbah) atau barang yang rusak; d) Biaya perhitungan fisik dan konsiliasi laporan; e) Biaya asuransi persediaan; f) Biaya pajak persediaan.
4. Biaya Kekurangan atau Kehabisan Bahan
   Biaya kekurangan atau kehabisan bahan (shortage cost) merupakan biaya yang paling sulit diperkirakan. Biaya ini timbul apabila persediaan tidak memenuhi atau mencukupi permintaan. Termasuk dalam biaya ini meliputi biaya yang disebabkan oleh kehilangan penjualan, kehilangan pelanggan, tambahan biaya pemesanan khusus, biaya ekspedisi, selisih harga, terganggunya operasi, dan tambahan pengeluaran untuk kegiatan manajerial.

Model-Model Persediaan

Terdapat banyak model persediaan yang dapat digunakan untuk mengelola persediaan. Menurut Iswanto & Akbar (2021, hlm. 64) berdasarkan biaya dan permintaan yang berhubungan dengan persediaan, model yang dapat digunakan untuk mengelola persediaan meliputi:

1. Permintaan dependen dan independen.
   Asumsi pada model pengendalian persediaan adalah sifat permintaan suatu produk terhadap permintaan produk yang lain yaitu independen atau dependen. Contohnya permintaan mobil independen terhadap permintaan kulkas. Sedangkan permintaan asuransi mobil dependen terhadap permintaan mobil.
2. Biaya persediaan
   Biaya persediaan adalah biaya yang berkaitan dengan manajemen, dan terdiri dari: a) Holding cost (biaya penyimpanan) adalah biaya yang berhubungan dengan penahanan (carrying) atau penyimpanan persediaan pada kurun waktu tertentu. Biaya yang berhubungan dengan gudang, seperti pembayaran bunga, penambahan tenaga kerja dan asuransi dicakup oleh biaya ini; b) Ordering cost (biaya pemesanan) meliputi biaya tenaga kerja, formulir, pasokan, pemrosesan pesanan; c) Set up cost (biaya pemasangan) merupakan biaya guna proses produksi pesanan atau untuk persiapan mesin. Jika pemesanan dengan cara elektronik maka biaya tersebut menjadi lebih efisien. Biaya pemasangan pada beberapa operasi, erat hubungannya dengan set up time (waktu pemasangan).

Beberapa model lainnya di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Model Inventory pada Permintaan Independen

Model inventory pada permintaan independen ini terdiri atas: model EOQ, POQ, dan Quantity Discount Model yang akan dijelaskan sebagai berikut.

Model EOQ

Model EOQ merupakan suatu cara mengendalikan persediaan paling terkenal dan paling tua. Cara ini penggunaannya mudah dan terdapat asumsi-asumsi sebagai dasar, yaitu:

1. Sifat pemintaan konstan dan diketahui.
2. Diketahui waktu di antara pemesanan dengan penerimaan atau lead time dan bersifat konstan.
3. Penerimaan permintaan sesegera mungkin.
4. Diskon tidak ada.
5. Diketahui biaya pemesanan atau set up dan sifatnya konstan.
6. Kejadian kehabisan stok tidak ada.

Menggunakan asumsi-asumsi di atas, selanjutnya guna mencari jumlah pemesanan yang optimal tahapannya ialah:

1. Membuat persamaan guna biaya pemesanan atau pemasangan.
2. Membuat persamaan guna biaya penyimpanan atau penahanan.
3. Biaya penyimpanan ditentukan sama besarnya dengan biaya pemasangan.
4. Persamaan diselesaikan dan hasilnya adalah banyaknya pemesanan yang paling optimal.

Memakai notasi:

Q = Banyaknya barang tiap kali pemesanan

Q * = Banyaknya barang tiap pemesanan yang optimal (EOQ)

D = Permintaan tahunan terhadap barang persediaan dengan satuan unit

S = Biaya pemesanan atau pemasangan tiap pesanan

H = Biaya penyimpanan atau penahanan tiap unit setiap tahun

Penentuan rumus EOQ dengan memakai notasi-notasi tersebut adalah:

Sumber: Iswanto & Akbar (2021, hlm. 65)

Model POQ

Model production order quantity (POQ) adalah metode yang mengasumsikan penerimaan semua pemesanan persediaan di satu waktu. Akan tetapi, pada waktu-waktu tertentu suatu perusahaan bisa menerima persediaannya sepanjang waktu.

Kondisi tersebut yang yang memaksa penggunaan model lain selain EOQ, yaitu model POQ (Production Order Quantity). Pada model POQ barang dibuat dan dijual di waktu yang sama. Penggunaan notasi pada model POQ sama dengan pada model EOQ, akan tetapi ada tambahan yaitu: p = Tingkat produksi tahunan t = Lama jalannya produksi, dalam satuan hari.

Penggunaan notasi pada model POQ sama dengan pada model EOQ, akan tetapi ada tambahan yaitu:

p = Tingkat produksi tahunan

t = Lama jalannya produksi, dalam satuan hari

tahapannya:

Sumber: Iswanto & Akbar (2021, hlm. 66)

Quantity Discount Model

Banyak perusahaan yang memberikan discount pada konsumennya dengan tujuan meningkatkan penjualan, makin besar jumlah pembelian maka semakin besar pula discount yang diperoleh. Sehingga perusahaan yang memerlukan bahan baku akan mendapat penawaran dari banyak pemasok dan umumnya berbentuk paket khusus, yang mana harga yang ditawarkan bervariasi dari tiap unit produk sesuai discountnya. Dengan adanya hal tersebut maka persediaan dengan konsep qualtity discount perlu dipertimbangkan agar perusahaan dapat menentukan paket yang paling optimal biayanya.

Total biaya persediaan yang paling rendah diantara pilihan yang ada perlu dipertimbangkan untuk menentukan pilihan yang tepat. Sedangkan untuk menghitung total biaya persediaan adalah:

Total biaya persediaan = Biaya pemesanan + Biaya penyimpanan + Biaya produk

Di mana:

Q = Jumlah unit yang dipesan

D = Permintaan tahunan dalam satuan

S = Biaya Pemesanan per pesanan

P = Harga per unit

H = Biaya Penyimpanan per unit per tahun

Sumber: Iswanto & Akbar (2021, hlm. 67)

2. Model Probabilitas Dengan Lead Time yang Konstan

Model probabilitas bisa digunakan apabila permintaan diasumsikan tidak konstan akan tetapi bisa dispesifikasi dengan distribusi probabilitas. Ketidakpastian permintaan membuat peluang timbulnya kehabisan stok makin besar. Guna memperkecil peluang timbulnya kehabisan stok, metode yang dapat digunakan ialah menahan barang tambahan pada persediaan. Kondisi tersebut termasuk menambah jumlah barang stok pengaman guna mengantisipasi adanya pemesanan ulang.

Titik pemesanan ulang (ROP)

ROP = d x L

Setelah safety stok dimasukkan maka:

ROP = d x L + as

Sumber: Iswanto & Akbar (2021, hlm. 67)

Suatu yang harus diperhatikan ialah tingkat pemenuhan permintaan yang dipertahankan manajemen, sifatnya komplementer pada probalitas kejadian stok habis. Apabila probabilitas stok habis sebesar 5%, maka tingkat permintaannya terpenuhi sebesar 95 % dan dibutuhkan tabel kurva normal untuk menghitungnya.

3. Sistem Periode Tetap

Apabila menggunakan sistem periode tetap, pemesanan persediaan dilakukan pada akhir periode tertentu. Baru kemudian menghitung persediaan di tangan, besarnya pesanan sejumlah yang dibutuhkan guna menaikkan persediaan sampai pada kondisi yang ditentukan.

Menggunakan sistem ini keuntungannya ialah tidak adanya penghitungan fisik terhadap barang yang dimasukkan dalam persediaan sesudah adanya barang yang diambil. Hanya saat waktunya tiba baru dilakukan penghitungan. Secara administratif prosedur ini lebih memudahkan, apalagi jika pengendalian persediaan hanyalah sebagian dari tugas.

Persamaannya adalah:

Jumlah Yang dipesan (Q)

Q = Target (T) – Persediaan di tangan – Pesanan awal yang tidak diterima + Back order.

Contoh:

Data yang ada adalah sebagai berikut:

Target = 70 unit

Persediaan di tangan = 0

Pesanan awal yang tidak diterima = 0

Back order = 5 unit

Sehingga jumlah yang dipesan,

Q = 70 – 0 – 0 + 5 = 75 unit.

Sumber: Iswanto & Akbar (2021, hlm. 68)

Referensi

1. Iswanto, & Akbar, A. (2021). Buku ajar manajemen operasi. Sidoarjo: Umsida Press.
2. Sukmono, R.A., & Supardi. (2020). Manajemen operasional dan implementasi dalam industri. Sidoarjo: Umsida Press.
3. Utama, R.E., Gani, N.E, Jaharuddin, Prihata, A. (2019). Manajemen operasi. Jakarta: UM Jakarta Press.