Sistem Informasi : Pengertian, Ciri, Jenis, Perancangan & Analisis

Saat mendengar istilah sistem informasi, pikiran kita akan langsung tertuju pada berbagai aplikasi pengolah informasi seperti sistem informasi manajemen, akuntansi, dsb. Padahal, sejatinya istilah sistem tidak melulu hanya berkaitan dengan informatika bahkan teknologi secara umum. Dalam kehidupan sehari-hari, sedari dulu kita telah banyak terlibat dengan sistem.

Contoh paling sederhana adalah bagaimana hal sesederhana antrean dapat dikatakan sebagai sistem. Tanpa sistem antrean, maka akan terjadi banyak kesenjangan dan hal yang tidak diinginkan dalam menunggu giliran untuk mendapatkan sesuatu yang banyak orang butuhkan.

Padahal, jika kita telusuri, sejatinya kebutuhan menunggu giliran itu adalah hal sederhana yang seharusnya dapat dilakukan tanpa menimbulkan masalah. Belum lagi, apa yang terjadi sebetulnya sama saja, semuanya menunggu giliran. Ya, sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang terjadi berulang kali atau yang sering terjadi seperti itu. Suatu sistem dapat dirumuskan sebagai kumpulan atau variable-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu.

Maka, untuk menyelesaikannya, dibuatlah sistem antrean yang akan menangani masalah sama secara berulang-ulang agar setiap individu yang terlibat dapat terorganisasi serta berinteraksi dengan lebih efisien dan efektif, sehingga meningkatkan taraf kenyamanan dan pemenuhan kebutuhan yang lebih baik.

Sistem

Namun demikian, antrean hanyalah salah satu contoh kecil dari suatu sistem. Hal ini karena kemungkinan suatu sistem akan terdiri dari beberapa rangkaian yang dibutuhkan, misalnya antrean dan alasan dari antrean tersebut. Contohnya, suatu sistem dapat terdiri dari antrean, dan langkah selanjutnya untuk mendapatkan hal yang dibutuhkan oleh pengantre, baik itu pembuatan KTP, pemenuhan kebutuhan perbankan, dsb. Tentunya, pemenuhan kebutuhan pengantre membutuhkan sistem pula dalam memenuhinya.

Ihwal sistem yang menunjang beberapa komponen tersebut diutarakan oleh  Romney & Steinbart (2020, hlm. 3) yang menyatakan bahwa sistem adalah suatu rangkaian yang terdiri dari dua atau lebih komponen yang saling berhubungan dan saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan, di mana sistem biasanya terbagi dalam sub-sistem yang lebih kecil untuk mendukung sistem yang lebih besar.

Melengkapi pengertian di atas, Wongso (2016, hlm. 163) lebih lanjut menjelaskan bahwa sistem adalah kumpulan atau rangkaian komponen-komponen yang saling berhubungan, bekerja sama dan saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan dengan melalui tiga tahapan input (masuk), proses dan output (keluar).

Sistem yang terdiri dari banyak komponen yang saling berhubungan serta berinteraksi tersebut akan melibatkan banyak data pula dalam proses pelaksanaannya. Misalnya, data nasabah mulai dari nama, tanggal lahir, alamat, dsb. Data tersebut terdiri dari banyak jenis, serta banyak secara kuantitas (tidak hanya satu atau dua orang). Selain itu, data tersebut juga akan melibatkan banyak proses seperti pencermatan keaslian identitas, kelayakan untuk memiliki rekening, dsb.

Saat data yang dilibatkan terdiri dari kuantitas yang banyak serta memerlukan proses yang banyak pula, maka akan terjadi kejenuhan sehingga sulit untuk diikuti serta dicermati oleh pemrosesnya. Hal ini wajar, karena sifat data memang belum dapat dikonsumsi dan perlu diolah menjadi informasi oleh sistem informasi. Hal ini membawa kita pada pertanyaan selanjutnya dalam mencermati pengertian atau definisi sistem informasi, yakni pengertian dari informasi itu sendiri.

Ciri-Ciri Sistem

Untuk mempermudah pengamatan kita terhadap suatu hal yang dapat dikatakan sistem, kita dapat memastikannya dengan beberapa ciri-ciri sistem di bawah ini.

1. Sistem mempunyai komponen-komponen.
2. Komponen-komponen sistem harus terintegrasi atau saling berhubungan.
3. Sistem mempunyai batasan sistem.
4. Sistem memiliki tujuan yang jelas.
5. Sistem mempunyai lingkungan.
6. Sistem memiliki input, proses, dan ouput (Mulyani, 2016, hlm. 5).

Input berarti harus ada data yang dikepul lalu dimasukan (dientry) untuk kemudian dapat diproses, sehingga menghasilkan informasi yang berkualitas. Untuk lebih jelasnya, berikut adalah beberapa contoh aplikasi sistem dalam menyelesaikan suatu permasalahan umum yang biasa dihadapi oleh suatu organisasi.

Contoh / Jenis Sistem

Tentunya hingga kini kita mengetahui bahwa terdapat banyak sistem informasi yang telah digunakan di industri. Berbagai sistem informasi seperti sistem informasi akuntansi, sistem informasi manajemen, hingga sistem informasi desa telah kita temui sehari-hari. Berbagai sistem informasi tersebut dapat diklasifikasikan berdasarkan jenis sistemnya. Berikut adalah beberapa jenis sistem informasi tersebut adalah sebagai berikut.

1. Transaction Processing System (TPS)
   berbagai sistem yang membutuhkan proses transaksi di dalamnya, meliputi transaksi harfiah yang bersangkutan dengan penjualan dan pembelian, hingga transaksi lain yang membutuhkan pertukaran berbagai akun dalam akuntansi.
2. Management Information System (MIS)
   berbagai sistem yang membutuhkan pengolahan informasi manajemen, seperti pengelolaan sumber daya manusia (personalia) dsb.
3. Virtual Office System
   sistem yang berkaitan dengan berbagai kebutuhan pekerjaan kantoran yang dapat meliputi, layanan penjawab telepon, manajemen ruang rapat, konferensi video, dsb.
4. Decision Support System (DSS)
   berbagai sistem yang mmiliki kebutuhan untuk membantu manajemen untuk membuat pertimbangan serta keputusan.
5. Enterprise Resource Planning System (ERP)
   sistem yang mengolah berbagai data dan informasi yang dibutuhkan untuk mengolah informasi kebutuhan perencanaan sumber daya yang dimulai dari akuntansi, pembelian, produksi, hingga penjualan. Intinya, ERP mengawal proses produksi dan bisnis suatu perusahaan dari hulu ke hilir (Mulyani, 2016, hlm. 13).

Berbagai data yang diolah tentunya amatlah beragam, mulai dari data keuangan, data karyawan, hingga data yang bersangkutan dengan usaha dan bisnis dari suatu perusahaan itu sendiri. Berbagai data tersebut perlu diolah agar menghasilkan informasi yang dapat digunakan untuk menunjang usaha serta perkembangan suatu perusahaan. Lalu sebetulnya apa itu informasi sendiri? Apa perbedaannya dari data? Berikut adalah pemaparannya.

Informasi

Informasi adalah data yang telah dapat dikonsumsi atau dibaca serta dicermati dengan baik. Saat tingkat keterbacaannya lebih baik, data dapat membantu banyak hal, terutama dalam evaluasi atau retrospeksi suatu hal yang ingin ditingkatkan. Contohnya, saat kita telah mengumpulkan banyak data suatu survei, maka kita baru akan mampu mencermati hasil survei tersebut dengan baik, ketika kita mengolahnya menjadi diagram atau chart.

Dengan demikian, informasi adalah data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga kita dapat mencermati serta menggunakannya untuk berbagai keperluan yang dibutuhkan. Pengertian tersebut diperkuat oleh pernyataan sejalan dari Romney & Steinbart (2020, hlm. 3) yang mengemukakan bahwa definisi Informasi adalah data yang telah disusun dan diproses untuk memberikan makna dan meningkatkan pengambilan keputusan dari pengguna.

Karakteristik dan Kualitas Informasi

Informasi yang dihasilkan tentunya harus memiliki karakteristik agar dapat memiliki nilai guna tinggi dalam meningkatkan berbagai pertimbangan dari pengguna. Tanpa karakteristik yang sesuai, data atau informasi tidak akan menjadi valid dan membantu meningkatkan pengambilan keputusan yang baik. Beberapa karakteristik informasi yang bernilai guna tinggi tersebut adalah sebagai berikut.

1. Relevan,
   artinya informasi dapat mengurangi ketidakpastian dan meningkatkan pengambilan keputusan serta memperbaiki kesalahan yang terjadi sebelumnya.
2. Reliabel,
   informasi tidak mengandung kesalahan atau ketidakakuratan sehingga dapat diandalkan. Informasi juga harus menyajikan kejadian atau aktivitas perusahaan atau organisasi secara akurat serta tidak kontekstual (harus sama dalam keadaan berbeda sehingga menjadi objektif).
3. Lengkap,
   informasi harus disajikan secara utuh sehingga tidak menghilangkan aspek penting dari suatu kejadian yang sedang terjadi.
4. Tepat,
   Informasi disajikan secara tepat pada waktu yang tepat pula untuk pengambilan keputusan.
5. Mudah dipahami,
   informasi harus disajikan dengan format yang dapat dimengerti dengan jelas.
6. Dapat diverifikasi,
   setidaknya harus terdapat dua orang yang berpengetahuan di bidangnya untuk melakukan verifikasi.
7. Dapat diakses,
   tersedia untuk dijangkau oleh pengguna dengan format yang dapat digunakan (Romney & Steinbart, 2020, hlm. 4).

Sebagai catatan, arti kata “kualitas” tidak melulu masalah mutu atau tingkat kebaikan suatu hal. Kualitas juga dapat mengacu pada bentuk, rupa, atau wujud dari suatu hal. Kita dapat mengklasifikasikan lis di atas menjadi tiga kualitas informasi, yakni:

1. akurat,
2. tepat waktu, dan

Sementara sisanya merupakan karakteristik dari informasi, yaitu:

1. relevan
2. andal (reliable)
3. lengkap
4. dapat dipahami.

Pengertian Sistem Informasi

Setelah kita menelusuri pengertian dari masing-masing kata yang membentuk istilah sistem informasi tentunya kita dapat lebih memahami sebetulnya apa yang dimaksud dengan sistem informasi. Pada intinya, sistem informasi merupakan aplikasi kompleks yang melibatkan beberapa komponen di dalamnya untuk mengolah data sehingga dapat menghasilkan informasi.

Menurut Mulyanto (dalam Kuswara & Kusmana, 2017, hlm. 18) Sistem informasi adalah suatu sistem yang terdiri dari kumpulan komponen sistem, yaitu software, hardware, dan brainware yang memproses data menjadi sebuah output yang berguna untuk mencapai suatu tujuan tertentu dalam suatu organisasi.

Software adalah antarmuka aplikasi yang digunakan oleh pengguna sistem informasi, hardware adalah perangkat keras (berwujud fisik) yang melakukan tugas komputasi (komputer, server, dsb), lalu brainware adalah pengguna yang mengoperasikan perangkat lunak sistem informasi (admin).

Dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah sistem yang terdiri dari beberapa komponen sistem yang ditunjang oleh sistem itu sendiri, perangkat keras untuk komputasi, dan pengguna untuk mengoperasikannya sehingga dapat menerima input berupa data untuk kemudian mengolahnya menjadi output berupa informasi dalam rangka meningkatkan efisiensi dan kualitas pertimbangan pada suatu instansi organisasi untuk mengembangkan maupun mengoperasikan usaha atau hal yang ingin dituju oleh organisasi tersebut.

Lalu langkah seperti apa yang dapat kita lakukan agar dapat memilih jenis serta mengembangkan sistem infromasi yang sesuai untuk kebutuhan? tentunya melalui analisis dan perancangan sistem informasi.

Perancangan dan Analisis Sistem Informasi

Menurut Rianto, dkk (2015, hlm. 296) Perancangan sistem informasi dapat diartikan sebagai perencanaan dari pembuatan suatu sistem yang menyangkut berbagai komponen sehingga akan menghasilkan sistem yang sesuai dengan hasil dari tahap analisis sistem.

Analisis sistem sendiri menyangkut pemilahan dari masing-masing permasalahan yang dihadapi serta solusi yang akan dilakukan pada suatu proses bisnis. Hal itu bertujuan agar kita dapat menentukan berbagai kebutuhan minimum sistem seperti: sistem membutuhkan tabel master karyawan beserta form isian data karyawan agar dapat menampung data.

Selanjutnya kita dapat mulai merancang diagram alir (flow chart) untuk menentukan bagaimana alur data pada saat diterima, diproses, hingga akhirnya dikeluarkan menjadi informasi. Misalnya, jika suatu dokumen diketahui tidak valid, maka proses tidak akan dilanjutkan hingga karyawan menyerahkan dokumen yang valid.

Tahap lanjutan yang dapat dilakukan dalam perancangan dan analisis ini dapat pula diterapkan. Seperti membuat wireframe atau prototyping sistem informasi yang merupakan tahap membuat sketsa kasar serta interaksi dari tampilan antarmuka sistem yang sedang dirancang.

Referensi

1. Kuswara, H., & Kusmana, D. (2017). Sistem Informasi Absensi Siswa Berbasis Web Dengan SMS Gateway Pada Sekolah Menengah Kejuruan Al – Munir Bekasi. Indonesian Journal on Networking and Security, 6(2), 17–22. Retrieved from http://ijns.org/journal/index.php/ijns/article/view/22.
2. Mulyani, S. (2016). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Keuangan . Bandung: Abdi Sistematika.
3. Rianto, D.A., dkk. (2015). Perancangan Aplikasi Sistem Informasi Geografis (Sig) Lokasi Minimarket Di Kota Jambi Berbasis Android. Jurnal Ilmiah Media SISFO Vol.9 No.2
4. Romney, Marshall B. & Steinbart , Paul John. (2020). Sistem Informasi Akuntansi: Accounting Information Systems. Jakarta: Salemba Empat.
5. Wongso, Fery. (2016). Perancangan Sistem Pencatatan Pajak Reklame Pada Dinas Pendapatan Kota Pekanbaru Dengan Metode Visual Basic. Jurnal Ilmiah Ekonomi dan Bisnis Vol. 14, No. 2.