Sistem Informasi Manajemen: Pengertian, Tipe, Jenis & Manfaat

Sistem informasi manajemen identik dengan program aplikasi berupa sistem informasi untuk mengelola berbagai kebutuhan perencanaan, operasi, dan laporan kegiatan, produksi, atau layanan dari suatu organisasi. Namun demikian sejatinya sistem informasi sendiri merupakan hal abstrak dan konseptual yang telah diterapkan oleh organisasi sedari teknologi komputer sendiri belum ditemukan.

Sistem adalah suatu rangkaian prosedur yang sistematis untuk mengolah data menjadi informasi sehingga dapat digunakan untuk berbagai kepentingan seluruh aktivitas organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Selain itu, sistem informasi manajemen juga akan berurusan dengan berbagai transaksi data yang akan melibatkan banyak sumber data dan informasi dari berbagai pihak penyedia.

Oleh karena itu ada banyak hal yang lebih dari sekedar persoalan teknologinya saja yang menaunginya sistem informasi manajemen ini. Untuk lebih jelasnya, berikut adalah berbagai literatur mengenai sistem informasi dimulai dari pengertiannya menurut para ahli sebagai berikut.

Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen adalah sistem perencanaan yang merupakan bagian dari pengendalian internal sebuah bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, teknologi, dokumen, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk mengatasi masalah bisnis seperti biaya produk, merancang strategi bisnis atau permasalahan layanan organisasi (Rahman & Saudin, 2022, hlm. 58).

Sementara itu menurut Davis (dalam Rahman & Saudin, 2022, hlm. 59) sistem informasi manajemen adalah suatu sistem yang terintegrasi antara manusia dan mesin yang dapat menghasilkan informasi sedemikian rupa guna menunjang jalannya operasi, jalannya manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan pada suatu organisasi. Pada pengertian ini Davis ingin menitikberatkan bahwa manusia juga merupakan bagian dari SIM. Hal tersebut karena sejatinya suatu sistem informasi apa pun termasuk yang telah dibantu oleh kecerdasan buatan sekali pun sejatinya adalah sekedar alat untuk mempermudah pekerjaan manusia.

Selanjutnya, menurut Stoner (dalam Rahman & Saudin, 2022, hlm. 59) sistem informasi manajemen adalah metode formal yang menyediakan pihak manajemen sebuah informasi yang tepat waktu, dapat dipercaya dan dapat mendukung proses pengambilan keputusan bagi perencanaan, pengawasan, serta fungsi operasi sebuah organisasi yang lebih efektif. Di sini, Stoner tidak menyebutkan istilah teknologi apa pun sehingga dapat dilihat bahwa SIM sejatinya adalah metode, bukan program aplikasi atau suatu teknologi.

Sedangkan menurut Pangestu (dalam Rahman & Saudin, 2022, hlm. 59) pengertian sistem informasi manajemen adalah kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang berwenang dalam mengumpulkan dan mengolah data guna menyediakan informasi yang bermanfaat bagi semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.

Definisi ini merupakan pengertian klasik dari sistem informasi manajemen yang kini sebetulnya tidak hanya dioperasikan untuk memenuhi kebutuhan manajemen di berbagai tingkatan dan bagian saja, akan tetapi membantu memperlancar operasi perusahaan juga.

Seperti yang diungkapkan oleh Scott (dalam Rahman & Saudin, 2022, hlm. 59) bahwa sistem informasi manajemen adalah sekumpulan sub-sistem informasi yang menyeluruh, terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang dapat mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan sifat dan gaya manajer atas dasar kriteria mutu yang telah disepakati. Oleh karena itu sebagian pakar juga menyebut sistem informasi manajemen ini sebagai sistem informasi bisnis (SIB).

Definisi Sistem Informasi Manajemen menurut Para Ahli

Selain berbagai pengertian sistem informasi manajemen menurut para ahli di atas, masih banyak lagi pendapat para ahli lain mengenai definisi dari SIM ini. Beberapa pengertian sistem informasi manajemen menurut para ahli tersebut di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Menurut Joel.D. Aron (dalam dalam Rahman & Saudin, 2022, hlm. 59) pengertian sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem informasi yang memberikan informasi yang dibutuhkan oleh seorang manajer dalam membuat keputusan.
2. Sistem informasi manajemen adalah jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam sebuah organisasi dan disahkan guna memberikan data/informasi kepada manajemen untuk mendukung pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan (Rahman & Saudin, 2022, hlm. 60).
3. Menurut Leonardo Hasahatan Siregar (dalam Rahman & Saudin, 2022, hlm. 59) sistem informasi manajemen merupakan sebuah sistem terstruktur yang digunakan untuk mengelola data secara komputerisasi. Di dalam sistem informasi manajemen terdapat beberapa fungsi yang dibutuhkan yaitu pencarian pemuktahiran presentasi data dan penyimpanan data. Dengan demikian sistem informasi manajemen dapat digunakan untuk mempermudah penyusunan informasi manajemen (misal sekolah-sekolah) agar terstruktur dengan baik
4. Jogiyanto Hartono (dalam Rahman & Saudin, 2022, hlm. 29) sistem informasi manajemen adalah kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengolah dan mengumpulkan data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi manajemen adalah sekumpulan metode formal yang menyediakan informasi dan berbagai transaksi secara real time, dapat dipercaya, dan dapat mendukung proses pengambilan keputusan bagi perencanaan, pengawasan, serta fungsi operasi sebuah organisasi melalui seperangkat sub-sistem yang menyeluruh, terkoordinasi, dan secara rasional terpadu guna mencapai tujuan organisasi dengan lebih efektif dan efisien.

Tipe Informasi dan Kegiatan Manajemen

Sebelumnya telah dijelaskan bahwa sistem informasi manajemen ini menyangkut banyak sub-sistem dan banyak kebutuhan serta aktivitas dan kegiatan dalam manajemen untuk menunjang fungsi manajemen itu sendiri. Hal tersebut sejatinya karena informasi dan kegiatan manajemen yang dilakukan dalam organisasi juga memiliki struktur yang cukup rumit.

Kegiatan manajemen mempengaruhi pengolahan informasi, karena informasi yang dibutuhkan berbeda untuk masing-masing tingkatan. Hal tersebut juga bersinggungan dengan perbedaan kewenangan dan tugas yang harus dilaksanakan pula dalam suatu organisasi. Konkretnya, kegiatan serta informasi manajemen yang dapat bersirkulasi pada suatu organisasi dibagi menjadi: tingkat operasional, pengetahuan umum, manajemen menengah, dan level corporate atau manajemen atas yang akan dijabarkan sebagai berikut.

1. Tingkat Atas (Perencanaan Strategis)
   Perencanaan strategis adalah proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penetapan tujuan organisasi dan penentuan strategi-strategi (Wu dalam Rahman & Saudin, 2022, hlm. 63).
2. Tingkat Menengah (Pengendalian Manajemen)
   Pengendalian Manajemen adalah proses untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang sudah ditetapkan dengan efektif & efisien. Pengendalian manajemen merupakan tingkatan taktik yaitu bagaimana manajemen tingkat menengah dapat menjalankan taktik jangka pendek, menengah, dan panjang. Proses pengendalian manajemen formal terdiri dari tahapan : programming, budgeting, operating, measurement, dan reporting dan analysis. (Anthony & Dearden dalam Rahman & Saudin, 2022, hlm. 63).
3. Tingkat Bawah (Pengendalian Operasional)
   Pengendalian Operasional adalah proses untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif & efisien. Pengendalian operasi ini merupakan proses penerapan program yang telah ditetapkan di pengendalian manajemen. (Rahman & Saudin, 2022, hlm. 63).

Jenis-Jenis Sistem Informasi Manajemen

Oleh karena manajemen memiliki tingkatan-tingkatan berbeda dengan kebutuhan dan kewenangan informasi dan kebutuhan tugas serta pengolahan data yang berbeda pula, secara alami kita juga dapat mengategorikan sistem informasi manajemen menjadi jenis-jenis tertentu yang memiliki spesialisasi untuk memecahkan persoalan manajemen yang spesifik. Menurut Rahman & Saudin (2022, hlm. 64) jenis-jenis sistem informasi manajemen di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Tingkat Bawah/Operasional
   Sistem informasi manajemen tingkat transaction processing system (TPS) adalah sistem pengolah informasi yang ditujukan untuk orang/ karyawan yang bertugas mengawasi jalannya organisasi perusahaan sehari-hari dan melakukan transaksi rutin perusahaan dengan pihak luar. Contoh: Pemasaran: penjualan, menerima pesanan, reservasi hotel, dsb.
2. Tingkat Pengetahuan
   Adalah sistem informasi yang ditujukan untuk membantu orang/ karyawan yang mempunyai keahlian khusus dalam menciptakan dan memadukan keahlian baru dalam organisasi. Contoh: knowledge work system (KWS): engineering workstations, graphics workstations (desain promosi produk) office automation system (OAS): Menangani pekerjaan manajemen (word processing/ digital filling, dekstop publishing), penjadwalan kerja (elctronics calenders), komunikasi (e-mail, voice mail, video-conferencing).
3. Tingkat Manajemen Menengah
   Merupakan sistem informasi yang didesain untuk melayani kebutuhan manajemen untuk memonitor, mengendalikan/ mengawasi, mengambil keputusan, dan melakukan pekerjaan administrasi. Contohnya adalah: management Information system (MIS): manajemen penjualan, pengendalian persediaan, analisis investasi decision support system (DSS): analisis wilayah penjualan, penjadwalan produksi, analisis biaya.
4. Tingkat Manajemen Atas/Strategis
   Pada tingkat manajemen atas, sistem informasi manajemen sering disebut sebagai Executive Support System (ESS) atau sistem support eksekutif adalah sistem informasi yang ditujukan untuk tingkatan teratas perusahaan, yaitu manajemen senior untuk mendukung keputusan senior manajemen dalam aktivitas perencanaan jangka panjang perusahaan. Contohnya, dalam persoalan pemasaran: bagaimana ramalan dan kecenderungan penjualan di masa 5 tahun yang akan datang, dan sebagainya.

Manfaat Sistem Informasi Manajemen

Ada banyak manfaat dan fungsi dari sistem informasi manajemen. Fungsi dari sistem ini tidak terbatas pada pihak manajemen saja, melainkan juga bagi organisasi secara keseluruhan. Menurut Rahman & Saudin, 2022, hlm. 61) manfaat dari sistem informasi manajemen adalah sebagai berikut.

1. Meningkatkan produktivitas serta penghematan dalam hal biaya di dalam organisasi.
2. Meningkatkan kualitas dari SDM dikarenakan unit sistem kerja akan lebih terkoordinasi serta sistematis.
3. Mempermudah pihak manajemen dalam melakukan pengawasan, perencanaan, pengarahan serta pendelegasian kinerja pada semua departemen yang mempunyai koordinasi dan hubungan.
4. Meningkatkan efisiensi serta efektivitas data yang lebih realtime dan akurat.

Referensi

1. Rahman, W., Saudin, L. (2022). Bahan ajar sistem informasi manajemen. Bandung:  Penerbit Widina Bhakti Persada.