Sistem Informasi Sumber Daya Manusia: Pengertian, Model, Komponen, dsb

Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia adalah sistem informasi yang menyediakan informasi kepada para seluruh manajer perusahaan mengenai sumber daya manusia perusahaan serta mengilustrasikan manajemen sumber daya manusia menggunakan format tertentu untuk membantu para pengelola MSDM atau HR (human resources) (Rahman & Saudin, 2022, hlm. 151). Oleh karena itu terkadang sistem informasi manajemen sumber daya manusia juga disebut sebagai HRIS yang merupakan singkatan dari human resources information system.

Sistem pengolahan transaksi pada sistem informasi sumber daya manusia menyediakan input data, seperti halnya subsistem riset sumber daya manusia nyang menjalankan studi-studi khusus dan sub system kecerdasan sumber daya manusia yang mengumpulkan data-data lingkungan yang berhubungan dengan isu-isu seputar sumber daya manusia.

Sumber daya manusia itu sendiri menurut Gomes (dalam Rahman & Saudin, 2022, hlm. 152) merupakan salah satu sumber daya yang ada dalam organisasi, meliputi semua orang yang melakukan aktivitas organisasi. Dengan demikian, sumber daya manusia ini menyangkut seluruh personel dan anggota organisasi yang memberikan kontribusi untuk mencapai tujuan organisasi.

Oleh karena itu, setiap output subsistem dalam HRIS memberikan aspek tertentu dari manajemen sumber daya manusia seperti perencanaan, perekrutan tenaga kerja baru, pengaturan target kerja, kompensasi untuk pekerja, peningkatan kesejahteraan pekerja, dan mempersiapkan laporan-laporan mengenai sumber daya manusia yang diminta oleh lingkungan, terutama lembaga pemerintah.

Sementara itu menurut Hasibuan (dalam Rahman & Saudin, 2022, hlm. 152) adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu yang perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya. Artinya tidak hanya menyangkut operasional serta kegiatan personalia generik saja, MSDM juga meliputi seluruh aspek dan faktor yang mempengaruhi sumber daya manusia pada suatu organisasi.

Dengan demikian, sistem informasi sumber daya manusia harus menggabungkan SI-MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan atau enterprise resource planning (ERP) (Rahman & Saudin, 2022, hlm. 151).

Karakteristik Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteristik tertentu dalam rangka mengambil suatu keputusan MSDM. Ciri atau karakteristik informasi yang harus dipersiapkan dalam sistem informasi sumberdaya manusia menurut Rahman & Saudin (2022, hlm. 153) di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Imely (Tepat waktu)
   Informasi yang disajikan kepada pemakai harus dilakukan dengan baik atau benar dan harus up to date, serta diterapkan pada waktu yang layak dan tepat waktu.
2. Accurate (Akurat)
   Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai harus memenuhi tingkat akurasi atau ketepatan yang tinggi, bebas dari pengertian yang menyesatkan, kesalahan material dan dapat diandalkan oleh pemakainya.
3. Concise (Ringkas)
   Manajer dapat menyerap banyak informasi yang dibutuhkan dalam situasi tertentu.
4. Relevant (Relevan)
   Manajer haruslah mendapatkan hanya informasi yang dibutuhkan dalam situasi tertentu.
5. Complete (Lengkap)
   Manajer harus mendapatkan informasi yang lengkap dan tidak terpotong-potong.

Tujuan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Menurut Rohman & Saudin (2022, hlm. 153) sistem informasi manajemen sumber daya manusia memiliki dua tujuan utama sebagai berikut.

1. Untuk meningkatkan efisiensi, dimana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia digabungkan menjadi. Satu supaya lebih strategis dan berhubungan dengan perencanaan sumber daya manusia. Ditinjau dari manfaatnya sistem informasi sumber daya manusia mempunyai manfaat dalam organisasi yaitu otomatis dalam sistem penggajian dan aktivitas tunjangan. Dengan sistem informasi sumber daya manusia, catatan waktu karyawan dimasukkan dalam sistem, dan pengurangan yang sesuai dan penyesuaian karyawan lainnya akan tercermin dalam pengecekan gaji terakhir.
2. Tujuan kedua sistem informasi sumber daya manusia adalah supaya lebih strategis dan berhubungan dengan perencanaan sumber daya manusia. Dengan mempunyai data yang mudah diakses akan membuat perencanaan sumber daya manusia dan pembuatan keputusan manajerial didasarkan lebih banyak pada informasi dari pada mengandalkan persepsi dan institusi manajerial.

Fungsi Sistem Sumber Daya Manusia

Manajemen sumber daya manusia merupakan departemen atau divisi yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya menusia seperti perekrutan, penerimaan, pendidikan, pelatihan, manajemen data, penghentian, dan administrasi tunjangan. Berdasarkan fungsi-fungsi MSDM tersebut, kita dapat menariknya pula pada fungsi sistem sumber daya manusia sebagai berikut.

1. Staffing Employment
   Fungsi ini terdiri dari tiga aktivitas penting, yaitu perencanaan, penarikan, dan seleksi sumber daya manusia. Sebetulnya, para manajerlah yang bertanggung jawab untuk mengantisipasi kebutuhan sumber daya manusia. Dengan semakin berkembangnya perusahaan, para manajer menjadi lebih tergantung pada departemen sumber daya manusia untuk mengumpulkan informasi mengenai komposisi dan keterampilan tenaga kerja saat ini. Meskipun penarikan tenaga kerja dilakukan sepenuhnya oleh departemen sumber daya manusia, departemen lain tetap terlibat dengan menyediakan deskripsi dari spesifikasi pekerjaan untuk membantu proses penarikan.
2. Performance Evaluation
   Sumber daya manusia merupakan tanggung jawab departemen sumber daya manusia dan para manajer. Para manajer menanggung tanggung jawab utama untuk mengevaluasi bawahannya dan departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk mengembangkan bentuk penilaian kinerja yang efektif dan memastikan bahwa penilaian kinerja tersebut dilakukan oleh seluruh bagian perusahaan. Departemen sumber daya manusia juga perlu melakukan pelatihan terhadap para manajer tentang bagaimana membuat standar kinerja yang baik dan membuat penilaian kinerja yang akurat.
3. Compensation
   Dalam hal kompensasi/ reward dibutuhkan suatu koordinasi yang baik antara departemen sumber daya manusia dengan para manajer. Para manajer bertanggung jawab dalam hal kenaikan gaji, sedangkan departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk mengembangkan struktur gaji yang baik. Sistem kompensasi yang memerlukan keseimbangan antara pembayaran dan manfaat yang diberikan kepada tenaga kerja. Pembayaran meliputi gaji, bonus, insentif, dan pembagian keuntungan yang diterima oleh karyawan. Manfaat meliputi asuransi kesehatan, asuransi jiwa, cuti, dan sebagainya.
4. Training and Development
   Departemen Sumber daya manusia bertanggung jawab untuk membantu para manajer menjadi pelatih dan penasehat yang baik bagi bawahannya, menciptakan program pelatihan dan pengembangan yang efektif baik bagi karyawan baru (orientasi) maupun yang sudah ada (pengembangan keterampilan), terlibat dalam program pelatihan dan pengembangan tersebut, memperkirakan kebutuhan perusahaan akan program pelatihan dan pengembangan, serta mengevaluasi efektifitas program pelatihan dan pengembangan. Tanggung jawab departemen sumber daya manusia dalam hal ini juga menyangkut masalah pemutusan hubungan kerja Tanggung jawab ini membantu restrukturisasi perusahaan dan memberikan solusi terhadap konflik yang terjadi dalam perusahaan.
5. Employee Relations
   Dalam perusahaan yang memiliki serikat pekerja, departemen sumber daya manusia berperan aktif dalam melakukan negosiasi dan mengurus masalah persetujuan dengan pihak serikat pekerja. Membantu perusahaan menghadapi serikat pekerja merupakan tanggung jawab departemen sumber daya manusia. Setelah persetujuan disepakati, departemen sumber daya manusia membantu para manajer tentang bagaimana mengurus persetujuan tersebut dan menghindari keluhan yang lebih banyak.
6. Safety and Health
   Setiap perusahaan wajib untuk memiliki dan melaksanakan program keselamatan untuk mengurangi kejadian yang tidak diinginkan dan menciptakan kondisi yang sehat. Tenaga kerja perlu diingatkan secara terus menerus tentang pentingnya keselamatan kerja Suatu program keselamatan kerja yang efektif dapat mengurangi jumlah kecelakaan dan meningkatkan kesehatan tenaga kerja secara umum. Departemen sumber daya manusia mempunyai tanggung jawab utama untuk mengadakan pelatihan tentang keselamatan kerja, mengidentifikasi dan memperbaiki kondisi yang membahayakan tenaga kerja, dan melaporkan adanya kecelakaan kerja.
7. Personnel Research
   Dalam usahanya untuk meningkatkan efektifitas perusahan, departemen sumber daya manusia melakukan analisis terhadap masalah individu dan perusahaan serta membuat perubahan yang sesuai. Masalah yang sering diperhatikan oleh departemen sumber daya manusia adalah penyebab terjadinya ketidakhadiran dan keterlambatan karyawan, bagaimana prosedur penarikan dan seleksi yang baik, dan penyebab ketidakpuasan tenaga kerja (Rohman & Saudin, 2022, hlm. 155-157).

Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Terdapat tiga komponen fungsional dalam sistem informasi sumber daya manusia yang dikemukakan oleh Simamora (dalam Rohman & Saudin, 2022, hlm. 162) yang di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Fungsi Masukan (Input)
   Yakni memberikan kemampuan untuk memasukan informasi personalia kedalam sistem sumber daya manusia, fungsi ini mengumpulkan data seperti siapa yang mengumpulkan data, kapan, dan bagaimana data diproses. Masukan-masukan dari sistem informasi sumber daya manusia serupa dengan system manual, informasi karyawan, kebijakan-kebijakan dan prosedur sumber daya manusia dan informasi yang berkaitan dengan personalia lainnya harus dimasukan ke dalam sistem agar dapat digunakan. Informasi ini biasanya dimasukan dari dokumen-dokumen (seperti formulir lamaran) ke dalam komputer pribadi yang dihubungkan dengan komputer besar (mainframe computer). Informasi dapat diketik, dibaca secara digital atau dipindah (scanned) dari dokumen-dokumen dimasukan kedalam sistem dari komputerkomputer lainnya atau diambil dari mesin-mesin lainnya yang dihubungkan dengan komputer (misalnya mesin absensi yang dihubungkan langsung dengan komputer).
2. Fungsi Pemrosesan
   Sistem data dimasukan ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan data baru (data maintenance function) akan memperbaharui dan menambahkan data baru ke dalam basis data yang ada. Dalam sistem yang tidak terkomputerisasi, karyawan melakukan hal ini dengan tangan, mereka mengarsipkan dokumen-dokumen kertas dan membuat masukan-masukan data ke dalam arsip ± arsip. Sistem yang terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat dan cepat.
3. Fungsi Keluaran
   Merupakan fungsi yang paling terlihat dari sebuah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Untuk menghasilkan fungsi keluaran yang bernilai bagi pemakai-pemakai komputer, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia harus memproses keluaran tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan dan setelah itu memformat persentasinya dengan cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai. Sistem yang tidak terkomputerisasi melakukan hal ini secara manual, menyusun statistik-statistik dan mengetik laporan-laporan. Sistem yang terkomputerisasi melakukan hal ini dengan menggunakan program-program yang canggih.

Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Dari sisi input, model sistem informasi sumber daya manusia dapat dibagi menjadi beberapa sub-sistem sebagai berikut.

1. SIA (Sistem Informasi Akuntansi)
   SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil baik keuangan maupun non keuangan.
2. Penelitian Sumber Daya Manusia
   Berfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).
3. Intelijen Sumber Daya Manusia
   Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi: intelijen pemerintah, pemasok, serikat pekerja, masyarakat global, masyarakat keuangan, dan pesaing (Rahman & Saudin, 2022, hlm. 163).

Sementara itu dari sisi ouput, model sistem informasi sumber daya manusia terdiri atas 6 sub-sistem sebagai berikut.

1. Subsistem Perencanaan Kerja
   Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.
2. Subsistem Perekrutan
   Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini di antaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawancara, perekrutan dan analisis rekrutmen.
3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja
   Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi-informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
4. Subsistem Tunjangan
   Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.
5. Subsistem Benefit
   Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.
6. Subsistem Pelapor Lingkungan
   Informasi-informasi ini berhubungan dengan keluhan-keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya (Rahman & Saudin, 2022, hlm. 165).

Pengolahan Sumber Daya Manusia

Manajemen sumber daya manusia tidak terjadi pada lingkungan yang statis, tapi pada lingkungan yang selalu berubah. Karena itu proses pengolahan sumber daya manusia di perusahaan tidak pernah berhenti demi mendapatkan sumber daya yang sesuai dengan waktu dan tugas yang harus dipikulnya. Beberapa proses yang dilakukan dalam mengolah sumber daya manusia yang harus terintegrasi pula pada sistem informasi sumber daya manusia di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Perencanaan SDM
   Aktivitas ini dimaksudkan untuk mendapatkan sumber daya manusia yang selalu sesuai dengan kebutuhan. Tujuan ini dilakukan dengan melakukan analisis terhadap informasi yang berkaitan dengan SDM yang ada di perusahaan saat ini seperti: a) Informasi keahlian yang dimiliki dan yang diperlukan, lowongan pekerjaan yang ada dan rencana penambahan atau pengurangan karyawan di bagian tertentu; b) Informasi tentang lingkungan seperti informasi tentang pasar tenaga kerja.
2. Penerimaan
   Aktivitas ini berkaitan dengan masalah pengadaan SDM yang sesuai dengan kebutuhan yang telah direncanakan. Pencarian SDM biasanya dilakukan melalui Koran, internet, penyalur tenaga kerja, dari mulut ke mulut dan mencari ke kampus-kampus.
3. Pemilihan
   Aktivitas ini dilakukan dengan mengevaluasi informasi yang diperoleh dari formulir pendataran atau lamaran yang diterima, interview, berbagai macam tes, seperti tes IQ dan EQ dan lain bentuk informasi yang dianggap perlu oleh manajemen SDM dalam penyeleksian untuk mendapatkan SDM yang sesuai dengan rencana yang telah ditentukan.
4. Sosialisasi
   Aktivitas ini dilakukan untuk membantu SDM yang baru diterima agar secara harus dapat beradaptasi dengan lingkungan intern organisasi. SDM baru tersebut diperkenalkan dengan rekan-rekan barunya serta tanggung jawab yang diembannya.
5. Pelatihan dan pengembangan
   Aktivitas pelatihan dimaksudkan untuk meningkatkan kinerja SDM saat ini agar mampu melaksanakan tugas yang diberikannya secara efektif dan efisien, sedangkan program pengembangannya dimaksudkan untuk mempromosikan SDM tersebut.
6. Penilaian kerja
   Aktivitas ini dilakukan dengan membandingkan antara kinerja secara individu/ organisasi/ sub organisasi dengan standar yang telah ditentukan.
7. Promosi, mutasi, penurunan pangkat, pemecatan
   Aktivitas ini mencerminkan nilai SDM tertentu bagi organisasi perusahaan. SDM yang menunjukkan kinerja yang baik akan dipromosikan ke jabatan yang lebih tinggi atau ditingkatkan keahliannya sedangkan SDM yang memiliki kinerja rendah akan diturunkan pangkatnya, dipindahkan ke posisi yang kurang penting atau dipecat.

Referensi

1. Rahman, W., Saudin, L. (2022). Bahan ajar sistem informasi manajemen. Bandung:  Penerbit Widina Bhakti Persada.