Administrasi: Pengertian, Ciri, Unsur, Fungsi & Prinsip menurut Ahli

Pengertian Administrasi

Administrasi adalah pekerjaan yang memanfaatkan aktivitas manusia dalam bekerja sama untuk mencapai tujuan dengan cara yang efektif dan efisien (Siswandi, 2017, hlm. 2). Tujuan yang ingin dicapai ini tentunya amatlah beragam. Misalnya, dalam suatu organisasi bisnis seperti perusahaan, administrasi ini akan memiliki tujuan untuk menyelenggarakan pembinaan dan operasional secara rapi melalui pelaksanaan administrasi yang rapi pula. Sementara itu dalam konteks pemerintahan, maka administrasi bertujuan untuk menyelenggarakan pemerintahan seefektif dan seefisien mungkin.

Sementara itu, melalui pengertian yang lebih kontekstual, Hasbiyallah (2019, hlm. 1) berpendapat bahwa administrasi adalah hal-hal yang menyangkut rangkaian kegiatan kantoran seperti menyelenggarakan surat-menyurat, mengatur, mencatat penerimaan, penyimpanan, penggunaan, dan pemeliharaan pengeluaran barang tertulis, mengatur keuangan, mengarsipkan berkas-berkas dan sebagainya yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas pekerjaan.

Lebih lanjut Silalahi (2016, hlm. 5) menjelaskan bahwa administrasi dapat diartikan secara sempit maupun luas. Dalam arti sempit, administrasi diartikan sebagai penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain (Silalahi, 2016, hlm. 5).

Sementara itu, dalam arti luas, administrasi dapat diartikan sebagai berikut.

1. Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu (Gie dalam Silalahi, 2016, hlm. 9).
2. Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha kerja sama demi tercapainya tujuan yang ditentukan sebelumnya (Siagan dalam Silalahi, 2016, hlm. 9).
3. Administrasi adalah keseluruhan proses dari aktivitas-aktivitas pencapaian tujuan secara efisien dengan dan melalui orang lain (Robbins dalam Silalahi, 2016, hlm. 9).

Berdasarkan pengertian administrasi menurut para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan seperti penyelenggaraan suatu organisasi atau lembaga lainnya secara efektif dan efisien.

Ciri Administrasi

Selain melalui pengertian dan definisi, kita juga dapat mengenali administrasi melalui ciri atau karakteristik yang melekat di dalamnya. Menurut Rahmat (dalam Siswandi, 2017, hlm. 2) administrasi memiliki ciri pokok sebagai berikut.

1. Sekelompok orang, artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dilakukan oleh lebih dari satu orang.
2. Kerja sama, artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dua orang atau lebih bekerja sama.
3. Pembagian tugas, artinya kegiatan administrasi bukan sekedar kegiatan kerja sama, melainkan kerja sama tersebut harus didasarkan pada pembagian kerja yang jelas.
4. Kegiatan yang runtut dalam suatu proses, artinya kegiatan administrasi berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu secara berkesinambungan.
5. Tujuan, artinya sesuatu yang di inginkan untuk dicapai melalui kegiatan kerja sama.

Unsur Pokok Administrasi

Sejatinya beberapa ciri administrasi yang telah diungkapkan di atas merupakan unsur-unsur pokok yang membangun suatu administrasi. Tanpa unsur-unsur pokok tersebut, administrasi tidak akan mampu berjalan. Seperti yang diungkapkan oleh Siswandi (2017, hlm. 2) bahwa administrasi memiliki tiga unsur pokok yang membangunnya dan unsur-unsur administrasi tersebut adalah sebagai berikut.

1. Sekelompok orang,
   artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dilakukan oleh lebih dari satu orang.
2. Kerja sama,
   artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dua orang atau lebih bekerja sama. Oleh karena itu, akan ada pembagian tugas yang tetapi disinkronkan ke semua orang yang terlibat dalam administrasi.
3. Memiliki Tujuan tertentu,
   kegiatan administrasi bukan sekedar kegiatan kerja sama, melainkan kerja sama tersebut harus didasarkan pada pembagian kerja yang jelas agar dapat menyelesaikan tujuan tersebut.

Fungsi Administrasi

Fungsi Administrasi Menurut Kaliski (2017, hlm. 81) mengungkapkan bahwa administrasi memiliki lima fungsi utama yakni sebagai berikut.

1. Fungsi rutin: fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.
2. Fungsi teknis: fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan keterampilan perkantoran yang memadai.
3. Fungsi analisis: fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan pembelian.
4. Fungsi interpersonal: fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti mengoordinasikan tim.
5. Fungsi manajerial: fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan permotivasian.

Sementara itu menurut Rahmat (dalam Siswandi, 2017, hlm. 2) fungsi dari administrasi adalah sebagai berikut.

1. Fungsi Rutin,
   yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan. Biasanya, fungsi ini dilaksanakan oleh staff administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari.
2. Fungsi Teknis,
   yakni fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai, seperti bisa menggunakan beberapa program aplikasi komputer. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staff administrasi yang tergabung dalam departemen teknologi informasi.
3. Fungsi Analisis,
   yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang manajer yang bertanggung jawab mensupport keputusan yang akan dibuat oleh atasannya.
4. Fungsi Interpesonal,
   yakni fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan, serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staff administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi.
5. Fungsi Manajerial,
   yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian pengukuran, dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran dan pengevaluasian karyawan. Biasanya, fungsi ini dilakukan oleh staff setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi.

Prinsip Administrasi

Administrasi dapat dijalankan dengan baik sehingga berhasil memberikan dampak yang kuat pada suatu tujuan tertentu apabila didasarkan atas dasar yang tepat. Dasar ini maksudnya adalah suatu kebenaran yang fundamental yang dapat dipergunakan sebagai landasan dan pedoman bertindak dalam kehidupan bermasyarakat misalnya berupa prinsip atau asas-asas. Dalam hubungannya dengan administrasi, terdapat beberapa prinsip-prinsip yang dapat digunakan untuk menjalankan suatu administrasi yang baik. Prinsip-prinsip administrasi tersebut adalah sebagai berikut.

1. Prinsip efisiensi
   yakni suatu administrasi akan berhasil dalam tugasnya apabila dijalankan secara efisien dalam menggunakan semua sumber tenaga dana dan fasilitas yang ada.
2. Prinsip pengelolaan,
   administrasi akan memperoleh hasil yang paling efektif dan efisien melalui orang lain dengan jalan melakukan pekerjaan manajemen.
3. Prinsip pengutamaan tugas pengelolaan,
   jika disertai pekerjaan manajemen dan komparatif dalam waktu yang sama, seorang administrator cenderung untuk memberikan prioritas pertama pada pekerjaan operatif. Dengan kata lain administrasi yang baik tidak akan menghambat berjalannya pekerjaan teknis di luar administrasi yang menjadi kegiatan utama atau tugas pokok suatu organisasi atau lembaga yang diadministrasikan.
4. Prinsip kepemimpinan,
   seorang administrator yang berhasil dalam tugasnya apabila dia menggunakan gaya kepemimpinan yang efektif, yang memperhatikan dimensi-dimensi hubungan antara manusia, dimensi pelaksanaan tugas dan dimensi situasi dan kondisi yang ada.
5. Prinsip kerja sama,
   maksudnya, seorang administrator akan berhasil baik dalam tugasnya apabila ia mampu mengembangkan kerja sama d iantara orang yang terlibat, baik secara horizontal maupun vertikal (Azis, 2016, hlm. 4-5).

Referensi

1. Azis, Rosmiaty. (2016). Pengantar administrasi pendidikan. Yogyakarta: Sibuku.
2. Hasbiyallah & Ihsan. (2019). Administrasi pendidikan perspektif ilmu pendidikan islam. Bandung: Final Buku.
3. Kaliski, B. S. (2017). Encyclopedia of business and finance. Farmington Hills: Thompson Gale.
4. Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2018). Management information systems managing the digital firm. New York: Pearson Education Limited.
5. Silalahi, Ulbert. (2016). Studi tentang ilmu administrasi konsep, teori dan dimensi (cetakan ke-11). Bandung: Sinar Baru Algensindo.
6. Siswandi, S.E., M. M. (2017) Administrasi logistik dan gudang. Jakarta: Lentera Ilmu Cendekia.