Fungsi Komunikasi dalam Manajemen

Communication atau komunikasi merupakan salah satu kegiatan terpenting dalam seluruh sendi kehidupan kita, termasuk dalam manajemen. Saat mendengar istilah ini, tak mengherankan rasanya jika kita telah mengetahui dan memahami dengan cukup baik apa yang dimaksudnya. Komunikasi tentunya adalah usaha seseorang untuk menghantarkan pesan pada orang lain. Namun, dibalik hal sehari-hari ini, tersimpan banyak kesalahan konsepsi mengenai hakikat dasar dan tujuan utama dari prosesnya.

Misalnya, bagaimana sesungguhnya komunikasi merupakan suatu usaha agar semua orang yang kita libatkan sama-sama memiliki apa yang kita miliki. Sesuatu yang kita miliki itu dapat berupa gagasan, ide, pesan, hingga opini bahkan sesuatu yang dalam seperti visi dan filosofi. Saat kita melakukan komunikasi, maka sejatinya kita sedang berusaha agar apa yang kita miliki tersebut dimiliki pula oleh orang-orang yang kita ajak berkomunikasi.

Dalam manajemen, realitas sama-sama memiliki sesuatu yang sama dan sesuai dengan tujuan yang ditetapkan amatlah penting untuk diaktualisasikan. Jika semua memiliki ide, gagasan, keinginan, dan tujuan yang sama, maka rasa memiliki terhadap organisasi maupun antaranggota akan tumbuh dengan subur. Dengan demikian, seluruh fungsi manajemen akan berjalan dengan baik untuk mencapai tujuan bersama, yakni tujuan yang dimiliki oleh seluruh anggotanya.

Selain itu, masih banyak alasan dan manfaat lainnya dari komunikasi yang baik pada suatu manajemen organisasi. Untuk lebih jelasnya, berikut adalah berbagai pembahasan mengenai fungsi komunikasi dalam manajemen.

Pengertian Komunikasi

Istilah Communication atau komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau Communis yang berarti “sama” atau “menjadikan milik bersama” (Firmansyah & Mahardhika, 2018, hlm. 215). Maksudnya, saat kita berkomunikasi dengan seseorang, artinya kita berusaha agar apa yang kita sampaikan kepada orang tersebut menjadi miliknya.

Definisi komunikasi adalah suatu proses penyampaian ide, gagasan, atau informasi lainnya dari seseorang ke orang lain (Krisnandi dkk, 2019, hlm. 198). Dengan demikian, komunikasi yang paling sederhana setidaknya harus memiliki tiga unsur, yakni: ada pengirim, ada objek yang dikirimkan, dan ada penerima. Jika salah satu unsur tersebut tidak ada, maka belum dapat dikatakan sebagai komunikasi.

Sementara itu, menurut Daft (2003 dalam Krisnandi dkk, 2019, hlm. 198) komunikasi ialah proses pertukaran dan pemahaman informasi oleh dua orang ataupun lebih. Artinya, komunikasi tidak terbatas hanya antar dua orang saja. Terdapat jenis komunikasi yang memiliki dua atau lebih penerima. Misalnya komunikasi visual yang disebarkan dan bisa diterima oleh banyak orang sekaligus.

Selanjutnya, menurut Stoner, Freeman, dan Gilbert (1996 dalam Krisnandi dkk, 2019, hlm. 198), komunikasi ialah proses yang digunakan manusia untuk mengidentifikasi kesamaan makna melalui penyaluran pesan simbolis. Definisi tersebut mengandung beberapa implikasi yang menyatakan bahwa:

1. komunikasi melibatkan orang;
2. adanya kesamaan arti, yakni pihak-pihak terkait perlu saling menyetujui dan memahami makna dari istilah yang dipergunakan dalam suatu komunikasi; dan
3. adanya simbol, yakni berupa gerakan, suara, huruf, kata, maupun angka, untuk mewakili ide yang dimaksudkan untuk dikomunikasikan.

Dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah proses pertukaran dan pemahaman informasi oleh dua atau lebih melalui pesan simbol yang saling menyetujui dan memahami makna dari simbol yang digunakan tersebut.

Manfaat Komunikasi

Komunikasi memiliki banyak manfaat baik secara umum maupun untuk pengelolaan manajemen. Menurut Krisnandi dkk (2019, hlm. 199) komunikasi penting untuk dijalankan dengan baik dalam manajemen karena memiliki manfaat-manfaat sebagai berikut.

1. Komunikasi mampu meningkatkan efektivitas.
2. Komunikasi mampu memosisikan individu secara tepat.
3. Komunikasi akan mendorong keterlibatan individu dalam organisasi sekaligus meningkatkan motivasi untuk menghasilkan kinerja yang baik, serta meningkatkan komitmen terhadap organisasi.
4. Komunikasi mampu menciptakan hubungan dan pemahaman yang lebih baik di antara berbagai pihak internal dan eksternal organisasi.
5. Komunikasi turut membantu individu untuk memahami perlunya perubahan.

Proses Komunikasi

Sebagai serangkaian proses yang saling terkait, komunikasi bertujuan akhir untuk mempengaruhi sikap, perilaku dan kepercayaan dari pihak tertentu yang terkait. Proses komunikasi merupakan proses penyampaian pesan dari pengirim kepada penerima melalui berbagai sarana. Menurut Krisnandi dkk (2019, hlm. 200-201) secara umum, proses komunikasi berjalan seperti pada pemaparan di bawah ini.

1. Pengirim (Sender)
   Proses komunikasi diawali oleh pengirim sebagai sumber pesan. Pengirim dalam kerangka keorganisasian dapat berupa karyawan biasa, manajer, atau pihak luar yang memberikan gagasan, maksud, informasi, dan bertujuan mengadakan komunikasi.
2. Penyandian (Encoding)
   Proses selanjutnya, setelah sender memiliki informasi atau pesan yang akan disampaikan adalah membuat sandi (penyandian). Penyandian itu perlu karena informasi hanya dapat dikirim dari seorang kepada orang lain lewat perwakilan atau sandi. Bentuk utama dari sandi adalah bahasa. Misalnya, informasi keuangan, laporan penjualan, dan data komputer diterjemahkan ke dalam sebuah pesan.
3. Saluran Komunikasi (Communication Channel)
   Pesan yang telah dibuat melalui sandi-sandi kemudian dikirim kepada penerima (receiver). Fungsi saluran komunikasi di sini adalah sebagai alat menyampaikan pesan. Untuk menyampaikan atau mengirimkan pesan yang dimaksud, organisasi seseorang dapat menggunakan berbagai macam cara, yaitu tatap muka, telepon, pertemuan kelompok, komputer, memo, pernyataan kebijakan, sistem imbalan, jadwal produksi, dan ramalan penjualan.
4. Pengartian Sandi (Decoding)
   Pesan yang telah diterima kemudian diinterpretasikan dan diterjemahkan ke dalam informasi yang mempunyai arti. Proses ini dilakukan dengan dua cara, pertama penerima harus menerima, kemudian mengartikannya. Pengertian dipengaruhi oleh pengalaman penerima, penilaian pribadi melalui simbol dan gerakan tubuh yang dipakai, dan harapan.
5. Penerima (Receiver)
   Apabila pesan tidak sampai pada penerima, maka komunikasi itu belum terjadi. Artinya, pesan yang dikirimkan itu harus diterima baik (dipahami) oleh penerima. Oleh karena itu pesan yang dikirimkan harus jelas kepada siapa pesan itu di tujukan.
6. Umpan Balik (Feedback)
   Sebuah rangkaian umpan balik (feedback) memberi saluran bagi tanggapan penerima yang memungkinkan sender untuk menentukan apakah pesan telah diterima dan ditanggapi. Umpan balik itu sendiri diwujudkan dalam berbagai cara. Pada situasi tatap muka misalnya, umpan balik akan diberikan secara langsung melalui isyarat ataupun tanda.
7. Kegaduhan (Noise)
   Setiap proses komunikasi pasti menghadapi kegaduhan ataupun kendala komunikasi yang di antaranya ditimbulkan oleh saluran komunikasi ataupun metode pengiriman yang dipergunakan. Secara umum, gangguan berkomunikasi ditimbulkan oleh faktor internal, misalnya akibat kurangnya perhatian penerima terhadap proses komunikasi yang berlangsung, dan faktor eksternal, misalnya akibat gangguan dari suara lain.

Bentuk-Bentuk Komunikasi

Secara umum terdapat beberapa jenis bentuk komunikasi. Beberapa bentuk komunikasi tersebut adalah sebagai berikut.

1. Komunikasi Lisan dan Tertulis
   Berdasarkan bentuk pesan yang disampaikan, komunikasi dapat dibedakan ke dalam komunikasi lisan dan tertulis. Pemilihan bentuk komunikasi tersebut, yakni di antara lisan ataupun tertulis, akan dipengaruhi oleh faktor biaya, waktu, kecepatan, keterampilan komunikasi individu terkait, preferensi pribadi dan fasilitas komunikasi yang tersedia. Setiap bentuk komunikasi tersebut memiliki keunggulan dan kelemahan tersendiri. Komunikasi tertulis, misalnya, dinilai unggul karena pesan yang dikomunikasikannya dapat disimpan, sedangkan komunikasi lisan dinilai relatif lebih lemah karena penyampaiannya memerlukan waktu yang cenderung lebih lama.
2. Komunikasi Verbal dan Nonverbal
   Komunikasi verbal ialah komunikasi melalui kata-kata secara lisan ataupun tertulis. Adapun komunikasi nonverbal ialah komunikasi yang dilakukan dengan menggunakan bahasa tubuh tertentu. Komunikasi nonverbal biasanya dipergunakan ketika dihadapkan pada masalah waktu ataupun situasi tertentu. Misalnya, isyarat berupa gerakan tubuh dapat dipergunakan dalam berkomunikasi jika kedua pihak yang terlibat sama-sama dihadapkan pada kesibukan tertentu.

Komunikasi dalam Organisasi

Dalam kaitannya dengan organisasi, komunikasi memiliki tiga hal penting yang harus diperhatikan, meliputi:

1. informasi yang dijadikan sumber komunikasi;
2. bagaimana proses komunikasi berlangsung; dan
3. komunikasi interpersonal dalam organisasi.

Tanpa adanya banyak hambatan, ketiga hal tersebut akan mampu meningkatkan efektivitas komunikasi beserta pencapaian tujuannya.

Menurut Gibson dkk. (1996 dalam Krisnandi, 2019, hlm. 202) pola organisasi harus memungkinkan dijalankannya komunikasi dalam empat arah, yakni ke bawah, ke atas, horizontal, dan diagonal. Hal tersebut diperlukan karena setiap arah komunikasi menentukan kerangka kerja di mana komunikasi akan dijalankan dalam organisasi. Penelitian terhadap setiap arah diperlukan agar manajer dapat lebih menyadari tentang berbagai tantangan yang menghambat pelaksanaan komunikasi yang efektif dalam organisasi serta berbagai cara untuk mengatasi tantangan tersebut. Berikut adalah penjelasan dari masing-masing jenis komunikasi dalam organisasi menurut Gibson dkk (dalam Krisnandi, 2019, hlm. 202-204).

Komunikasi ke Bawah

Komunikasi ke bawah adalah komunikasi yang disampaikan oleh pihak berwewenang lebih tinggi ke pihak berwewenang lebih rendah. Komunikasi ini merupakan komunikasi dari orang di jenjang hierarki yang lebih tinggi ke orang lain di jenjang hierarki yang lebih rendah. Bentuk umumnya ialah pernyataan kebijakan perusahaan, pedoman kerja, prosedur, instruksi, memo resmi, dan pengumuman. Dalam suatu organisasi, komunikasi ke bawah sering kali dilakukan secara kurang efektif, sehingga membuat anggotanya menjadi kurang memahami pesan yang dimaksudkan untuk disampaikan.

Komunikasi ke Atas

Besarnya kebutuhan terhadap komunikasi ke bawah sama dengan jumlah komunikasi ke atas. Di kondisi tertentu dalam suatu organisasi, komunikasi mungkin disampaikan dari jenjang rendah ke jenjang yang lebih tinggi. Efektivitas komunikasi ke atas itu sendiri cukup sulit untuk dicapai, khusunya di organisasi besar. Adapun alat komunikasi ke atas yang seringkali dipergunakan antara lain kotak saran, rapat, laporan, dan prosedur permohonan ataupun keluhan. Jika alat-alat tersebut tidak tersedia, maka setiap individu akan mencari suatu cara penyesuaian diri dengan saluran komunikasi ke atas yang tidak ada. Efektivitas dari saluran komunikasi ke atas itu sendiri dinilai penting karena memberi peluang bicara bagi karyawannya.

Komunikasi Horizontal

Komunikasi horizontal ialah komunikasi di antara dua pihak yang berada pada tingkatan hierarki yang sama. Komunikasi ini sering kali dilupakan dalam suatu rancangan organisasi. Contoh komunikasi horizontal ialah komunikasi antara departemen keuangan dan departemen pemasaran dalam organisasi yang sama. Komunikasi ini sangat penting bagi pengoordinasian dan pengintegrasian berbagai fungsi organisasi.

Komunikasi Diagonal

Komunikasi diagonal merupakan jenis komunikasi yang cukup jarang dilakukan, tetapi penting untuk dipergunakan saat tidak ada jalur lain yang memungkinkan anggota organisasi untuk berkomunikasi secara efektif. Misalnya, seorang pengawas keuangan dari suatu organisasi besar hendak menganalisis biaya distribusi dengan melibatkan tenaga penjualan yang kemudian ditugaskan untuk secara khusus dan langsung menyampaikan laporan kepada pengawas yang dimaksud dengan tidak melalui jalur konvensional di departemen pemasaran.

Referensi

1. Firmansyah, Anang dan Mahardhika, Budi W. (2018). Pengantar manajemen. Yogyakarta: Penertbit Deepublish.
2. Krisnandi H., Efendi S., Sugiono E. (2019). Pengantar manajemen. Jakarta: LPU-UNAS.