Pengertian Sistem dilengkapi Karakteristik, Klasifikasi & Daur Hidup

Pengertian sistem adalah komponen yang dikumpulkan dan memiliki hubungan satu sama lain baik secara fisik maupun non-fisik yang secara bersama bekerja untuk tujuan yang telah ditentukan secara harmonis (Prehanto, 2020, hlm. 3). Harmonis yang dimaksud tentunya mengacu pada penentuan tujuan yang dilakukan melalui interaksi secara teratur sesuai dengan perannya untuk mencapai suatu efisiensi yang maksimal.

Dengan kata lain, sistem adalah suatu kumpulan komponen berupa jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berkaitan untuk melaksanakan tujuan tertentu. Mudahnya, saat kita ingin membuat sistem informasi kemahasiswaan, maka sistem tersebut dapat terdiri dari komponen: data mahasiswa, fitur absensi, dan formulir untuk memasukkan nilai mahasiswa sehingga sistem tersebut dapat mencapai tujuan akademik universitas.

Sementara itu Rusmawan (2019, hlm. 29) mengartikan sistem sebagai kumpulan jaringan atau komponen-komponen yang membentuk satu kesatuan yang terkumpul untuk menyelesaikan suatu tujuan tertentu. Implikasinya berbagai komponen tersebut dapat menjadi suatu jaringan pula. Jaringan yang dimaksud tentunya adalah kumpulan sistem lainnya.

Misalnya, untuk mencapai tujuan kampus tentunya tidak hanya dapat diselesaikan oleh sistem informasi akademiknya saja, melainkan membutuhkan sistem informasi penunjang universitas lainnya seperti manajemen sumber daya manusia untuk dosen, tenaga pendidik, dsb. Beberapa ahli akan menamai sistem dalam sistem tersebut sebagai sub-sistem, namun pada intinya sub-sistem itu sendiri merupakan sistem pula.

Dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekumpulan komponen atau jaringan komponen yang terhubung satu sama lain berupa fisik maupun non-fisik yang saling terkait satu sama lain secara teratur untuk menyelesaikan suatu tujuan tertentu.

Karakteristik Sistem

Untuk memastikan suatu hal yang sedang kita analisis adalah sebuah sistem, kita dapat mengenalinya dari berbagai kualitas dan sifat yang terdapat pada suatu sistem yang biasa disebut sebagai karakteristik sistem. Menurut Prehanto (2020, hlm. 5-6) beberapa karakteristik sistem tersebut di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Komponen (Component)
   Komponen adalah bagian atau satuan terkecil dari sistem yang saling berinteraksi untuk membentuk suatu kesatuan dan saling bekerja sama untuk melakukan tujuan. Suatu komponen sistem dapat terdiri dari komponen yang berupa sub-sistem atau berbagai bagian dari sistem itu sendiri.
2. Lingkungan luar sistem (Environment)
   Lingkungan luar sistem atau lingkungan sistem adalah suatu lingkup di luar batas dari suatu sistem yang dapat mempengaruhi kinerja sebuah sistem. Lingkungan dalam hal ini dapat bersifat merugikan maupun menguntungkan. Sebagai catatan lingkungan atau environment sistem yang praktis atau contoh nyatanya dapat berupa sistem operasi (seperti linux atau windows) yang menampung program server untuk menyajikan sistem.
3. Batas (Boundry)
   Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Selain itu, batasan juga menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem itu sendiri.
4. Penghubung Sistem (Interface)
   Penghubung sistem atau interface adalah suatu penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya yang memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem lain.
5. Masukan Sistem (Input)
   Masukan atau input adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem yang dapat berupa masukan sinyal (signal input), maupun perawatan (maintenance input). Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran atau outputnya. Sementara itu maintenance input adalah energi yang dimasukkan agar sistem dapat beroperasi.
6. Keluaran Sistem (Output)
   Keluaran sistem atau output adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna maupun dengan sisa pembuangannya. Contohnya, komputer menghasilkan panas yang merupakan sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang berguna dan dibutuhkan.
7. Pengolah Sistem
   Suatu sistem akan memiliki bagian pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. Misalnya, sistem produksi akan mengolah bahan baku menjadi bahan jadi, sistem akuntansi akan mengolah data menjadi laporan-laporan keuangan.
8. Sasaran Sistem
   Suatu sistem tentunya akan memiliki tujuan (goal) atau sasaran (objective), dan sasaran sistem ini akan menentukan berbagai kebutuhan sistem, baik dari sisi input, pengolah, maupun keluaran yang akan dihasilkan oleh sistem.

Klasifikasi Sistem

Sebelumnya kita sempat membahas mengenai sistem, sub-sistem, dan berbagai aplikasinya yang dapat berupa sistem akuntansi, sistem kemahasiswaan, dsb. Dari pembahasan tersebut dapat kita simpulkan bahwa sistem amatlah beragam, dan dapat dikelompokkan menjadi beberapa jenis atau klasifikasi. Menurut Prehanto (2020, hlm. 4) secara prinsip, sistem dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu sistem terbuka dan tertutup yang akan dijabarkan sebagai berikut.

1. Sistem terbuka
   Sistem terbuka adalah proses hubungan sistem dengan lingkungan luar melalui arus sumber daya.
2. Sistem tertutup
   Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak memiliki proses hubungan dengan lingkungan luar.

Sementara itu menurut Rochaety (2016, hlm. 5) sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang yang di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
   Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sebaliknya, sistem fisik merupakan sistem yang konkret dan tampak secara fisik.
2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
   Sistem alamiah (natural system) adalah sistem yang terjadi melalui proses alam. Sementara itu sistem buatan manusia (human made system), seperti namanya merupakan sistem yang direkayasa oleh manusia.
3. Sistem Tertentu dan Sistem Tidak Tentu
   Sistem tertentu (deterministic system) beroperasi dengan tingkah laku yang sudah ditentukan sehingga dapat diprediksi. Interaksi di antara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sementara itu sistem tidak tentu (probabilistic system) tidak dapat dideteksi dengan pasti dan keluarannya tidak dapat diramalkan (random).
4. Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup
   Sistem terbuka (open-loop system) adalah sistem yang dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sistem terbuka menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Sementara itu sistem tertutup (closed-loop system) adalah sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem tertutup juga bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luar. Secara teoretis sistem tertutup ini ada, akan tetapi sejatinya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup) karena pada dasarnya komponen sistem akan selalu berhubungan dengan sistem lain untuk menyelesaikan fungsinya.

Daur Hidup Sistem

Suatu sistem memiliki daur hidup (life cycle) yaitu bagaimana suatu proses input pengolahan, ouput dan kebutuhan-kebutuhan sistem lain dilakukan, baik dari sisi urutan maupun pengulangannya agar sistem tersebut berjalan dan mencapai tujuannya. Sutabri membagi beberapa tahapan daur hidup suatu sistem menjadi lima tahapan yang akan dipaparkan sebagai berikut.

1. Mengenali adanya kebutuhan
   Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil perkembangan kebutuhan manusia, organisasi, maupun perkembangan zaman secara umum. Semua kebutuhan yang melingkupi sistem tersebut harus dapat didefinisikan dengan jelas, sepertinya halnya kebutuhan komponen apa saja yang diperlukan, sehingga kita tahu sistem seperti apa yang akan dibangun. Tanpa adanya kejelasan dari kebutuhan yang ada, maka pembangunan sistem akan kehilangan arah dan efektivitasnya.
2. Pembangunan sistem
   Suatu proses yang terdiri dari menganalisis kebutuhan apa yang timbul dan membangun sistem apa yang cocok untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
3. Pemasangan sistem
   Pemasangan sistem merupakan tahap yang penting dalam daur hidup sistem, karena tanpa dipasangkan maka sistem tidak akan dapat berjalan. Pemasangan sistem ini tentunya merupakan instalasi atau pemasangan dan perakitan sistem hingga dapat bekerja.
4. Pengoperasian sistem
   Suatu sistem informasi bersifat statis, sementara organisasi yang bergantung pada sistem informasi selalu mengalami perubahan karena adanya operasional, pertumbuhan kegiatan, perubahan peraturan dan kebijakan, hingga kemajuan teknologi. Untuk mengatasi perubahan-perubahan tersebut, sistem harus diperbaharui agar dapat beroperasi sesuai dengan kebutuhan organisasi. Perubahan-perubahan pada sistem tersebut hanya dapat terjadi apabila kita mengoperasikannya.
5. Sistem menjadi usang
   Selain perubahan yang terjadi pada sistem, di luar lingkup perubahan juga terjadi, bisa jadi organisasi sudah tidak membutuhkan suatu komponen sistem namun membutuhkan tambahan komponen sistem lainnya. Sehingga terkadang sistem membutuhkan perubahan drastis, bukan dari sisi harus dioperasikannya saja, melainkan dari sisi rancangan sistem, alur atau urutan proses sistem, dsb. Terkadang karena alasan itu suatu sistem dapat dianggap sudah tidak layak beroperasi (sistem telah usang) sehingga tibalah saatnya untuk membangun sistem yang baru.

Referensi

1. Prehanto, D.R. (2020). Buku ajar konsep sistem informasi. Surabaya: Scopindo Media Pustaka.
2. Rochaety, E. (2017). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : Mitra Wacana Media.
3. Rusmawan, U. (2019). Teknik penulisan tugas akhir dan skripsi pemrograman. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.