Pengertian Sistem Penunjang Keputusan

Sistem penunjang keputusan adalah rangkaian proses dan mekanisme untuk memperoleh dan mengolah data untuk diuji dan dijadikan petunjuk yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi persoalan-persoalan sebagai dasar menjelaskan proses pengambilan keputusan (Rahman & Saudin, 2022, hlm. 69). Dengan kata lain, SPK dapat diartikan sebagai suatu sistem yang objektif untuk membantu proses pengambilan keputusan.

Istilah “keputusan” sendiri berarti suatu pemecahan masalah yang dilakukan melalui pemilihan satu pilihan dari beberapa alternatif yang ditemukan (Setiyaningsih, 2015, hlm. 4). Proses pemilihan tersebut tentunya dilakukan atas dasar logika atau pertimbangan terhadap beberapa alternatif yang harus dipilih, dan setiap alternatif dibuat berdasarkan tujuan yang ingin dicapai, dan poin utama dari sistem penunjang keputusan adalah untuk mengejawantahkan setiap alternatif-alternatif tersebut untuk mendukung atau menunjang keputusan yang akan diambil.

Menurut Simon (dalam Rahman & Saudin, 2022, hlm. 69) sistem penunjang keputusan yang terkadang disebut pula sebagai sistem pendukung keputusan (SPK) ini dimulai dari tahap penyelidikan untuk mempelajari lingkungan atas kondisi-kondisi yang memerlukan keputusan. Tahap berikutnya adalah perancangan, mengembangkan, dan menganalisis arah tindakan yang mungkin terjadi, meliputi proses-proses untuk memahami persoalan, menghasilkan pemecahan, dan menguji kelayakan pemecahan tersebut. Selanjutnya, barulah dilakukan tindakan pemilihan, yakni memilih arah tindakan tertentu dari semua alternatif yang ada, sehingga suatu keputusan dapat dilaksanakan.

Perlu diketahui pula bahwa sistem penunjang keputusan ini sering ditranslasikan pula menjadi sistem pendukung keputusan dan disingkat sebagai SPK. Dengan demikian, keduanya merupakan istilah yang mengacu pada makna yang sama, yakni merujuk pada decision support system. Untuk lebih jelasnya, berikut disampaikan pengertian sistem penunjang menurut para ahli, termasuk pencetus sistem pendukung keputusan itu sendiri, yakni Michael S. Scott Morton.

Sistem Penunjang Keputusan menurut Para Ahli

Konsep sistem pendukung keputusan pertama kali dicetuskan oleh Michael S. Scott Morton pada tahun 1970 dengan istilah “Management Decision System”. Setelah pernyataan tersebut, beberapa perusahaan dan perguruan tinggi melakukan riset dan mengembangkan konsep Sistem Pendukung Keputusan. Pada dasarnya SPK dirancang untuk mendukung seluruh tahap pengambilan keputusan mulai dari mengidentifikasi masalah, memilih data yang relevan, menentukan pendekatan yang digunakan dalam proses pengambilan keputusan, sampai mengevaluasi pemilihan alternatif.

Setelah itu tentunya banyak sekali ahli dan cendekia yang memaparkan pendapatnya mengenai definisi dan hakikat dari sistem penunjang keputusan ini. Beberapa pengertian penunjang keputusan menurut para ahli yang dirangkum oleh Setiyaningsih (2015, hlm. 5) tersebut di antaranya adalah sebagai berikut.

  1. Menurut Scott, sistem penunjang keputusan adalah suatu sistem interaktif berbasis komputer, yang membantu pengambil keputusan melalui penggunaan data dan model-model keputusan untuk memecahkan masalah-masalah yang sifatnya semi terstruktur dan tidak terstruktur, yang intinya mempertinggi efektifitas pengambil keputusan.
  2. Sementara itu, menurut Alavi and Napier, SPK merupakan suatu kumpulan prosedur pemrosesan data dan informasi yang berorientasi pada penggunaan model untuk menghasilkan berbagai jawaban yang dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan. Sistem ini harus sederhana, mudah dan adaptif.
  3. Sedangkan menurut Al-Hamdany, sistem pendukung keputusan adalah sistem informasi interaktif yang mendukung proses pembuatan keputusan melalui presentasi informasi yang dirancang secara spesifik untuk pendekatan penyelesaian masalah dan kebutuhan-kebutuhan aplikasi para pembuat keputusan, serta tidak membuat keputusan untuk pengguna.
  4. Menurut Little, Sistem penunjang keputusan adalah suatu sistem informasi berbasis komputer yang menghasilkan berbagai alternatif keputusan untuk membantu manajemen dalam menangani berbagai permasalahan yang semi terstruktur ataupun tidak terstruktur dengan menggunakan data dan model.
  5. Selanjutnya, menurut Sparague and Carlson, sistem pendukung keputusan adalah sistem komputer yang bersifat mendukung dan bukan mengambil alih suatu pengambilan keputusan untuk masalah-masalah semi terstruktur dan tidak terstruktur dengan menggunakan data dan model (Setiyaningsih, 2015, hlm. 5).

Karakteristik Sistem Penunjang Keputusan

Menurut Turban (dalam Setiyaningsih, 2015, hlm. 6) beberapa ciri dan karakteristik sistem penunjang keputusan yang membedakannya dari sistem informasi lain adalah asebagai berikut.

  1. Berfungsi untuk membantu proses pengambilan keputusan untuk memecahkan masalah yang sifatnya semi terstruktur maupun tidak terstruktur.
  2. Bekerja dengan melakukan kombinasi model-model dan teknik-teknik analisis dengan memasukkan data yang telah ada dan fungsi pencari informasi.
  3. Dibuat dengan menggunakan bentuk yang memudahkan pemakai (user friendly) dengan berbagai instruksi yang interaktif sehingga tidak perlu seorang ahli komputer untuk menggunakannya.
  4. Sedapat mungkin dibuat dengan fleksibilitas dan kemampuan adaptasi yang tinggi untuk menyesuaikan dengan berbagai perubahan dalam lingkungan dan kebutuhan pemakai.
  5. Keunikannya terletak pada dimungkinkannya intuisi dan penilaian pribadi pengambil keputusan untuk turut dijadikan dasar pengambilan keputusan.

Kelebihan Sistem Penunjang Keputusan

Sistem Pendukung Keputusan (SPK) dapat memberikan beberapa manfaat keuntungan-keuntungan bagi pemakainya. Menurut McLeod (dalam Setiyaningsih, 2015, hlm. 7) beberapa kelebihan sistem pejuang keputusan tersebut adalah sebagai berikut.

  1. Memperluas kemampuan pengambil keputusan dalam memproses data/informasi untuk pengambilan keputusan.
  2. Menghemat waktu yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah, terutama berbagai masalah yang sangat kompleks dan tidak terstruktur.
  3. Menghasilkan solusi dengan lebih cepat dan hasilnya dapat diandalkan.
  4. Mampu memberikan berbagai alternatif dalam pengambilan keputusan, meskipun seandainya SPK tidak mampu memecahkan masalah yang dihadapi oleh pengambil keputusan, namun dapat digunakan sebagai stimulan dalam memahami persoalan.
  5. Memperkuat keyakinan pengambil keputusan terhadap keputusan yang diambilnya.
  6. Memberikan keuntungan kompetitif bagi organisasi secara keseluruhan dengan penghematan waktu, tenaga dan biaya.

Kekurangan Sistem Pendukung Keputusan

Walaupun dirancang dengan sangat teliti dan mempertimbangkan seluruh faktor yang ada, menurut Turban (dalam Setiyaningsih, 2015, hlm. 7) SPK mempunyai kelemahan atau keterbatasan yang di antaranya adalah sebagai berikut.

  1. Ada beberapa kemampuan manajemen dan bakat manusia yang tidak dapat dimodelkan, sehingga model yang ada dalam sistem tidak semuanya mencerminkan persoalan sebenarnya.
  2. SPK terbatas untuk memberikan alternatif dari pengetahuan yang diberikan kepadanya (pengetahuan dasar serta model dasar) pada waktu perancangan program tersebut.
  3. Proses-proses yang dapat dilakukan oleh SPK biasanya tergantung juga pada kemampuan perangkat lunak yang digunakan.
  4. Harus selalu diadakan perubahan secara kontinu untuk menyesuaikan dengan keadaan lingkungan yang terus berubah agar sistem tersebut up to date.
  5. Bagaimanapun juga harus diingat bahwa SPK dirancang untuk membantu/mendukung pengambilan keputusan dengan mengolah informasi dan data yang diperlukan, dan bukan untuk mengambil alih pengambilan keputusan.

Tingkatan Teknologi Sistem Penunjang Keputusan

Sparague & Watson (dalam Setiyaningsih, 2015, hlm. 8) menyatakan bahwa dalam merancang serta menggunakan SPK, dikenal tiga tingkatan teknologi yang berbeda-beda, dan tingkatan teknologi sistem penunjang keputusan tersebut adalah sebagai berikut.

  1. Specific Decision Support System (SDSS)
    Specific Decision Support System (SDSS) adalah sistem yang ditujukan untuk membantu pemecahan serangkaian masalah dengan karakteristik yang spesifik. Melalui pengkombinasian model, basis data serta teknik representasi tertentu, sistem ini menghasilkan berbagai alternatif yang akan memudahkan pengambil keputusan dalam melaksanakan tugasnya. Sistem ini pada hakikatnya, dapat juga digunakan untuk menjelaskan, memperkuat atau memberikan justifikasi terhadap suatu keputusan yang akan diambil oleh manajemen. Contoh dari SDSS ini adalah sistem interaktif grafik dalam evaluasi penjadwalan produksi.
  2. Decision Support System Generator (DSSG)
    Decision Support System Generator atau Pembangkit Sistem Pendukung Keputusan ini merupakan suatu paket yang menghubungkan perangkat keras (hardware) dengan perangkat lunak (software) yang menyediakan kemampuan untuk membangun suatu SDSS secara cepat dan mudah. Salah satu contoh pengembangan pertama dari DSSG adalah Geodata Analysis and Display (GADS). GADS ini berisi peta, kamus data dan alternatif prosedur yang kemudian dipakai dalam pembuatan SDSS pada sistem kepolisian di San Jose. Berikutnya adalah Interactive Financial Planning System (IFPS) dari Executive Systems. DSSG diantaranya meliputi fasilitas penyiapan laporan, bahasa simulasi, tampilan grafik, subrutin statistik, dan sebagainya.
  3. Decision Support System Tools (DSST)
    Sistem ini merupakan teknologi yang paling dasar dalam merancang dan membangun SPK. DSST terdiri dari elemen hardware dan software yang dapat memudahkan pengembangan SDSS dan DSSG. Tingkatan teknologi ini yang paling banyak dikembangkan akhir-akhir ini, termasuk di dalamnya pengembangan bahasa untuk keperluan tertentu, peningkatan sistem operasi untuk mendukung perancangan subsistem dialog, perancangan grafik berwarna, dan perancangan subsistem lainnya.

Komponen Sistem Pendukung Keputusan

Menurut Carter dkk (dalam Setiyaningsih, 2015, hlm. 11-12) Sistem Pendukung Keputusan (SPK) memiliki tiga komponen utama atau subsistem utama yang menentukan kapabilitas teknis SPK, antara lain subsistem data, subsistem model dan subsistem dialog, yang akan dijabarkan sebagai berikut.

  1. Subsistem Data (Data Subsystem)
    Subsistem data merupakan komponen SPK yang menyediakan data yang dibutuhkan oleh sistem. Data yang dimaksud disimpan dalam data base yang diorganisasikan oleh suatu sistem yang disebut DBMS (Data Base Management System). Melalui DBMS, memungkinkan data yang diperlukan dapat diekstraksi secara cepat.
  2. Subsistem Model (Model Subsystem)
    Subsistem model merupakan cara bagaimana data yang diambil dari DBMS akan diolah dengan model-model yang dibuat sehingga menghasilkan suatu pemecahan atau hasil yang diinginkan.
  3. SubSistem Dialog (User System Interface)
    Melalui sistem dialog inilah, SPK yang dibuat akan diimplementasikan sehingga user atau pemakai dapat berkomunikasi dengan sistem yang dirancang secara interaktif. Subsistem dialog dapat dibagi menjadi tiga bagian, yaitu: a) Bahasa Aksi (Action language): suatu perangkat lunak yang digunakan user untuk berkomunikasi dengan sistem, melalui berbagai media seperti: keyboard, joystick, mouse atau device lainnya; b) Bahasa Tampilan (Display): merupakan sarana tampilan yang dapat diperoleh oleh user, seperti printer, monitor, plotter, dan device lainnya; c) Basis Pengetahuan (Knowledge Base): bagian mutlak yang harus diketahui oleh user agar pemakaian sistem dapat berfungsi secara efektif.

Model Sistem Penunjang Keputusan

Dalam praktiknya, SPK atau DSS (decision support system) tentunya berbentuk program aplikasi komputer berupa sistem informasi yang menghasilkan berbagai alternatif keputusan untuk  membantu proses dan fungsi manajemen organisasi dalam menangani berbagai permasalahan yang terstruktur maupun tidak terstruktur dengan menggunakan data dan model tertentu.

Tujuan dan model ini tentunya memiliki korelasi yang bergantung pada kebutuhan manajer atau organisasi secara umum. Oleh karena itu terdapat beberapa jenis model sistem penunjang keputusan yang berbeda satu sama lain untuk menunjang berbagai kebutuhan manajemen.

Dari kacamata jenis permasalahan yang harus diputuskannya, model sistem pendukung keputusan dapat dibagi menjadi beberapa jenis model sebagai berikut.

  1. Masalah Terstruktur,
    merupakan suatu masalah yang memiliki struktur masalah pada 3 tahap pertama, yaitu intelijen, rancangan dan pilihan.
  2. Masalah Tak Terstruktur,
    merupakan masalah yang sama sekali tidak memiliki struktur.
  3. Masalah Semi-Terstruktur,
    merupakan masalah yang memiliki struktur hanya pada satu atau dua tahap (Rahman & Saudin, 2022, hlm. 72).

Sementara itu, jika dilihat dari sisi intrinsik sistem penunjang keputusan, model-model sistem penunjang keputusan dapat dibagi menjadi beberapa jenis di bawah ini.

  1. Model Ikonik
    Model ikonik adalah perwakilan fisik dari beberapa hal, baik dalam bentuk ideal ataupun dalam skala yang berbeda. Model ikonik memiliki beberapa karakteristik yang sama dengan hal yang diwakili, terutama untuk menerangkan kejadian pada waktu yang spesifik. Dengan kata lain model ikonik adalah digitalisasi dari suatu pengambilan keputusan konvensional (manual).
  2. Model Analog
    Model analog bisa memiliki suatu sistuasi yang dinamis di mana keadaan berubah berdasarkan waktu. Model analog ini lebi sering digunakan ketimbang model ikonik karena kemampuannya untuk mengetengahkan karakteristik dan kejadian yang dikaji. Model analog banyak berkesesuaian dengan penjabaran hubungan kuantitatif antara sifat dan kelas-kelas yang berbeda. Mudahnya, melalui model ini, suatu persoalan-persoalan dianalogikan pada suatu keadaan dan situasi tertentu yang disesuaikan kebutuhannya untuk proses pengambilan keputusan.
  3. Model Matematik (Simbolik)
    Merupakan sistem pendukung keputusan yang menggunakan angka, simbol, dan formula/rumus sebagai dasar utama pemrosesannya. Dapat dikatakan bahwa pendukung diambil sepenuhnya berdasarkan hasil kuantitatif (hitungan-hitungan) saja. Jenis model simbolik yang umumnya dipakai adalah suatu persamaan (equation) karena tepat, singkat, dan mudah dimengerti. Simbol persamaan ini juga jauh lebih mudah untuk dimanipulasi secara kuantitatif jika dibandingkan dengan kata-kata serta lebih cepat mudah dimengerti maksudnya. Suatu persamaan adalah bahasa universal dalam penelitian operasional dan ilmu sistem.

Pihak-Pihak/Aktor pada Sistem Penunjang Keputusan

Terdapat lima pihak yang berperan dalam pengembangan ketiga tingkatan SPK yang di antaranya adalah sebagai berikut.

  1. Manager atau pemakai (user), yaitu pihak yang terlibat langsung dengan proses pengambilan keputusan, yang harus mengambil tindakan dan bertanggung jawab atas konsekuensinya terhadap keputusan yang diambil.
  2. Intermediary atau penghubung, yaitu pihak yang membantu user, seperti staff pimpinan yang bertugas sebagai pemberi saran atau informasi, menerjemahkan kebutuhan manajer pada perancang.
  3. DSS Builder atau pembangun SPK (fasilitator), yaitu pihak yang mengembangkan SDSS dari DSSG, di mana user ataupun intermediary berinteraksi secara langsung.
  4. Technical Supporter atau teknisi pendukung, yaitu pihak yang bertugas mengembangkan kemampuan atau menambahkan komponen sistem informasi tambahan (jika dibutuhkan dalam pengembangan DSSG), penambahan database baru, model analisis baru, dan format tampilan data tambahan.
  5. Toolsmith atau pengembang peralatan, yaitu pihak yang mengembangkan teknologi baru, baik hardware maupun software, serta meningkatkan efisiensi hubungan antar subsistem dalam SPK (Setiyaningsih, 2015, hlm. 10).

Perancangan Sistem Penunjang Keputusan

Cara pendekatan atau teknik yang digunakan dalam perancangan SPK sangat tergantung pada kondisi dan waktu yang tersedia. Ada banyak cara yang dapat digunakan untuk perancangan SPK, tetapi pada dasarnya teknik-teknik tersebut diklasifikasikan dalam tiga kategori sebagai berikut.

  1. Perancangan dengan cara cepat (quick hit) Cara ini ditempuh bila dibutuhkan SPK yang mempunyai kemampuan khusus dan dapat memberikan hasil yang cukup, namun waktu perancangan yang tersedia relatif singkat. Untuk proses pengembangan selanjutnya baru dipikirkan kemudian dan tidak terlalu menjadi pertimbangan saat ini.
  2. Perancangan dengan cara bertahap Perancangan SPK dengan cara ini dilakukan dengan membuat suatu SDSS, dimana pembuatannya disesuaikan dengan perancangan masa yang akan datang, sehingga bagian yang telah dikembangkan dalam sistem awal dapat digunakan lagi untuk pengembangan selanjutnya.
  3. Perancangan suatu SPK lengkap Sebelum suatu SPK dibuat, maka terlebih dahulu dikembangkan DSSG yang lengkap dan struktur organisasi untuk mengelolanya (Setiyaningsih, 2015, hlm. 17).

Sementara itu tahapan-tahapan perancangan sistem pengambilan keputusan menurut Setiyaningsih (2015, hlm. 17-19) adalah sebagai berikut.

  1. Perencanaan (Planning)
    Perencanaan pada umumnya berhubungan dengan perumusan masalah serta penentuan tujuan dari SPK.
  2. Penelitian (Research)
    Penelitian berhubungan dengan pencarian data serta sumber daya yang tersedia.
  3. Analisis (Analysis)
    Tahap ini termasuk penentuan teknik perancangan dan pendekatan pengembangan sistem yang akan dilakukan serta sumber data yang dibutuhkan.
  4. Perancangan (Design)
    Dalam tahap ini dilakukan perancangan terhadap ketiga subsistem dari SPK yaitu subsistem database, subsistem model dan subsistem dialog.
  5. Pembangunan (Construction)
    Tahap ini merupakan kelanjutan dari tahap perancangan, di mana ketiga subsistem yang dirancang digabungkan menjadi suatu SPK. Pada tahap ini di mulai penulisan bahasa pemrograman bagi SPK.
  6. Implementasi (Implementation)
    Tahap ini merupakan penerapan SPK yang dibangun, yang terdapat beberapa tugas yang harus dilakukan seperti testing, evaluation, demonstration, orientation, training, dan deployment.

Cara Menggunakan Informasi dari Sistem Penunjang Keputusan

Perlu ditekankan bahwa tugas dari suatu sistem penunjang keputusan atau sistem pendukung keputusan ini bukanlah untuk membuat keputusan. Pengguna, manajer, atau manusialah yang melakukan keputusan. Oleh karena itu penggunaan atau pemanfaatan informasi dari program aplikasi SPK ini adalah adalah inti dari dirancang atau dikembangkannya suatu sistem pendukung keputusan ini.

Decision Support Systems (DSS) atau Sistem Pendukung Keputusan (SPK) adalah sebuah sistem yang membantu satu atau lebih pengambil keputusan dalam melakukan aktivitas pengambilan keputusan dengan bantuan seperangkat alat yang terorganisir dan disesuaikan dengan struktur dan porsi permasalahan dalam usaha memperbaiki efektivitas akhir dari outcome keputusan.

Pada dasarnya dua pengguna informasi dari DSS oleh manajer adalah untuk mendefinisikan masalah dan memecahkan masalah tersebut. Selanjutnya manajer menggunakan informasi untuk memecahkan masalah yang telah diidentifikasi. Hal ini merupakan usaha pemecahan menurut pendekatan sistem dan berkaitan dengan fase desain dan pemilihan. Dalam SPK, permasalahan dan persoalan yang harus dipecahkan dan diputuskan ditampilkan menjadi suatu laporan yang dapat terdiri atas dua jenis laporan sebagai berikut.

  1. Laporan Berkala dan Khusus
    Laporan berkala atau periodic report adalah laporan yang dibuat menurut jadwal tertentu contohnya adalah analis penjualan terhadap pelanggan perbulan dan laporan khusus atau special report yaitu laporan yang di buat ketika laporan di buat ketika sesuatu yang tidak seperti biasanya terjadi contohnya laporan mengenai kecelakaan. Dalam penggunaannya laporan berkala dan khusus bersifat lengkap atau ringkas.
  2. Laporan Lengkap dan Ringkas
    Laporan lengkap atau detail report adalah laporan yang memberikan spesifikasi mengenai setiap tindakan atau transaksi dan baris yang mewakil tindakan atau transaksi disebut baris lengkap atau detail line sedangkan laporan ringkas atau summary report, yakni laporan yang menyertakan baris yang mewakili beberapa tindakan atau transaksi.

Pengambilan Keputusan

Meskipun sistem penunjang keputusan sejatinya adalah suatu program aplikasi komputer, namun persoalan utama yang dihadapi adalah untuk membantu pengambilan keputusan. Oleh karena itu persoalan pengambilan keputusan ini menjadi topik utama dalam perancangan, pengembangan, maupun penggunaan program aplikasinya.

Mengapa seorang manajer atau suatu organisasi memiliki kebutuhan untuk mengambil keputusan? Salah satu faktor yang menggerakkan proses pengambilan keputusan dapat berupa ketidakpuasan atas keadaan saat itu atau imbalan yang diharapkan dari keadaan baru.

Dalam kasus ketidakpuasan, kekuatan penggerak adalah penemuan sebuah persoalan. Dalam hal imbalan yang diharapkan, adalah hasil pencarian peluang. Cara lain untuk menjelaskan proses pengambilan keputusan adalah dalam arti suatu kegiatan berkesinambungan yang digerakkan oleh sebuah sasaran mengubah sistem (bisnis, departemen, keluarga dan sebagainya) dari keadaan sekarang menjadi suatu keadaan yang diharapkan atau tujuan mengakibatkan suatu pencarian cara mencapainya. Proses ini sering disebut “analisis cara tujuan” (means-end analysis).

Beberapa model pengambilan keputusan lebih banyak menekankan pada umpan balik hasil keputusan. Model lainnya dalam menentukan langkah-langkah proses pengambilan keputusan adalah sebagai berikut.

  1. Pengenalan persoalan atau kebutuhan untuk pengambilan keputusan.
  2. Analisis dan laporan alternatif-alternatif.
  3. Pemilihan di antara alternatif yang ada.
  4. Komunikasi dan pelaksanaan keputusan.
  5. Langkah lanjutan dan umpan balik hasil keputusan.

Referensi

  1. Rahman, W., Saudin, L. (2022). Bahan ajar sistem informasi manajemen. Bandung:  Penerbit Widina Bhakti Persada.
  2. Setiyaningsih, Wiji. (2015). Konsep sistem pendukung keputusan. Malang: Yayasan Edelweis.

Tinggalkan Komentar

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.