Manajemen Sumber Daya Manusia: Pengertian – Prosedur

Sumber daya manusia (SDM) atau Human Resources (HR) merupakan aset vital dan memiliki peranan kuat sebagai faktor penggerak utama dalam pelaksanaan seluruh kegiatan atau aktivitas organisasi. Dengan demikian, sumber daya ini haruslah dikelola dengan baik. Pengelolaan SDM dilakukan melalui Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) atau Human Resources Management (HRM). Dengan demikian, manajemen sumber daya manusia merupakan salah satu nafas utama dari suatu pengelolaan organisasi. Berikut adalah berbagai pemaparan mengenai berbagai konsepsi, teori, dan praktik manajemen sumber daya manusia.

Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen sumber daya manusia adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar menjadi efektif dan efisien serta membantu terwujudnya tujuan perusahaan, tenaga kerja, dan masyarakat (Hasibuan, 2019, hlm. 10). Ilmu di sini, berarti MSDM mengandung muatan teori dan konsep ilmiah yang dapat dipraktikan melalui seni manajemen itu sendiri.

Sementara itu, menurut Sadikin dkk (2020, hlm. 161) manajemen sumber daya manusia adalah pendekatan strategis dan koheren dengan pengelolaan asset paling berharga organisasi, yaitu orang-orang yang bekerja di sana yang secara individu dan kolektif berkontribusi pada pencapaian tujuannya. Dengan kata lain, pada dasarnya MSDM menggunakan konsepsi yang sama dengan manajemen umum, namun memiliki pendekatan khusus yang ditujukan spesifik pada pengelolaan sumber daya manusia.

Pengertian di atas rasanya sangat mewakili definisi MSDM secara makna kata. Hal tersebut karena jika ditelaah dari makna katanya saja, MSDM terdiri dari satu kata dan frasa utama, yakni “manajemen” dan “sumber daya manusia”. Manajemen adalah upaya pencapian tujuan organisasi yang sudah ditentukan sebelumnya dengan mempergunakan bantuan orang lain, sementara itu SDM adalah orang-orang yang bekerja di lingkungan suatu organisasi.

Selanjutnya, menurut Handoko (2016, hlm. 4) manajemen sumber daya manusia adalah penarikan, seleksi, pengembangan, pemeliharaan, dan penggunaan sumber daya manusia untuk mencapai baik tujuan-tujuan individu maupun organisasi. Definisi ini lebih terfokus pada perincian berbagai hal utama yang akan dilakukan pada manajemen sumber daya manusia, yakni dari proses seleksi, hingga “penggunaannya” yang dapat berarti menugaskan, memotivasi, memberikan arahan pada sumber daya manusia.

Berdasarkan berbagai uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa manajemen sumber daya manusia adalah ilmu, praktik, dan berbagai pendekatan strategis lainnya untuk memaksimalkan potensi sumber daya organisasi terpenting, yakni sumber daya manusia melalui berbagai kegiatan seperti perekrutan, seleksi, pengembangan, pemeliharaan, hingga penggunaan sumber daya manusia untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

Peran Manajemen Sumber Daya Manusia

Sebetulnya dari pengertian komprehensif di atas sudah dapat diketahui apa saja peranan manajemen sumber daya manusia dalam suatu organisasi. Akan tetapi, untuk menjabarkannya dengan lebih rinci, menurut Hasibuan (2019, hlm. 14) peranan manajemen sumber daya manusia adalah sebagai berikut.

1. Menetapkan jumlah kualitas, dan penempatan tenaga kerja yang efektif sesuai dengan kebutuhan perusahaan berdasarkan job description, job specification, dan job evaluation.
2. Menetapkan penarikan, seleksi, dan penempatan karyawan berdasarkan asas the right man in the right job.
3. Menetapkan program kesejahteraan, pengembangan promosi, dan pemberhentian.
4. Meramalkan penawaran dan permintaan sumber daya manusia pada masa yang akan datang.
5. Memperkirakan keadaan perekonomian pada umumnya dan perkembangan perusahaan pada khususnya.
6. Memonitor dengan cermat undang-undang perburuhan dan kebijaksanaan pemberian balas jasa perusahaan-perusahaan sejenis.
7. Memonitor kemajuan teknik dan perkembangan serikat buruh.
8. Melaksanakan pendidikan, latihan, dan penilaian prestasi karyawan.
9. Mengatur mutasi karyawan baik vertikal maupun horizontal.
10. Mengatur pensiun, pemberhentian, dan pesangonnya.

Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia

Dilihat dari fungsinya, manajemen sumber daya manusia memiliki beberapa fungsi yang saling terkait satu sama lain. Beberapa fungsi tersebut meliputi fungsi perencanaan, pengadaan, pemeliharaan, hingga fungsi penggunaan. Jika dirangkum, beberapa fungsi manajemen sumber daya manusia yang terdiri dari berbagai fungsi yang saling terkait adalah sebagai berikut.

1. Fungsi perencanaan (human resource planning),
   yakni berfungsi untuk merencanakan kebutuhan dan pemanfaatan SDM bagi perusahaan;
2. Fungsi pengadaan (personnel procurement),
   fungsi untuk mencari dan mendapatkan sumber daya manusia, termasuk di dalamnya rekrutmen, seleksi dan penempatan serta kontrak tenaga;
3. Fungsi pengembangan (personnel development),
   berfungsi mengembangkan sumber daya manusia, termasuk di dalamnya program orientasi tenaga kerja, pendidikan dan pelatihan;
4. Fungsi pemeliharaan (personnel maintenance),
   untuk memelihara sumber daya manusia, termasuk di dalamnya pemberian insntif, jamianan kesehatan dan keselamatan tenaga kerja, pemberian penghargaan, dan lain sebagainya;
5. Fungsi penggunaan (personnel utilization),
   memanfaatkan dan mengoptimalkan sumber daya manusai, termasuk di dalamnya promosi, demosi, transfer, dan juga separasi (Sadikin dkk, 2020, hlm. 162).

Sementara itu, Hasibuan (2019, hlm. 21) membagi fungsi manajemen sumber daya manusia pada dua fungsi utamanya, yakni fungsi manajerial dan operasional yang akan dipaparkan sebagai berikut.

Fungsi Manajerial

Fungsi manajemen sumber daya manusia yang berkaitan dengan fungsi manajerial adalah sebagai berikut.

1. Perencanaan
   Perencanaan (human resource planning) adalah merencanakan tenaga kerja secara efektif dan efisien agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam membantu terwujudnya suatu tujuan. Perencanaan dilakukan dengan menetapkan program kepegawaian.
2. Pengorganisasian
   Pengorganisasian (organizing) adalah kegiatan untuk mengorganisasi semua karyawan dengan menetapkan pembagian kerja, hubungan kerja, delegasi wewenang, integrasi dan koordinasi dalam bagan organisasi (organization chart).
3. Pengarahan
   Pengarahan (directing) adalah kegiatan yang mengarahkan semua karyawan agar mau bekerja sama dengan efektif serta efesien dalam membantu tercapainya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat.
4. Pengendalian
   Pengendalian (controlling) adalah kegiatan mengendalikan semua karyawan agar menaati peraturan-peraturan perusahaan dan bekerja sesuai dengan yang telah direncanakan. Apabila terdapat penyimpangan atau kesalahan maka diadakan tindakan perbaikan dan penyempurnaan perencanaan.

Fungsi Operasional

Beberapa fungsi operasional dari manajemen sumber daya manusia adalah sebagai berikut.

1. Pengadaan
   Pengadaan (procurement) adalah proses penarikan, seleksi, perjanjian kerja, penempatan, orientasi, induksi untuk mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pengadaan yang baik akan membantu terwujudnya tujuan perusahaan.
2. Pengembangan
   Pengembangan (development) adalah proses peningkatan keterampilan teknis, teoritis konseptual, dan moral karyawan melalui pendidikan dan pelatihan. Pendidikan dan pelatihan yang diberikan harus sesuai dengan kebutuhan pekerjaan masa kini maupun masa depan.
3. Kompensasi
   Kompensasi (compensation) adalah pemberian balas jasa langsung (direct) dan tidak langsung (indirect), uang dan barang kepada karyawan sebagai imbalan jasa yang diberikan kepada perusahaan. Prinsip kompensasi adalah adil dan layak. Adil artinya sesuai dengan prestasi kerjanya, layak artinya dapat memenuhi kebutuhan primernya serta berpedoman pada batas upah minimum pemerintah dan berdasarkan internal dan eksternal konsistensi.
4. Pengintegrasian
   Pengintegrasian (integration) adalah kegiatan untuk mempersatukan kepentingan perusahaan dan kebutuhan karyawan, agar terciptanya kerja sama yang serasi dan saling menguntungkan. Perusahan memperoleh laba, karyawan dapat memenuhi kebutuhan dari hasil pekerjaannya. Pengintegrasian merupakan hal yang paling penting dan sulit dalam Manajemen Sumber Daya Manusia, karena mempersatukan dua kepentingan yang bertolak belakang.
5. Pemeliharaan
   Pemeliharaan (maintenance) adalah kegiatan untuk memelihara atau meningkatkan kondisi fisik, mental, dan loyalitas karyawan, agar mereka tetap mau bekerja sama sampai pensiun. Pemeliharaan yang baik dilakukan dengan program kesejahteraan yang berdasarkan kebutuhan sebagai karyawan serta berpedoman kepada internal dan eksternal perusahaan.
6. Kedisiplinan
   Kedisiplinan merupakan fungsi dari manajemen sumber daya manusia yang terpenting dan kunci terwujudnya tujuan karena tanpa adanya kedisiplinan yang baik sulit terwujudnya tujuan yang maksimal.
7. Pemberhentian
   Pemberhentian (separation) adalah putusnya hubungan kerja seseorang dari suatu perusahaan. Pemberhentian ini disebabkan oleh keinginan karyawan, keinginan perusahaan, kontrak kerja berakhir, pensiun dan sebab-sebab lainnya.

Perencanaan Personel dalam MSDM

Menurut Hamali (2016, hlm. 42) Perencanaan sumber daya manusia merupakan fungsi pertama yang harus dilaksanakan dalam suatu organisasi. Perencanaan SDM merupakan langkah yang diambil oleh manajemen guna menjamin organisasi memiliki tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan, dan pekerjaan yang sesuai. Suatu perencanaan SDM harus diselesaikan dengan menggunakan asumsi-asumsi masa depan pula, sehingga tujuan jangka panjang organisasi juga dapat diwujudkan.

Prosedur perencanaan SDM menurut Hasibuan (2019, hlm. 254) meliputi beberapa langkah di bawah ini.

1. Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan.
2. Mengumpulkan data dan informasi mengenai SDM.
3. Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya.
4. Menetapkan beberapa alternatif.
5. Memilih yang terbaik dan alternatif yang ada menjadi rencana.
6. Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan.

Pelaksanaan Manajemen Sumber Daya Manusia

Menurut Aslan dkk (dalam Segoro, 2017, hlm. 37) beberapa hal penting yang harus diperhatikan pada pelaksanaan MSDM adalah sebagai berikut.

1. Munculnya perencanaan SDM menunjukkan semakin meluasnya misi dan fungsi SDM, sehingga perlu diantisipasi berbagai implikasinya terhadap tujuan organisasi di masa depan.
2. Peran-peran staf baru yang memiliki waktu yang mulai ada pada perusahaan adalah untuk menyediakan dukungan, petunjuk bagi praktik manajerial dalam perencanaan SDM.
3. Profesional manajemen SDM harus mengisi berbagai peran tertanggung pada tugas dan priotas organisasi.
4. Aktivitas yang dichecklist dalam kegiatan manajemen SDM menunjukkan peran tertentu yang harus diajukan.
5. Keterampilan dan peran konsultasi amatlah penting dalam mempengaruhi pelaksanaan perubahan dalam manajemen SDM.

Penyusunan Personalia dalam Organisasi

Penyusunan staf dalam organisasi merupakan salah satu tugas yang paling rumit dan penting dalam manajemen sumber daya manusia yang baik. Penyusunan staf yang baik akan diawali oleh proses rekrutmen yang baik pula. Selain itu, proses seleksinya juga haruslah diperhatikan agar menunjang prinsip right man in the right place sehingga organisasi dapat mencapai tujuan dengan efektif dan efisien.  Berikut adalah pemaparan mengenai proses rekrutmen dan seleksi sumber daya manusia.

Rekrutmen Sumber Daya Manusia

Rekrutmen sumber daya manusia adalah proses penarikan orang-orang yang memenuhi persyaratan untuk mengajukan lamaran atas pekerjaan yang belum terisi (Sadikin dkk, 2020, hlm. 164). Rekrutmen terbagi menjadi dua, yakni rekrutmen internal dan rekrutmen eksternal.

1. Rekrutmen internal
   Rekrutmen internal berarti mempertimbangkan karyawan yang ada sebagai kandidat atas lowongan pekerjaan yang tersedia. Promosi dari dalam ini dapat membantu membangun semangat kerja dan mempertahankan karyawan yang berkualitas tinggi agar tidak meninggalkan perusahaan.
2. Rekrutmen Eksternal
   Rekrutmen eksternal melibatkan usaha menarik orang-orang dari luar organisasi untuk melamar lowongan pekerjaan. Metode rekrutmen eksternal meliputi pemasangan iklan, wawancara di badan-badan pencari tenaga kerja atau eksekutif, dan sebagainya (Sadikin dkk, 2020, hlm. 164).

Prosedur Menyeleksi Sumber Daya Manusia

Setelah proses rekrutmen, tahap berikutnya adalah memilih seseorang utnuk dipekerjakan. Tujuan proses seleksi itu adalah mengumpulkan informasi yang akan memperkuat tingkat keberhasilan kerja para pelamar dan kemudian mempekerjakan kandidat yang dianggap berpeluang paling berhasil. Berikut adalah prosedur, langkah, atau tahapan menyeleksi sumber daya manusia.

1. Menyebarkan Formulir Aplikasi (Informasi Lowongan Pekerjaan)
   Tahap pertama dalam seleksi biasanya meminta para kandidat untuk mengisi lembar formulir. Formulir merupakan metode yang efisien untuk mengumpulkan informasi mengenai pengalaman kerja pelamar, latar belakang pendidikannya, dan data demografis yang terkait dengan pekerjaan lainnya. Tentunya, hari ini penyebaran formulir ini dapat dilakukan secara daring atau menggunakan formulir digital pula, baik pada media sosial, website lowongan pekerjaan, maupun aplikasi berbasis website perekrutan internal perusahaan.
2. Tes
   Tes terhadap kemampuan, keterampilan, sikap, atau pengetahuan yang berkaitan dengan pekerjaan tertentu biasanya menjadi alat prediksi terbaik terhadap keberhasilan pekerjaan, walaupun uji kepribadian umumnya juga berguna. Selain tervalidasi, tes harus dilaksanakan dan dihitung secara konsisten. Seluruh kandidat harus diberikan arahan yang sama, diberi waktu yang sama, dan diberi lingkungan yang sama.
3. Wawancara
   Walaupun merupakan alat seleksi yang populer, wawancara kadang-kadang merupakan alat prediksi yang buruk terhadap keberhasilan pekerjaan. Yang sering terjadi biasanya ketika pewawancara menilai kandidat pada pertemuan pertama akan mempengaruhi evaluasi berikutnya. Validasi wawancara dapat ditingkatkan dengan cara melatih menyadari pewawancara akan adanya potensi bias dengan cara meningkatkan struktur wawancara (Sadikin dkk, 2020, hlm. 164).

Referensi

1. Hamali, A.Y. (2016). Pemahaman sumber daya manusia. Yogyakarta: CAPS.
2. Handoko, T. Hani. (2016). Manajemen personalia dan sumber daya manusia. Yogyakarta: BPFE.
3. Hasibuan, Malayu S.P. (2019). Manajemen sumber daya manusia. Jakarta: Bumi Aksara.
4. Sadikin, A., Misra, I., Hudin, M.S. (2020). Pengantar manajemen dan bisnis. Yogyakarta: K-Media.
5. Segoro. (2017). Manajemen sumber daya manusia : pendekatan teoritis dan praktis. Yogyakarta: Deepublish.