Komunikasi organisasi pada dasarnya terdiri dari tiga bentuk, yaitu komunikasi vertikal, komunikasi horizontal, dan komunikasi diagonal. Komunikasi vertikal adalah komunikasi yang terjalin antara atasan dan bawahan. Komunikasi horizontal merupakan komunikasi yang terjalin antara sesama rekan atau karyawan. Sedangkan komunikasi diagonal yaitu komunikasi yang terjalin antar sesama rekan yang berbeda bidang.
Dalam suatu organisasi, komunikasi berfungsi sebagai fungsi informatif, di mana orang-orang yang terlibat dalam suatu organisasi dapat memperoleh informasi yang konsisten untuk mencapai tujuan organisasi. Komunikasi dalam organisasi juga berfungsi sebagai regulator untuk mengatur dan mengendalikan semua informasi yang disampaikan berdasarkan kewenangannya. Selanjutnya, komunikasi dalam organisasi juga memiliki fungsi persuasif yang digunakan seorang pimpinan untuk membangun persuasi agar bawahannya rela dan bahkan senang untuk mengerjakan sesuatu demi tercapainya tujuan bersama.
Singkat kata, komunikasi dalam organisasi merupakan proses unik dan berbeda dari komunikasi sehari-hari yang bahkan digunakan pada suatu pengelolaan manajemen sekali pun. Oleh karena itu, komunikasi organisasi mendapatkan perhatian khusus karena membutuhkan pertimbangan serta ketelitian yang berbeda dari proses komunikasi pada umumnya. Berikut adalah berbagai teori dan konsep mengenai komunikasi dalam organisasi.
Pengertian Komunikasi Organisasi
Menurut Pace & Faules dalam Riinawati (2019, hlm. 61) pengertian komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hierarkis antara satu dengan lainnya dalam suatu organisasi. Mudahnya, komunikasi organisasi merupakan proses komunikasi yang terjadi dalam suatu lingkungan organisasi.
Sementara itu, menurut Mulyana (2016, hlm. 33) definisi komunikasi organisasi adalah komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi, bersifat formal dan juga informal, dan berlangsung dalam jaringan yang lebih besar dari pada komunikasi kelompok.
Berdasarkan pengertian komunikasi organisasi menurut para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa komunikasi organisasi adalah proses berbagai komunikasi yang merupakan pengiriman dan penafsiran pesan baik secara formal maupun informal yang terjadi dalam suatu organisasi berdasarkan pola atau jaringan tertentu dengan cakupan yang lebih besar dari pada komunikasi kelompok.
Pentingnya Komunikasi dalam Organisasi
Pentingnya komunikasi di dalam organisasi memiliki hubungan dengan pekerjaan yang ditunjukkan oleh banyaknya waktu yang digunakan melakukan proses komunikasi tersebut. Dalam berbagai fungsi manajemen organisasi, komunikasi merupakan hal yang tidak pernah dilewatkan, baik dari pengarahan, koordinasi, hingga pengambilan keputusan manajer, dan sebagainya.
Pentingnya komunikasi dalam organisasi juga dapat diibaratkan sebagai seperti darah yang menghubungkan organ-organ yang terpisah dalam tubuh organisasi. Tanpa komunikasi yang selalu menyuplai berbagai data dan informasi yang dibutuhkan oleh seluruh anggota dan departemen organisasi, maka suatu tubuh organisasi tidak dapat bekerja sebagaimana mestinya.
Selanjutnya, Romli (2011, hlm. 13) mengutarakan bahwa pentingnya komunikasi bagi suatu organisasi adalah karena komunikasi dirancang untuk memastikan segala kegiatan organisasi dapat berjalan sesuai dengan visi dan misi organisasi itu sendiri yang merupakan akibat dari suatu organisasi adalah suatu sistem terbukan yang dinamis, sehingga mampu menciptakan pertukaran pesan dan pikiran di antara anggotanya sebagai suatu proses untuk memastikan tercapainya tujuan organisasi.
Baran (2019) menyatakan bahwa pentingnya komunikasi dan keterbukaan dalam menghadapi era VUCA (era di mana lingkungan bisnis semakin bergejolak, kompleks, dan semakin tidak pasti) adalah karena komunikasi mampu: menyediakan update secara berkala terkait strategi yang akan digunakan oleh organisasi, mendengarkan secara aktif pendapat dan ide dari tim sehingga dapat ditindaklanjuti, serta mendiskusikan bagaimana perencanaan dan keputusan selanjutnya dapat dibuat.
Jaringan/Pola Komunikasi Organisasi
Struktur suatu organisasi akan menentukan pola atau jaringan komunikasi organisasi itu sendiri. Misalnya, dalam organisai yang dikendalikan secara terpusat, maka komunikasi akan berpusat di antara orang-orang yang memiliki jabatan tinggi saja. Menurut Robbins & Judge (dalam Siregar dkk, 2021, hlm. 102-104) terdapat 5 macam jaringan atau pola komunikasi organisasi yang di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Pola Komunikasi Roda (Wheel Communicotion)
Komunikasi organisasi yang berpola roda memiliki pemimpin pada posisi utama, dan memiliki pengaruh atau kontrol pada proses penyampaian pesan atau informasi. Sehingga semua informasi yang ada pada organisasi harus disampaikan terlebih dahulu kepada pimpinan atau atasan. Perintah atau instruksi, laporan atau pertanggungjawaban, serta pengawasan kinerja berpusat pada pimpinan atau atasan dengan empat bawahan atau lebih, dan tidak ada komunikasi yang dilakukan sesama anggota atau bawahan lain. Pola komunikasi roda sangat umum digunakan di sebagian organisasi karena menyediakan penyelesaian masalah yang lebih cepat. Namun, pola komunikasi ini menunjukkan kurangnya fleksibilitas dan menunjukkan kepuasan kerja yang rendah anggota organisasi.
2. Pola Komunikasi Y (Inverted Y Communication)
Komunikasi organisasi berpola Y memiliki pimpinan atau atasan yang jelas. Setiap anggota dapat menyampaikan pesan dan menerima pesan dari dua orang lainnya. Terdapat empat tingkatan dalam pola Y, satu supervisor yang memiliki dua bawahan dan dua atasan dan dapat berbeda departemen atau divisi. Jadi, jenis komunikasi ini mewakili satu orang yang memiliki dua bawahan dan mereka melapor kepada pimpinan yang telah ditunjuk.
3. Pola Komunikasi Melingkar (Circle Communication)
Komunikasi organisasi yang berpola lingkaran memungkinkan semua anggota dalam organisasi dapat melakukan komunikasi dengan anggota yang lain dengan dua anggota di sisinya. Komunikasi bersifat lateral. Pola lingkaran tidak ada yang jadi pemimpin, semuanya pada posisi yang sama. Pola lingkaran menunjukkan adanya interaksi pada setiap tiga tingkatan struktur, akan tetapi tidak terjadi interaksi pada struktur yang lebih tinggi. Dapat digambarkan bagaimana komunikasi antara sesama anggota organisasi atau pegawai dengan pimpinan atau atasan langsung.
4. Pola Komunikasi Rantai atau Bersambung (Chain Communiation)
Komunikasi organisasi yang berpola rantai seperti pola lingkaran, yaitu tidak memiliki pemimpin. Ada hal yang penting dalam pola rantai yaitu seseorang yang berada pada posisi tengah-tengah memiliki peran sebagai seorang pemimpin, dibandingkan dengan anggota lainnya. Selanjutnya, seseorang yang berada pada posisi paling ujung rantai dapat melakukan komunikasi hanya dengan satu orang saja. Pada pola rantai ada lima tingkatan struktur dan hanya mengenal komunikasi ke atas (upward communication) dan komunikasi ke bawah (downward Communications). Pola komunikasi rantai digunakan di mana informasi mengalir ke atas dan ke bawah secara hierarki. Tidak ada komunikasi lateral. Jenis komunikasi ini paling sesuai untuk organisasi yang pelaporannya ketat dan pekerjaan ditentukan dengan baik. Banyak komunikasi tertulis atau tulisan terjadi dalam bentuk perintah, instruksi, dan lain-lain.
5. Pola Komunikasi Bintang atau Menyeluruh (All Channel Communication)
Komunikasi organisasi yang berpola bintang atau komunikasi semua saluran berarti bahwa semua anggota organisasi mempunyai kekuatan atau kemampuan yang sama untuk dapat memberikan pengaruh kepada anggota yang lain. Dalam pola komunikasi bintang, tidak ada pemimpin tetapi seseorang dapat mengambil alih kepemimpinan. Pola bintang memungkinkan semua tingkatan dalam struktur organisasi dapat melakukan komunikasi dan interaksi tanpa melihat posisi tokoh sentralnya secara timbal balik. Setiap anggota organisasi juga memiliki kebebasan untuk melakukan komunikasi dengan berbagai pihak, termasuk berkomunikasi dengan pimpinan. Begitu juga sebaliknya pimpinan dapat berkomunikasi langsung secara bebas dengan anggota atau bawahan. Dengan demikian, anggota organisasi dapat berpartisipasi secara aktif sebagai anggota secara optimal. Dalam proses ini, anggota organisasi memiliki tingkat kepuasan yang lebih besar. Ini lazim terjadi pada organisasi yang menganut konsep desentralisasi.
Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Menurut Firmansyah dan Syamsudin (2016:6-37) terdapat 4 fungsi komunikasi dalam organisasi, yakni sebagai berikut.
- Sebagai informasi,
komunikasi membantu proses penyampaian informasi yang diperlukan individu dan atau kelompok untuk mengambil keputusan dengan meneruskan data dan menilai pilihan-pilihan alternatif. - Sebagai kendali,
komunikasi bertindak untuk mengendalikan perilaku anggota dalam beberapa cara, setiap organisasi mempunyai wewenang dan garis panduan formal yang harus dipatuhi oleh karyawan. - Sebagai motivasi,
komunikasi membantu perkembangan motivasi dengan menjelaskan para karyawan apa yang harus dilakukan bagaimana mereka bekerja baik dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja jika itu di bawah standar. - Pengungkap emosional,
sebagian komunitas anggota memerlukan interaksi sosial, komunikasi yang terjadi di dalam komunitas itu merupakan cara anggota untuk menunjukkan kekecewaan dan rasa puas. Oleh karena itu, komunikasi menyiarkan ungkapan emosional dari perasaan dan sebagai alat untuk memenuhi kebutuhan sosial.
Tujuan Komunikasi Organisasi
Menurut Robbin & Jones (1982 dalam Nainggolan dkk, 2021, hlm. 105 ) tujuan komunikasi organisasi antara lain adalah sebagai berikut.
- memberikan informasi,
- umpan balik,
- pengendalian,
- pengaruh,
- memecahkan persoalan, dan
- pengambilan keputusan.
Hambatan Komunikasi dalam Organisasi
Gangguan, noise, atau hambatan komunikasi adalah sebuah istilah yang digunakan untuk mengekspresikan berbagai gangguan dan hambatan dalam komunikasi antara komunikator dan komunikate/penerima pesan. Komunikasi dapat dikatakan berhasil apabila pesan yang dikirimkan mengalami sedikit distorsi. Menurut Siregar (2021, hlm. 76) beberapa jenis hambatan komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut.
- Hambatan fisik
terjadi manakala komunikator tidak dapat melihat komunikan secara fisik, karena berbeda lokasi. - Hambatan psikologis/manusiawi
terjadi karena setiap individu memiliki perbedaan dalam hal sikap, minat, dan motivasi yang karenanya dapat membuat masing-masing individu melihat segala sesuatu dengan cara yang berbeda. Perbedaan ini dapat menciptakan hambatan komunikasi. - Hambatan sosial budaya
terjadi karena setiap individu memiliki latar belakang budaya yang berbeda sehingga akan berbeda pula ketika mengirimkan dan menerima pesan. - Hambatan linguistik
terjadi manakala dalam proses komunikasi kita memberikan ekspresi yang tidak tepat, penafsiran yang tidak tepat, menggunakan kata-kata yang ambigu serta penggunaan kosakata yang tidak sesuai. - Hambatan teknis
terjadi manakala ketika seseorang sebagai komunikator menggunakan teknologi untuk mengirim pesan. Seperti tata suara yang buruk, sinyal video yang lemah, dan sinyal jaringan telekomunikasi. - Hambatan meluber informasi
terjadi saat begitu banyaknya informasi yang ada namun personal mempunyai keterbatasan dalam menyerap informasi yang ada. - Hambatan literasi digital
adalah hambatan pengetahuan dan kecakapan untuk menggunakan media digital, alat-alat komunikasi, atau jaringan dalam menemukan, mengevaluasi, menggunakan, membuat informasi, dan memanfaatkannya secara sehat, bijak, cerdas, cermat, tepat, dan patuh hukum dalam rangka membina komunikasi dan interaksi dalam kehidupan sehari-hari.
Gaya Komunikasi dalam Organisasi
Di dalam organisasi, dapat ditemukan beberapa gaya komunikasi yang berbeda. Gaya komunikasi sebagai seperangkat perilaku antar pribadi yang terspesialisasi yang digunakan dalam suatu situasi tertentu. Menurut Tubbs & Moss dalam Limantoro (2015 dalam Nainggolan, 2021, hlm. 171) terdapat enam gaya komunikasi pada suatu organisasi, antara lain adalah sebagai berikut.
1. The controlling style
Gaya komunikasi mengontrol bersifat mengendalikan dan ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah. Pihak-pihak yang memakai controlling style ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan. Mereka tidak mempunyai ketertarikan dan perhatian kepada umpan balik, kecuali jika umpan balik (feedback) tersebut berguna bagi kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut tidak khawatir terhadap pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya.
2. The equalitarian style
Aspek penting gaya komunikasi equalitarian adalah adanya landasan kesamaan dan ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way traffic of communication). Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka, artinya setiap anggota organisasi dapat rileks, santai, dan informal. Mereka adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan baik dengan orang lain, baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkungan hidup hubungan kerja. Gaya komunikasi ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya komunikasi ini efektif dalam memelihara empati dan kerjasama, khususnya dalam situasi pengambilan keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindakan share/berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi.
3. The structuring style
Gaya komunikasi structuring style memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk memengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut.
4. The dynamic style
Gaya komunikasi dinamis memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented).Gaya komunikasi ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesman atau saleswomen).Tujuan gaya komunikasi ini adalah menstimulasi atau merangsang para karyawan untuk bekerja lebih cepat dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis.
5. The relinguishing style
Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain. Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengirim pesan sedang bekerja sama dengan orang-orang yang berpengetahuan luas, berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung jawab atas semua tugas atau pekerjaan yang dibebankan.
6. The withdrawal style
Akibat yang muncul jika gaya komunikasi withdrawal digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang- orang yang memakai gaya komunikasi ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan atau kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut. Ketika seseorang mengatakan “saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini”, bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri dari tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari komunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu, gaya komunikasi ini tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi organisasi.
Karakteristik Komunikasi Organisasi
Sejatinya organisasi merupakan sekumpulan anggota-anggota individu yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Dengan demikian, komunikasi organisasi memiliki karakter yang dapat dikatakan sama dengan karakteristik komunikasi kelompok. Karakteristik komunikasi kelompok yang berlaku pula pada karakteristik komunikasi organisasi antara lain adalah sebagai berikut.
- Komunikasi bersifat homogen.
- Adanya kesempatan dalam melakukan aksi/tindakan saat itu juga.
- Feedback terjadi secara langsung, hal ini dikarenakan komunikator bisa mengetahui reaksi komunikan di saat berlangsungnya komunikasi.
- Komunikan menerima pesan yang bersifat rasional (komunikasi pada kelompok kecil) serta bersifat emosional (komunikasi pada kelompok besar).
- Komunikan masih bisa dikenali dan diketahui oleh komunikator walaupun memiliki hubungan yang tidak erat seperti yang ada di komunikasi interpersonal.
- Komunikasi akan menimbulkan konsekuensi bersama untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Bentuk Komunikasi Organisasi
Bentuk atau jenis komunikasi organisasi dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis berdasarkan berbagai konteksnya. Beberapa bentuk komunikasi organisasi di antaranya adalah sebagai berikut.
- Komunikasi verbal dan nonverbal
Komunikasi verbal merupakan komunikasi yang disampaikan menggunakan kata-kata dan terbagi menjadi komunikasi oral (melalui ujaran atau diucapkan) dan tertulis (ditulis menggunakan suatu simbol/aksara). Sebaliknya, komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang ditransmisikan melalui gerak tubuh, bahasa tubuh, ekspresi wajah, kontak mata, kedekatan jarak, sentuhan, dsb (di luar kata-kata). - Komunikasi vertikal dan horizontal
Komunikasi vertikal adalah komunikasi yang dilakukan pimpinan untuk mengomunikasikan tujuan pada bawahannya dan terbagi atas: a) komunikasi ke bawah, yakni dari atasan ke bawahan; dan b) komunikasi ke atas, yakni dari bawahan ke atasan. Sementara itu komunikasi horizontal adalah komunikasi lintas departemen, bidang, atau divisi yang memiliki kedudukan yang sama dalam organisasi. - Komunikasi formal dan Informal
Komunikasi formal merupakan komunikasi yang telah menjadi kesepakatan dalam sebuah organisasi yang memiliki tujuan untuk kepentingan organisasi dengan memperhatikan hierarki dan struktur organisasi (bahasa sopan dengan panggilan jabatan, dsb).Sementara itu komunikasi informal dilakukan tanpa memperhatikan hierarki atau struktur organisasi. - Komunikasi internal dan eksternal
Komunikasi internal adalah proses penyampaian pesan yang dilakukan antaranggota organisasi untuk kepentingan utama organisasi yang dapat terdiri dari komunikasi personal (individu), kelompok kecil, dan kelompok besar. Sementara itu komunikasi eksternal adalah komunikasi yang dilakukan oleh organisasi dengan pihak di luar organisasi atau khalayak yang dijadikan sasaran organisasi yang terbai menjadi: komunikasi dari organisasi kepada khalayak atau sebaliknya, yakni komunikasi dari khalayak kepada organisasi (Siregar, 2021, hlm. 86-109).
Referensi
- Baran, S. J. (2019). Introduction to mass communication: Media literacy and culture. New York: McGraw-Hill Education.
Firmansyah, H., dkk. (2022). Komunikasi bisnis (sebuah tinjauan teori dan praktis). Bandung: Widina Bhakti Persada. - Firmansyah, H. & Syamsudin, A., (2016). Organisasi dan manajemen bisnis. Yogyakarta: Ombak.
- Mulyana, Deddy. (2016). Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.
- Nainggolan, N.T., dkk. (2021). Komunikasi organisasi: teori, inovasi, dan etika. Medan: Penerbit Yayasan Kita Menulis.
- Riinawati, (2019). Pengantar teori manajemen komunikasi dan organisasi. Yogyakarta: PT. PUSTAKA BARU.
- Siregar, R.T., dkk. (2021). Komunikasi organisasi. Bandung: Widina Bhakti Persada.