Daftar Isi ⇅
show
Pengertian Sistem Informasi dalam Konteks UMKM
Sistem informasi adalah kombinasi teknologi, manusia, dan proses yang digunakan untuk mengelola data menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengambilan keputusan. Bagi Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM), sistem informasi dapat berupa aplikasi akuntansi sederhana, sistem point of sale (POS), hingga platform e-commerce. Penggunaan sistem ini membantu UMKM dalam pencatatan transaksi, manajemen stok, hingga analisis perilaku pelanggan.
Namun, lebih dari itu, Laudon & Laudon (2022, hlm. 15) mendefinisikan sistem informasi sebagai “a set of interrelated components that collect, process, store, and distribute information to support decision making and control in an organization”. Artinya sekumpulan komponen yang saling terkait yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian dalam suatu organisasi.
Dengan kata lain, sistem informasi juga sebetulnya memiliki potensi yang lebih luas dari sekedar aplikasi akuntansi biasa, namun bisa meliputi berbagai komponen usaha lainnya baik dari hulu ke hilir. Hanya saja penerapannya dalam skala yang lebih kecil dari enterprise. Berikut adalah berbagai literasi yang menyokongnya.
Pentingnya Sistem Informasi bagi UMKM di Era Digital
UMKM sering menghadapi kendala keterbatasan modal, sumber daya manusia, dan akses pasar. Melalui penerapan sistem informasi, keterbatasan tersebut bisa ditekan. Seperti disampaikan oleh Susanti dkk. (2023, hlm. 104) bahwa sistem informasi berperan penting dalam meningkatkan efisiensi operasional UMKM, memperluas akses pasar, serta meminimalisasi kesalahan dalam proses bisnis.
Contoh nyata adalah UMKM yang berjualan melalui marketplace seperti Shopee atau Tokopedia, di mana sistem informasi penjualan otomatis merekap transaksi, mencatat ongkos kirim, dan menghitung stok secara real time.
Manfaat Sistem Informasi bagi UMKM
Beberapa manfaat utama yang dirasakan UMKM antara lain:
- Efisiensi Operasional
Proses manual seperti pencatatan transaksi dapat digantikan aplikasi POS. Menurut Rahman & Kurniawan (2021, hlm. 76), digitalisasi proses bisnis UMKM dapat meningkatkan produktivitas hingga 40%. - Akses Pasar yang Lebih Luas
Platform digital memungkinkan UMKM menjangkau konsumen lintas daerah. Sistem informasi pemasaran membantu mengelola iklan, promosi, dan customer relationship management (CRM). - Pengambilan Keputusan yang Lebih Cepat
Data penjualan harian, laporan keuangan, dan tren permintaan konsumen bisa segera dianalisis. Menurut Putra & Handayani (2022, hlm. 55) “UMKM yang mengintegrasikan sistem informasi akuntansi terbukti memiliki pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat dibandingkan yang masih manual”.
Teknologi Sistem Informasi yang Relevan untuk UMKM
Aplikasi berbasis cloud dan mobile terbukti memberikan fleksibilitas tinggi bagi UMKM untuk tetap produktif meski dengan sumber daya terbatas” (Nugroho & Dewi, 2023, hlm. 118). Sehingga dua teknologi sistem informasi tersebutlah yang menjadi corong utama peran sistem informasi pada peningkatan efisiensi UMKM di era digital ini.
Beberapa teknologi yang banyak digunakan UMKM saat ini meliputi:
- Cloud Computing
Misalnya, UMKM dapat menyimpan menu, atau katalog produk di Google Drive / Google Workspace dan link bisa dibagikan lewat link atau QR Code. UMKM dapat menyimpan data di cloud tanpa investasi infrastruktur besar dengan harga langganan bulanan yang cukup terjangkau bahkan gratis. - Big Data Analytics
Pemilik toko online menggunakan Shopee Analytics untuk mengetahui produk mana yang paling sering dilihat dan ditambahkan ke keranjang. Hal ini membantu UMKM memahami tren pasar dan perilaku konsumen. - E-Commerce & Payment Gateway
UMKM dapat membuka toko online di Tokopedia & Shopee, plus membuat website sederhana dengan WooCommerce. Dengan dmeikian, transaksi lebih cepat, aman, dan terintegrasi dengan laporan keuangan. - Aplikasi Mobile
Memudahkan UMKM mengelola bisnis hanya melalui smartphone. Misalnya, pemiliki UMKM dapat menggunakan aplikasi mobile GoBiz untuk mencatat transaksi penjualan maupun anggaran belanja mereka.
Tantangan Implementasi Sistem Informasi pada UMKM
Meskipun bermanfaat, implementasi sistem informasi di UMKM juga menghadapi tantangan, di antaranya:
- Biaya Awal dan Keterbatasan SDM
Banyak pelaku UMKM masih menganggap teknologi mahal dan sulit digunakan. Beberapa aplikasi juga menerapkan biaya bulanan yang masih dianggap cukup mahal bagi UMKM, terutama untuk aplikasi seperti POS. - Kurangnya Literasi Digital
Menurut Lestari (2022), rendahnya literasi digital pelaku UMKM masih menjadi hambatan utama dalam memanfaatkan sistem informasi secara optimal. - Keamanan Data
UMKM sering kali belum memiliki sistem keamanan memadai, padahal data transaksi merupakan aset berharga. Bahkan beberapa pelaku masih kesulitan untuk menerapkan password yang aman atau menggantinya secara berjangka.
Kesimpulan
Sistem informasi bukan lagi pilihan tambahan, tetapi kebutuhan mendasar bagi UMKM di era digital. Dengan penerapan yang tepat, UMKM dapat meningkatkan efisiensi operasional, memperluas pasar, dan mengambil keputusan yang lebih akurat. Seperti ditegaskan Susanti dkk. (2023, hlm. 109) “Integrasi sistem informasi pada UMKM bukan hanya mendukung efisiensi, tetapi juga meningkatkan daya saing di era digital”.
Referensi (Daftar Pustaka)
- Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2022). Management Information Systems: Managing the Digital Firm (17th ed.). Pearson.
- Lestari, A. (2022). Literasi digital UMKM di era transformasi digital. Jurnal Ekonomi dan Bisnis Digital, 5(2), 45–57.
- Nugroho, S., & Dewi, M. (2023). Cloud-based applications for SMEs productivity: Evidence from Indonesia. International Journal of Information Systems in Business, 8(1), 112–123.
- Putra, Y., & Handayani, T. (2022). Pengaruh sistem informasi akuntansi terhadap kualitas pengambilan keputusan UMKM. Jurnal Riset Akuntansi dan Sistem Informasi, 4(1), 50–60.
- Rahman, A., & Kurniawan, D. (2021). Digital transformation and SMEs productivity improvement. Journal of Digital Economy and Business, 2(2), 70–82.
- Susanti, R., Hidayat, A., & Pratama, D. (2023). Peran sistem informasi dalam pengembangan UMKM berbasis digital. Jurnal Manajemen dan Kewirausahaan Digital, 5(1), 100–112.