Aplikasi perkantoran adalah kumpulan aplikasi atau perangkat lunak yang digunakan untuk meningkatkan produktivitas berbagai pekerjaan yang biasa dilakukan di perkantoran (Wijanto, dkk, 2021, hlm. 59). Perkantoran di sini tentunya adalah berbagai perusahaan yang membutuhkan pengolahan data dan informasi untuk menjalankan operasional maupun evaluasi perusahaan.
Berbagai pengolahan data tersebut meliputi mengetik proposal, membuat laporan pekerjaan, membuat presentasi, dsb. Oleh karena itu, aplikasi perkantoran umumnya dibundel dan didistribusikan bersama-sama, memiliki antarmuka pengguna yang konsisten dan hasil dari satu aplikasi dapat diintegrasikan dengan yang lain.
Aplikasi perkantoran paling awal dikembangkan oleh Micropro International di awal 1980-an yang dinamakan Starburst, yang terdiri atas pengolah kata WordStar, CalcStar (spreadsheet) dan DataStar (database) (Wijanto, dkk, 2021, hlm. 59). Beberapa paket aplikasi lain muncul pada tahun 1980-an seperti Word Perfect, ChiWriter, dan lainnya. Namun, pada tahun 1990-an, muncul perangkat lunak Microsoft Office yang mendominasi aplikasi perkantoran.
Hingga kini, Microsoft Office merupakan contoh paling familiar dari aplikasi perkantoran yang terdiri atas aplikasi pengolah kata (word editor), pengolah lembar kerja (spreadsheet), program presentasi (presentation editor), dsb. Program pengolah kata yang dibundle dalam Microsoft Office dikenal sebagai Microsoft Word, sementara itu pengolah lembar kerja disebut dengan Excel, dan pengolah presentasi bernama Powerpoint.
Tentunya selain Microsoft Office terdapat pula bundle aplikasi perkantoran lainnya seperti Google Workspace yang terdiri dari pengolah kata Google Docs, pengolah lembar kerja Google Sheets, dan perancang presentasi Google Slides. Berbeda dengan Microsoft Office yang digunakan dengan cara menginstallnya pada perangkat laptop atau PC, Google Workspace dapat digunakan tanpa menginstallnya terlebih dahulu. Kita hanya cukup mengaksesnya menggunakan peramban seperti Google Chrome dan tentunya terkoneksi pada jaringan internet (online).
Selain pengolah kata, lembar kerja, dan perancang presentasi, tentunya masih banyak varian lain dari jenis aplikasi perkantoran ini. Beberapa komponen lain dari aplikasi perkantoran meliputi: perangkat lunak database seperti Microsoft Access, paket grafik, penerbitan (Publisher), aplikasi pembuatan diagram seperti Visio, pengelola surel (e-mail) seperti Microsoft Outlook, perangkat lunak komunikasi, perangkat lunak manajemen proyek, dll.
Aplikasi Pengolah Kata
Seperti namanya, aplikasi pengolah kata merupakan aplikasi yang digunakan untuk mengolah kata atau sederhananya untuk mengetik dokumen. Fungsi dari aplikasi ini sebetulnya cukup sederhana dan seakan tidak memiliki pengaruh yang signifikan. Akan tetapi aplikasi pengolah kata ini merupakan salah satu gebrakan yang luar biasa pada masanya. Contoh perangkat lunak pengolah kata ini meliputi Microsoft Word, Google Docs, dan Apple Pages.
Hal ini karena pada zaman dahulu, kita sebagai manusia masih terhambat oleh kesulitan akan pembuatan dokumen yang masih harus ditulis manual dan memakan waktu yang tidak sedikit. Bahkan aplikasi pengolah kata juga merupakan salah satu pemicu terbesar dari perkembangan komputer personal karena memiliki fungsi yang aplikatif untuk banyak orang terutama di perkantoran.
Oleh karena itu, mempelajari sejarah aplikasi perkantoran akan membuka horizon penting yang dapat membuka jendela inspirasi kita untuk mampu mengaplikasikan teknologi informasi dan komunikasi dengan lebih efektif lagi. Untuk itu, berikut adalah uraian singkat dari sejarah aplikasi perkantoran.
Sejarah Perangkat Lunak Pengolah Kata
Pengolah kata adalah aplikasi yang berkembang dari evolusi mesin mekanis. Sejarah pengolah kata adalah cerita tentang otomatisasi bertahap dari aspek fisik penulisan dan penyuntingan, yang kemudian berkembang menjadi teknologi yang disempurnakan bagi perusahaan maupun individu. Jika dilihat dari kacamata sejarah, terdapat tiga jenis pengolah kata, yakni pengolah kata mekanik, elektronik, dan perangkat lunak yang akan dijelaskan sebagai berikut.
Pengolah Kata Mekanis
Perangkat pengolah kata pertama yang serupa dengan mesin tik dipatenkan oleh Henry Mill untuk mesin yang mampu “menulis dengan sangat jelas dan akurat sehingga kita tidak dapat membedakannya dari mesin cetak”. Pada akhir abad ke-19, Christopher Latham Sholes menciptakan mesin tik pertama dengan ukuran besar, yang sering digambarkan atau disebut sebagai “piano sastra”.
Pengolah Kata Elektromekanis dan Elektronik
Pada akhir 1960-an, IBM mengembangkan mesin ketik elektromekanis/ elektrik yang disebut IBM MT/ST (Magnetic Tape/Selectric Typewriter). Model mesin ini dikembangkan dengan fasilitas perekaman dan pemutaran pita kaset magnetik, pengendalian dan kumpulan relai listrik. Mesin ini memiliki pembungkus kata otomatis walaupun tidak memiliki layar.
Perangkat pengolah kata elektronik besutan IBM ini merupakan revolusi signifikan di industri pengolah kata karena memungkinkan penulisan ulang teks yang telah ditulis di kaset lain dan kita dapat berkolaborasi dengan mengirim rekaman ke orang lain untuk disunting atau disalin. Pada tahun 1969, kaset itu diganti dengan kartu magnetik. Kartu magnetik ini mampu digunakan untuk merekam pekerjaan penyuntingan yang selanjutnya dapat dibaca dan disunting.
Pengolah Kata Berbasis Komputer
Pada awal 1970-an, pengo lah kata kemudian berkembang menjadi berbasis komputer dengan beberapa inovasi. Di saat yang hampir bersamaan, sistem pengolah kata yang mampu melakukan pengeditan melalui tampilan layar monitor muncul. Selanjutnya IBM memproduksi floppy disc yang merupakan media penyimpanan portable pertama (seperti flashdisk pada masa ini) sehingga para pengguna dapat menyimpan dokumen yang telah diketik pada komputernya untuk diberikan atau diolah di tempat lain.
Kemudian, pada tahun 1978, Lexitron Corporation menjadi perusahaan pertama yang menciptakan komputer dengan pengolah kata dengan layar tampilan video berukuran penuh (CRT), floppy disc berukuran 5 1⁄4 inci yang lebih kecil dan praktis sehingga menjadi standar di industri komputer personal.
Selanjutnya program perangkat lunak bahkan dapat dimasukkan ke dalam satu drive floppy disk lalu di-boot dan siap digunakan. Pada intinya, sistem operasi dan program pengolah kata digabungkan dalam satu file, sehingga pengguna dapat mengolah kata pada perangkat komputer mana saja, asalkan komputer tersebut tentunya memiliki soket untuk membaca floppy disk. Pengolah kata berbasis komputer ini merupakan cikal bakal dari perangkat lunak pengolah kata yang merupakan perkembangan selanjutnya dari pengolah kata elektronik, yakni pangkat lunak pengolah kata yang secara penuh berbasis digital bahkan berbasis cloud (online).
Perangkat Lunak Pengolah Kata
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, perkembangan terakhir pengolah kata lahir dengan munculnya komputer pribadi (PC) pada akhir 1970-an dan dengan penciptaan perangkat lunak pengolah kata pada tahun 1980-an (Wijanto, dkk, 2021, hlm. 61). Perangkat lunak pengolah kata tersebut memiliki fitur yang kompleks dan dapat dikembangkan dengan harga yang murah. Hal tersebut membuatnya lebih dapat diakses oleh publik.
Awalnya, sebagian besar perangkat lunak pengolah kata awal mengharuskan pengguna menghafal kombinasi tombol semi-mnemonik seperti Ctrl-C, Ctrl-P, dan lainnya untuk melakukan task tertentu. Tidak dengan menekan tombol seperti “copy”, “paste”, “bold”, dan lainnya seperti yang sekarang kita lakukan.
Akan tetapi, pada akhir 1980-an muncul inovasi printer laser, dan pendekatan antarmuka untuk pengolah kata yang disebut WYSIWYG (What You See Is What You Get) yang merupakan antarmuka grafis atau Graphical User Interface (GUI). Intinya GUI memungkinkan seseorang untuk tidak harus menghafal perintah dalam menggunakannya. Setiap fitur yang dimiliki disajikan secara visual pada layar monitor PC.
Teknologi berbasis GUI ini makin banyak digunakan, dan karena popularitas yang makin meningkat dari sistem operasi Windows pada 1990-an. Hal inilah yang membawa Microsoft Word, pengolah kata buatan Microsoft, mendominasi pasar pengolah kata hingga kini.
Aplikasi Pengolah Lembar Kerja
Aplikasi pengolah lembar kerja atau dalam bahasa Inggris disebut sebagai spreadsheet adalah aplikasi yang digunakan untuk mengolah berbagai lembar kerja yang dibutuhkan di industri perkantoran terutama untuk mengolah data pembukuan serta akuntansi seperti membuat tabel, neraca, grafik, dsb.
Berdasarkan pengertian aplikasi pengolah lembar kerja di atas dapat kita ketahui bahwa kemampuan utama dari aplikasi ini adalah membuat tabel. Bahkan tampilan visual pengolah lembar kerjanya saja berbasis tabel berupa kolom dan baris yang dapat diisi oleh berbagai nilai dan data yang dibutuhkan.
Selain itu spreadsheet juga dilengkapi oleh formula atau rumus-rumus yang dapat digunakan untuk menghitung berbagai nilai yang diketik pada setiap kolom dan barisnya. Berbagai formula tersebut dapat digunakan untuk menghitung operasi sederhana hingga yang kompleks sekalipun seperti menjumlahkan seluruh nilai yang ada pada semua baris, mencari nilai rata-rata, median, modus, dsb.
Oleh karena itu aplikasi pengolah lembar kerja amatlah cocok digunakan untuk membuat pembukuan, laporan keuangan, neraca, dan berbagai lembar kerja lain yang membutuhkan pengoleksian data serta pengolahan nilainya, terutama yang melibatkan perhitungan matematis. Contoh dari aplikasi pengolah lembar kerja ini meliputi Microsoft Excel, Apple Numbers, dan Google Sheets.
Aplikasi Presentasi
Aplikasi presentasi atau perangkat lunak perancang/pengolah presentasi adalah aplikasi yang dapat digunakan untuk membuat slide presentasi berupa poin-poin penting untuk presenter dalam menyajikan materi atau informasi lain yang akan disajikan kepada para audiensi.
Berbagai informasi yang ingin dipresentasikan ini tentunya amatlah beragam, mulai dari materi pelajaran, sosialisasi suatu kegiatan, laporan operasional atau evaluasi perusahaan, pengenalan produk baru, dan lain sebagainya. Oleh karena itu, tak heran rasanya apabila aplikasi presentasi juga merupakan salah satu aplikasi perkantoran yang banyak digunakan di perkantoran maupun lembaga lain seperti sekolah, lembaga pemerintahan, dsb.
Aplikasi perangkat lunak digunakan dengan cara menambahkan teks, gambar, dan berbagai media lainnya untuk membantu proses penjelasan dari presentasi yang di lakukan. Berbagai animasi, transisi, dan media seperti video juga dapat digunakan untuk memperkaya serta memperjelas berbagai informasi yang ingin disampaikan. Contoh aplikasi pembuat presentasi ini melalui Microsoft Powerpoint, Apple Keynote, dan Google Slides.
Referensi
- Wijanto, dkk. (2021). Informatika smp kelas VII. Jakarta: Pusat Kurikulum dan Perbukuan Kemdikbudristek.