Prinsip organisasi adalah panduan atau beragai asas dalam membentuk atau menyusun suatu organisasi yang baik (Firmansyah & Mahardhika, 2018, hlm. 67). Sementara itu menurut Sadikin dkk (2020, hlm. 44) prinsip organisasi adalah pedoman dan prinsip-prinsip yang harus diterapkan agar organisasi dapat berjalan dengan baik. Menurut Manullang (dalam Firmansyah & Mahardhika, 2018, hlm. 67-74) terdapat 7 prinsip organisasi yang dapat diaplikasikan untuk memastikan organisasi dapat berjalan dengan baik, ketujuh prinsip tersebut akan dijelaskan sebagai berikut.
Menurut Manullang (dalam Firmansyah & Mahardhika, 2018, hlm. 67) 7 prinsip-prinsip organisasi adalah sebagai berikut.
1. Perumusan dengan jelas
Saat kita hendak melakukan suatu aktivitas, maka hal pertama yang harus ditegaskan adalah apa yang menjadi tujuan aktivitas tersebut. Hal tersebut berlaku pula saat kita hendak mendirikan suatu organisasi. Apa bila kita akan mengorganisasi atau membuat suatu badan, maka yang pertama yang harus ditegaskan adalah apa yang menjadi tujuan kita. Tujuan ada hal-hal yang ingin dicapai atau dipelihara baik berupa materi atau nonmateri dengan melakukan satu atau lebih kegiatan (aktivitas). Bagi suatu badan, tujuan itu akan berperan sebagai:
- Pedoman ke arah mana organisasi itu akan dibawa;
- Landasan bagi organisasi yang bersangkutan;
- Menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan;
- Menentukan program, prosedur, KISS ME (Koordinasi, Integrasi,Simplikasi, Sinkronisasi, dan Mekanisasi).
Contoh Penerapan
Contoh penerapan prinsip organisasi berupa perumusah dengan jelas ini adalah dengan merumuskan visi dan misi perusahaan sebagai pedoman utama dalam menjalankan organisasi. Selain itu contoh lainnya adalah dengan merumuskan tujuan utama dari organisasi sendiri, apakah hanya berfokus pada profit sebagai perusahaan? sektor industri apa yang akan disasar? Bagaimana standar pelaksanaan dan kualitas mutu yang akan dilakukan dalam pengoperasioan organisasi? dan sebagainya.
2. Pembagian kerja
Biasanya dalam sebuah organisasi, pembagian kerja adalah keharusan. Hal tersebut karena tanpa adanya pembagian kerja kemungkinan terjadinya tumpang tindih tugas menjadi amat besar (Sadikin dkk, 2020, hlm. 44). Pembagian kerja pada akhirnya akan menghasilkan departemen-departemen dan job description dari masing-masing unsur sampai unit-unit terkecil dalam organisasi.
Pembagian kerja dapat ditetapkan sekaligus susunan organisasi dan hubungan serta wewenang masing-masing unit organisasi. Untuk mengadakan pembagian kerja, ada beberapa dasar yang dap digunakan sebagai pedoman, yakni sebagai berikut.
- Pembagian kerja atas dasar wilayah atau teritorial, misalnya kabupaten membagi tugas pekerjaan atas dasar kecamatan yang terdapat dalam kabupaten tersebut.
- Pembagian kerja atas dasar jenis benda yang diproduksikan misalnya dalam suatu industri mobil terdapat urusan mobil sedan truk, jip, dan sebagainya.
- Pembagian kerja atas dasar langganan yang dilayani, misalnya pada suatu grosir semen terdapat bagian yang melayani pemerintah, kontraktor, masyarakat umum, dan lain sebagainya, atau pada sebuah rumah sakit terdapat bagian penyakit kulit, penyakit dalam, penyakit paru-paru, penyakit mata, penyakit THT. dan lain sebagainya.
- Pembagian kerja atas dasar fungsi (rangkaian kerja), misalnya dalam suatu perusahaan industri terdapat bagian pembelian, personalia, tata usaha, pemasaran, penggudangan, dan lain sebagainya, atau pada suatu perguruan tinggi terdapat bagian pendidikan, penelitian, pengabdian pada masyarakat, dan lain sebagainya, atau pada bagian tata usaha terdapat sub bagian: pengadaan, pengarsipan, dan ekspedisi.
- Pembagian kerja atas dasar waktu sehingga terdapat bagian waktu pagi, siang, dan malam.
Pembagian kerja bukan saja perlu dilihat dari manfaat yang diperoleh dari penerapan spesialisasi, tetapi juga dalam rangka mewujudkan penempatan orang yang tetap pada jabatan yang tepat dan dalam rangka mempermudah pengawasan oleh atasan. Oleh karena itu, dalam pembagian kerja dalam suatu organisasi ada baiknya dipedomani hal-hal sebagai berikut.
- Jumlah unit organisasi diusahakan sedikit mungkin sesuai dengan kebutuhan.
- Suatu unit organisasi harus mempunyai fungsi bulat dan berkaitan satu sama lain.
- Pembentukan unit baru hanya dilaksanakan bila unit-unit yang telah ada tidak tepat lagi menampung kegiatan-kegiatan baru tersebut, baik karena beban kerja maupun karena hubungan kegiatan yang sangat berbeda (Sadikin dkk, 2020, hlm. 45).
Sementara itu berdasarkan aktivitas yang dilakukannya, organisasi dapat dibagi menjadi 6 macam sifat berbeda yang di antaranya adalah sebagai berikut.
- Unit yang melakukan penetapan kebijaksanaan umum bagi seluruh perusahaan.
- Unit pimpinan yang melakukan aktivitas penerapan kebijaksanaan umum bagi berbagai kegiatan perusahaan.
- Unit operasi yang melakukan aktivitas-aktivitas pokok perusahaan. d. Unit penunjang (service unit) yang melakukan aktivitas yang membantu memperlancar unit operasi dalam melakukan kegiatannya.
- Unit pengawasan yang melakukan aktivitass pemeriksaan dan pengawasan kegiatan-kegiatan unit-unit operasi.
- Unit konsultasi yang melakukan aktivitas memberi bantuan keahlian /kepada pimpinan.
Contoh Penerapan
Contoh penerapan prinsip pembagian kerja ini adalah dengan membagi suatu departemen menjadi beberapa seksi. Misalnya, departemen branding dan marketing dapat dibagi menjadi dua seksi, yaitu seksi branding dan seksi marketing. Dengan demikian, anggota organisasi dapat berfokus pada tugas masing-masing yang meskipun masih memiliki tujuan yang sama namun telah memiliki skopnya masing-masing sehingga dapat menghindari benturan yang dapat terjadi karena kedua seksi ini memiliki tugas dan tujuan yang sering tumpang tindih. Melalui pembagian kerja tersebut, kedua seksi dapat membagi beban kompleksitas pekerjaan yang ada serta berkoordinasi dengan lebih baik.
3. Delegasi kekuasaan
Salah satu prinsip pokok dalam setiap organisasi adalah degelasi kekuasaan (Pelimpahan wewenang). kekuasaan atau wewenang merupakan hak seseorang untuk mengambil tindakan yang perlu agar tugas dan fungsi-fungsinya dapat dilaksanakan sebaik-baiknya. Wewenang atau kekuasaan itu terdiri dari berbagai aspek, antara lain wewenang mengambil keputusan, wewenang menggunakan sumber daya, wewenang memerintah, dan wewenang memakai batas waktu tertentu.
Delegasi kekuasaan atau pelimpahan wewenang merupakan keahlian pemimpin yang Penting dan elementer sebab dengan delegasi kekuasaan, seseorang pemimpin dapat melipat gandakan waktu, perhatian, dan pengetahuannya yang terbatas. Bahkan dapat dikatakan delegasi kekuasaan merupakan salah satu jalan utama bagi setiap pemimpin untuk percaya akan diri sendiri. Kesanggupan untuk menerima tanggung jawab adalah tes pertama bagi seorang pemimpin, tetapi keberanian mendelegasikan kekuasaan pada bawahan, merupakan tanda nyata seorang pemimpin yang sukses.
Untuk mendelegasikan kekuasaan agar proses delegasi dapat efektif, sedikitnya empat hal harus diperhatikan, yaitu sebagai berikut.
- Delegasi kekuasaan adalah anak kembar siam dengan delegasi tugas; bila kedua-duanya telah ada harus pula dibarengi dengan adanya pertanggung jawaban. Dengan kata lain, proses delegasi meliputi pemberian tugas dan kekuasaan kepada bawahan dan bila dua-duanya telah ada pun harus tetap dibarengi dengan adanya pertanggungjawaban. Proses delegasi harus mencakup tiga unsur. yaitu delegasi tugas, delegasi kekuasaan, dan adanya pertanggungjawaban.
- Kekuasaan yang didelegasikan harus diberikan kepada orang yang tepat, baik dilihat dari sudut kualifikasi maupun dari sudut fisik.
- Mendelegasikan kekuasaan kepada seseorang harus dibarengi dengan Pemberian motivasi.
- Pejabat yang mendelegasikan kekuasaan harus membimbing dan mengawasi orang yang menerima delegasi wewenang (Sadikin dkk, 2020, hlm. 47).
Delegasi kekuasaan mempunyai manfaat ganda yang terpenting yang di antaranya adalah sebagai berikut.
- Pemimpin dapat memusatkan perhatiannya pada pekerjaan pokok saja.
- Putusan dapat dibuat lebih cepat dan pada unit yang tepat
- Inisiatif dan rasa tanggung jawab bawahan dapat dimotivasi sehingga bawahan tidak selalu menunggu perintah atasan.
- Merupakan suatu cara mendidik atau mengembangkan bawahan sehingga kelak mampu memberi tugas dan tanggung jawab yang besar (Sadikin dkk, 2020, hlm. 47).
Contoh Penerapan
Contoh penerapan delegasi kekuasaan ini adalah dengan sesederhana menunjuk salah satu dari anggota tim menjadi team leader untuk masing-masing tim yang akan terlibat dengan pekerjaan kita. Dengan demikian kita dapat terus berkoordinasi dengan semua tim tanpa harus menemui dan berkomunikasi dengan semua anggota tim yang selain menyita waktu akan mengurangi efektivitas dan menambah risiko miss komunikasi dan cukup berkoordinasi dengan team leader yang telah kita delegasikan.
4. Rentangan Kekuasaan
Rentangan kekuasaan maksudnya adalah beberapa jumlah bawahan seorang pemimpin sehingga pemimpin itu dapat memimpin, membimbing, dan mengawasi secara berhasil guna dan berdaya guna (Sadikin, 2020, hlm. 48). Graicunas (dalam Sadikin, 2020, hlm. 48) mengutarakan secara tegas bahwa lima atau delapan orang adalah jumlah maksimal yang dapat diawasi seorang pemimpin. Selain itu, dalam menetapkan beberapa jumlah bawahan yang tepat dari seorang pemimpin harus diperhatikan berbagai faktor sebagai berikut.
- Jelas tidaknya tugas, wewenang dan pertanggungjawaban masing-masing orang dalam suatu organisasi.
Bila ketiga hal tersebut jelas, semakin banyak orang yang dapat menjadi bawahan seseorang pemimpin. - Jalinan hubungan kerja dari masing-masing bawahan satu sama lain.
Semakin kompleks jalinan hubungan kerja, makin sedikit jumlah bawahan dari seorang atasan, demikian sebaliknya. Makin sederhana jalinan hubungan kerja masing-masing bawahan, lebih banyak bawahan yang dipimpin, dibimbing dan diawasi seseorang atasan. - Kemampuan orang-orang dalam suatu organisasi.
Semakin terampil bawahan dalam sesuatu organisasi, semakin banyak orang-orang yang dapat dikendalikan oleh seorang pemimpin, demikian sebaliknya. - Corak pekerjaan.
Apabila corak pekerjaan bawahan tidak begitu beraneka warna, semakin banyak bawahan yang dapat dibimbing dan diawasi oleh seseorang pemimpin. Sebaliknya semakin beraneka warna corak pekerjaan bawahan semakin sukar memimpin untuk membimbing dan mengawasi bawahan dan konsekuensinya harus dikecilkan jumlah bawahan dari seseorang pemimpin. - Stabilitas organisasi dan stabilitas tenaga kerja.
Rentangan kekuasaan yang luas dapat diterapkan bila terdapat adanya stabilitas organisasi dan stabilitas tenaga kerja dalam suatu badan. Rentangan kekuasaan yang kecil harus diterapkan bila organisasi dalam keadaan labil atau dalam keadaan tumbuh dan terus mengalami perubahan; demikian pula bila terjadi “Labour turn over” yang tinggi, maka sebaiknya diterapkan rentangan kekuasaan yang sempit, - Jarak dan waktu.
Jika bawahan seseorang tempatnya berjauhan rentangan kekuasaan harus lebih sempit, misalnya bawahan yang tersebar di daerah yang berjauhan. Sebaliknya, bila bawahan seseorang tempatnya saling berdekatan, rentangan kekuasaan dapat lebih luas. Demikian pula bila pelaksanaan sesuatu tugas relatif lama, rentangan kekuasaan harus lebih sempit, sebaliknya bila pelaksanaan sesuatu tugas relatif singkat, rentangan kekuasaan dapat lebih luas (Sadikin dkk, 2020, hlm. 49).
Contoh Penerapan
Contoh penerapan rentang kekuasaan ini dapat dilakukan dengan membatasi kekuasaan manager tingkat tinggi terhadap tim teknis yang memiliki keterampilan khusus seperti tim teknologi informasi yang terampil mengkode atau membangun aplikasi. Hal tersebut karena staf ahli semacam itu haruslah memiliki pimpinan yang memiliki kualifikasi khusus juga agar dapat mampu membimbing dan mengoordinasikan timnya.
5. Tingkat-tingkat Pengawasan
Menurut prinsip ini tingkat pengawasan atau pemimpin hendaknya diusahakan sedikit mungkin. Di dalam suatu organisasi diusahakan agar terdapat the least posible number of management levels dan the shorter possible chain of command. Harus diusahakan agar organisasi sesederhana mungkin, selain memudahkan komuni- kasi agar ada motivasi bagi setiap orang di dalam organisasi untuk mencapai tingkat-tingkat tertinggi di dalam struktur organisasi.
Sehubungan dengan prinsip tingkat-tingkat pengawasan ini, maka dalam organisasi terdapat berbagai jumlah tingkatan, yaitu:
- dua sampai tiga tingkat, biasa disebut organisasi pipih (flat top organization),
- empat tingkat, sering disebut struktur organisasi datar, dan
- lima tingkat, sering disebut struktur organisasi curam.
Dilihat dari saluran komunikasi baik ke atas maupun ke bawah Jumlah tingkatan dalam sesuatu organisasi sebaiknya lima tingkat saja (Sadikin dkk, 2020, hlm. 50).
Contoh Penerapan
Contoh penerapan dari prinsip tingkat-tingkat pengawasan adalah dengan membagi suatu team leader suatu divisi menjadi dua tingkat, yaitu seorang manager yang bertanggungjawab terhadap pelaksanaan umum tugas, dan supervisor yang akan mengawasi dan membimbing secara langsung teknik dari tugas atau pekerjaan yang akan dilakukan oleh divisi tersebut.
6. Kesatuan Perintah dan Tanggung jawab
Menurut prinsip ini, seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan dari siapa ia menerima perintah dan kepada siapa ia memberi pertanggungjawaban akan pelaksanaan tugasnya. Dengan kata lain, prinsip ini berpedoman kepada an employee should receive orders from one superior only. Salah satu motto yang terkenal dari prinsip ini adalah no man can two bosses atau tidak seorang pun dapat melayani dua atasan sekaligus.
Contoh Penerapan
Contoh penerapan prinsip kesatuan perintah tanggung jawab adalah meskipun organisasi terdiri atas berbagai divisi yang memiliki tugasnya masing-masing, seluruh pimpinan dalam divisi dan tim tetaplah harus mengacu pada perintah atasan langsung, tugas dari masing-masing divisi yang memiliki pekerjaan yang berbeda-beda adalah menginterpretasikan perintah utama tersebut agar terfasilitasi oleh divisi, seksi, atau tim yang dipegangnya masing-masing.
7. Koordinasi
Koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh uni unit organisasi agar tertuju untuk memberikan sumbangan semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan. Adanya pembagian tugas pekerjaan dan bagian-bagian, serta unit-unit terkecil di dalam suatu organisasi cenderung timbul kekuatan memisahkan diri dari tujuan organisasi secara keseluruhan.
Misalnya, universitas yang dibagi-bagi dan terdiri atas beberapa fakultas dan unit-unit lain yang mempunyai masing-masing tugas cenderung hanya memberi perhatian terhadap tugas unitnya dan kemungkinan melupakan tujuan universitas secara keseluruhan. Oleh karena itu, untuk mencegah hal yang demikian haruslah ada usaha mengembalikan gerak yang memisahkan diri melalui kegiatan koordinasi. Dengan adanya koordinasi akan terdapat keselarasan aktivitas d antara unit-unit organisasi dalam mencapai tujuan organisasi.
Koordinasi dapat dilakukan dengan berbagai cara. Empat cara utama dalam usaha memelihara koordinasi adalah sebagai berikut.
- Mengadakan pertemuan resmi antara unsur-unsur atau unit-unit yang harus dikoordinasikan. Dalam pertemuan seperti ini, dibahas dan diadakan pertukaran pikiran dari pihak-pihak yang bersangkutan dengan tujuan mereka akan berjalan seiring dan bergandengan dalam mencapai sesuatu tujuan.
- Mengangkat seseorang, suatu team atau panitia yang khusus bertugas melakukan kegiatan-kegiatan koordinasi seperti memberi penjelasan-penjelasan atau bimbingan kepada unit-unit yang dikoordinasikannya.
- Membuat Buku Pedoman, dalam mana dijelaskan tugas dari masing-masing satu lama lain. Buku Pedoman seperti itu diberikan kepada setiap unit untuk dipedomani dalam pelaksanaan tugas masing-masing.
- Pimpinan atau atasan mengadakan pertemuan-pertemuan informal dengan bawahannya dalam rangka pemberian bimbingan, konsultasi dan pengarahan (Firmansyah & Mahardhika, 2018, hlm. ).
Contoh Penerapan
Contoh penerapan prinsip koordinasi ini adalah dengan sesederhana mengharuskan seluruh tim yang berbeda-beda melakukan daily report agar semua tim dan anggota yang terlibat dapat mengetahui sudah sejauh mana masing-masing pekerjaan yang mereka tengah lakukan. Report ini dapat dilakukan melalui forum interaktif seperti sistem informasi untuk mengelola proyek atau sesederhana membuat grup di whatsapp.
Referensi
- Firmansyah, Anang dan Mahardhika, Budi W. (2018). Pengantar manajemen. Yogyakarta: Penertbit Deepublish.
- Sadikin, A., Misra, I., Hudin, M.S. (2020). Pengantar manajemen dan bisnis. Yogyakarta: K-Media.