Daftar Isi ⇅ show

Pengertian Sistem Informasi Eksekutif

Sistem informasi eksekutif adalah sistem informasi yang menyediakan informasi bagi eksekutif atau anggota-anggota organisasi yang memiliki wewenang untuk membuat keputusan mengenai kinerja keseluruhan perusahaan, di mana informasi tersebut dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian.

Sedangkan menurut Rahman & Saudin (2022, hlm. 95) sistem informasi esekutif merupakan sistem informasi yang menyediakan fasilitas yang fleksibel bagi eksekutif dalam mengakses informasi eksternal dan internal yang berguna untuk mengidentifikasi masalah. Pemakai yang awam dengan komputer pun tidak sulit mengoperasikannya karena sistem dilengkapi antarmuka yang sangat memudahkan pemakai untuk menggunakannya.

Hal tersebut karena menurut Mcleod (dalam Rahman & Saudin, 2022, hlm. 95) suatu sistem informasi eksekutif dirancang untuk membantu eksekutif mencari informasi yang diperlukan pada saat mereka membutuhkannya dan dalam bentuk apapun yang paling bermanfaat. Lebih lanjut Mcleod menjelaskan bahwa implementasi dan pemakaian dari sistem informasi eksekutif ini meliputi:

  1. menyediakan akses terhadap seluruh jenis informasi,
  2. menyediakan keluwesan pelaporan dan menyediakan perangkat untuk menganalisis informasi, dan
  3. membantu eksekutif mengidentifikasi masalah.

Sementara itu menurut menurut Turban (dalam Rahman & Saudin, 2022, hlm. 95) sistem informasi eksekutif (SIE) atau biasa disebut sebagai sistem pendukung eksekutif, atau executive information system (EIS) adalah sistem informasi berbasiskan komputer yang menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh para eksekutif, di mana sistem ini menyediakan akses yang cepat pada informasi yang tepat waktu dan akses langsung terhadap laporan-laporan manajemen.

Istilah eksekutif memang mengandung makna yang cukup luas dan kabur. Namun, eksekutif yang dimaksud pada sistem informasi eksekutif adalah berbagai hal yang menunjang perencanaan jangka panjang dan berorientasi pada kesejahteraan perusahaan oleh apa eksekutif atau para pembuat keputusan.

Jika tidak ada sistem informasi eksekutif dan hanya ada sistem informasi fungsional, manajer puncak hanya dapat mengandalkan semua sub-sistem atau bawahannya saja dan akan kesulitan untuk menyerapnya secara bersamaan. Para eksekutif harus mencari dan menggabungkan data menjadi suatu bentuk yang bisa mereka amati sendiri dan isakan sering menghasilkan kekaburan serta misinterpretasi dari kondisi yang sesungguhnya, dan sistem informasi eksekutif membebaskan eksekutif dari tugas tersebut.

Tugas Eksekutif

Untuk benar-benar memahami apa yang akan digeluti oleh suatu sistem informasi eksekutif, tentunya kita juga harus benar-benar tahu apa sebetulnya yang menjadi tugas nyata atau persoalan pokok yang dihadapi seorang eksekutif. Beberapa tugas atau hal yang harus dilakukan eksekutif meliputi beberapa poin di bawah ini.

  1. Menurut Henri Fayol, semua manajer melakukan fungsi-fungsi manajemen yang sama: merencanakan, mengorganisasikan, menyusun staff, mengarahkan dan mengendalikan. Perencanaan sangat ditentukan pada tingkat eksekutif, sedangkan fungsi-fungsi lain oleh tingkat yang lebih rendah.
  2. Peran-peran manajerial Mintzberg, semua manajer melakukan semua peran, tetapi orientasinya berbeda untuk tiap tingkatan. Salah satu peran keputusan adalah negosiator. Salah satu contoh, seorang manajer puncak berunding dalam menggabungkan usaha (merger), dan manajer tingkat bawah/ rendah berunding tentang tanggal penerimaan dengan pemasok.
  3. Agenda dan jaringan Kotter, menurut Prof.John P. Kotter dari Harvard para eksekutif mengatasi tantangan pekerjaan mengikuti strategi tiga tahap: (a) menetapkan agenda-tujuan yang harus dicapai perusahaan (panjang, mencegah, dan jangka pendek); (b) membangun jaringan kerjasama diantara orang-orang yang harus menyelesaikan agenda tersebut; (c) menetapkan lingkungan norma dan nilai yang tepat sehingga anggota jaringan dapat bekerja mencapai agenda itu (Rahman & Saudin, 2022, hlm. 96).

Komponen Sistem Informasi Eskekutif

Secara umum, menurut Rahman & Saudin (2022, hlm. 96) komponen yang membentuk suatu sistem informasi eksekutif di antaranya adalah sebagai berikut.

  1. Hardware (Perangkat Keras)
    Ketika membicarakan tentang perangkat keras untuk satu lingkungan EIS, kita harus memfokuskan pada perangkat keras yang dibutuhkan pertemuan eksekutif. Eksekutif harus diletakkan yang pertama dan kebutuhan eksekutif harus didefinisikan sebelum perangkat keras dapat terpilih. Perangkat keras komputer dasar diperlukan untuk suatu EIS meliputi empat komponen, yakni: (a) Input Device/ alat masukan: Alat ini mengijinkan eksekutif untuk memasuki, verifikasi, dan perbaharui data dengan seketika; (b) Central Processing Unit: Adalah pusat komponen karena ini dapat mengontrol komponen mesin komputer yang lain; (c) File Penyimpanan Data: Eksekutif dapat mempergunakan ini secara terpisah untuk menyimpan keterangan bisnis, dan bagian ini juga dapat membantu eksekutif mencari keterangan informasi bisnis historis dengan mudah; (d) Output Device/ alat keluaran: Eksekutif dapat menggunakan alat ini untuk membaca rekaman visual dan sistem ini memerlukan dukungan dan hardware komputer yang tidak begitu mahal. Alat ini juga dapat meningkatkan akses dari keterangan EIS untuk banyak pengguna yang lain dengan suatu perusahaan.
  2. Software (Perangkat Lunak)
    Memilih perangkat lunak penting untuk mendesain satu EIS yang efektif. Oleh sebab itu, komponen perangkat lunak dan bagaimana cara mengintegrasikan data ke dalam suatu sistem sangatlah penting. Perangkat lunak dasar yang diperlukan untuk satu EIS meliputi empat komponen, yakni: (a) Teks yang mendasari perangkat lunak. Bentuk paling umum dari teks dapat di dokumentasikan; (b) Database: Database heterogen bercokol pada satu jangkauan spesifik Vendor dan platform komputer membuka akses eksekutif bagi Eksekutif; (c) Dasar grafis: Grafis dapat mengarahkan volume dari teks dan statistik ke dalam keterangan visual untuk Eksekutif. Jenis grafis yang khas adalah: bagan gugus berkala, diagram, peta, grafis gerak, bagan urutan, dan perbandingan mengorientasi graf (bagan balok); (d) Dasar model: EIS memodelkan data yang mengandung data statistik rutin dan khusus, keuangan, dan analisa kuantitatif lain.

Konsep Dasar Sistem Informasi Eksekutif

Para eksekutif membangun EIS atas dasar konsep-konsep manajemen. Ada 3 konsep yang perlu dibahas, yaitu: faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factors), management by exception, dan model mental yang akan dijelaskan sebagai berikut

  1. Faktor Penentu Keberhasilan (Critical Success Factor)
    Adalah hal-hal (faktor) yang menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis kegiatan organisasi. Faktor-faktor ini dalam setiap perusahaan berbeda-beda tergantung dari kegiatan yang dilakukan. Tahun 1961 D. Donald Daniel dari Mc Kinsey dan Company menciptakan faktor-faktor keberhasilan. Faktor-faktor ini bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Untuk industri kendaraan bermotor, CSF (critical success factors) yang diyakini adalah model, jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian biaya manufaktur yang fisien. Sebagai contoh misalnya sebagai berikut CSF dari industri asuransi jiwa adalah pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil administratif, dan inovasi menciptakan produk-produk asuransi.
  2. Management by Exception (MBE)
    Perbandingan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja aktual. Sehingga informasi dapat langsung didapat dan digunakan untuk menyelesaikan setiap permasalahan seperti perangkat lunak EIS yang dapat mengidentifikasi perkecualian-perkecualian secara otomatis dan membuatnya diperhatikan oleh eksekutif.
  3. Model Mental
    Peran utama EIS adalah membuat sintesis, atau menyarikan data dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut pemampatan informasi (information compression) dan menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan. Tahun 1973, P.N. Johnson-Lavid menciptakan istilah model mental, yakni “memungkinkan perorangan untuk membuat penilaian dan perkiraan, untuk memahami fenomena, untuk memutuskan tindakan yang perlu di ambil dan untuk mengendalikan pelaksanaannya dan di atas semuanya untuk mengalami kejadian melalui pengganti (proxy) (Rahman & Saudin, 2022, hlm. 97).

Faktor-Faktor Penentu Keberhasilan Sistem Informasi Eksekutif

Rockart &Delong (dalam Rahman & Saudin, 2022, hlm. 98) mengidentifikasi 8 faktor penentu keberhasilan system informasi eksekutif yang di antaranya adalah sebagai berikut.

  1. Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen, Eksekutif tingkat puncak, lebih baik CEO karena harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS dengan mendorong penerapannya.
  2. Sponsor operasi, kalau sponsor eksekutif sibuk dapat diberikan kepada eksekutif lebih rendah, misal wakil presiden eksekutif. Sponsor operasi bekerjasama dengan eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk memastikan pekerjaan itu terlaksana.
  3. Staf jasa informasi yang sesuai, tidak saja mengerti teknologi informasi tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan sistem itu.
  4. Teknologi informasi yang sesuai H/ W dan S/ W tidak lebih dan tidak kurang.
  5. Manajemen data, data harus selalu mutakhir dengan mengidentifikasi tanggal dan jam dimasukkan dalam sistem. Juga perlu analisis melalui drilldown dengan bertanya kepada manajer data atau keduanya.
  6. Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis, EIS harus berhasil memecahkan masalah-masalah spesifik/ untuk memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani teknologi informasi.
  7. Manajemen atas : Penolakan organisasi. Jika seorang eksekutif menolak EIS, perlu upaya untuk mendapatkan dukungan. Untuk itu perlu identifikasi masalah tersebut, kemudian menerapkan EIS dengan prototyping untuk mengatasi masalah tersebut.
  8. Manajemen atas penyebaran dan evolusi sistem: Jika manajer tingkat atas mulai menerima informasi dari EIS, maka manajer tingkat bawah menginginkan informasi yang sama, karena mereka ingin mengantisipasi masalah dan memecahkannya sebelum manajer tingkat atas menganggap masalah tersebut tidak terkendali.

Kelebihan dan Kekurangan Sistem Informasi Eksekutif

Semua sistem memiliki kekurangan dan kelebihan. Akan tetapi, itu semua tergantung dari penggunaan dan pengguna.  Begitu pula dengan sistem informasi eksekutif ini pun juga memiliki kekurangan dan kelebihannya sendiri. Beberapa kelebihan sistem informasi eksekutif di antaranya adalah sebagai berikut.

  1. Mempermudah para eksekutif untuk menggunakan pengalamannya dalam dunia komputer.
  2. Menyediakan pengiriman tepat waktu dari keterangan rangkuman perusahaan.
  3. Keterangan yang disediakan semakin mudah dimengerti.
  4. Biasanya menawarkan efisiensi untuk membuat keputusan.
  5. Melakukan penyaringan data untuk manajemen.
  6. Meningkatkan pemeriksaan keterangan.
  7. Dapat Mengakses dan memadukan jangkauan data internal dan eksternal yang bersifat luas.

Sedangkan kekurangan dari sistem informasi eksekutif di antaranya adalah sebagai berikut.

  1. Memiliki fungsi yang terbatas, tidak dapat melakukan perhitungan kompleks.
  2. Pada perusahaan kecil mungkin membutuhkan biaya lebih untuk membuat implementasi.
  3. Karena sistemnya besar, terhitung cukup sulit untuk mengaturnya.

Referensi

  1. Rahman, W., Saudin, L. (2022). Bahan ajar sistem informasi manajemen. Bandung:  Penerbit Widina Bhakti Persada.

Tinggalkan Komentar

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *